<<
>>

Как организовать эффективность своих продаж

Клиенты будут появляться и исчезать в ваших списках приоритета. Будет накоплен опыт, позволяющий организовать неделю так, чтобы эффективно управлять вашим временем и расписанием поездок и встреч.

В этой главе представлена базовая модель, которую вы можете адаптировать к вашей конкретной ситуации.

Здесь мы сосредоточимся в основном на создании расписания обращений к новым клиентам. Однако важно сохранить равновесие и с другими необходимыми действиями. Продажи будут занимать большую часть вашего времени, но не забывайте и о других задачах, которые должны быть решены вовремя и эффективно. Эти задачи включают:

«Визиты (или телефонные звонки) вежливости» к вашим клиентам — необходимая операция ля того, чтобы убедиться в качествах своего товара и напомнить о своем существовании.

Подготовка предложений, работа с корреспонденцией, телефонные звонки и т. п.

Административная деятельность, типа дополнительных заказов вашим поставщикам.

Поддержание профессиональной подготовки.

Некоторые задачи могут быть решены в промежутке между запланированными встречами.

Например, вы можете просматривать справочные материалы, пока клиенты ждут вашего визита, или можете посетить еще одного из ваших клиентов в промежутке между двумя назначенными встречами.

В первой части главы мы дадим базовый обзор связанных с этим задач. Вы можете решить большую их часть на бумаге (используя блокнот или индексные карточки), а если у вас есть компьютер, — сможете решить их с его помощью.

В конце этой главы мы рассмотрим роль системы управления продажами, основанной на использовании компьютера. Однако независимо от того, чем вы пользуетесь — компьютером или бумагой, организованы вы или нет, — эти задачи нужно выполнить.

Модель системы

1. Разметьте вашу территорию.

Достаньте карту региона, в котором вы работаете, и разделите его на квадранты.

Чтобы проиллюстрировать рассматриваемый нами в настоящий момент подход, представим, что наша территория состоит из одного города, а время ограничено одной неделей. (С другой стороны, если ваша территория — штат, планирование лучше производить на более длительный срок — возможно, месяц, с одной ли даже двумя неделями на каждый квадрант.)

Квадранты не обязаны иметь одинаковые размеры. Небольшая оживленная деловая часть города может быть одним квадрантом, а намного больший по площади восточный пригород — другим.

Здесь мы используем термин «квадрант» несколько шире, чем обычно. Нет никакой необходимости в том, чтобы он имел углы, а края его были прямыми линиями. Это может быть любая выделенная разумным способом территория. Под разумным способом мы понимаем то, что разметка позволяет минимизировать время, затрачиваемое на поездки внутри квадранта. Если вы работаете на большой территории (например, на территории половины штата), у вас может быть добрая дюжина «квадрантов», или рабочих зон. Они должны группироваться вокруг городов или возле естественных барьеров, например границы между штатами.

Вы можете использовать даже более широкую трактовку понятия «квадрант». Например, вы можете собрать в один квадрант врачей, в другой — адвокатов, в третий — индейских вождей и менеджеров предприятий.

Распределите клиентов по квадрантам.

Определите каждого клиента в соответствующий квадрант и отметьте этот квадрант на его регистрационной карточке. (Сущность этих карточек мы рассмотрим чуть погодя). Дайте кодовые обозначения этим квадрантам при помощи чисел, местоположения или способа группировки (например, «1», «Запад» или «Цветоводы-очкарики».

Составьте календарный план.

При составлении календарного плана на неделю выделите по дню для каждого квадранта. (Понедельник — первый квадрант, вторник — второй и т. д.) По окончании недели передвигайте дни таким образом, чтобы не попадать в один и тот же квадрант в один и тот же день недели.

Запомните, что это всего лишь модель подхода.

Вам необходимо адаптировать ее к своим потребностям. Например, если вы работаете в большом регионе, ваш цикл может быть больше одной недели.

Договаривайтесь о встречах по квадрантам.

Прежде чем договариваться о встречах, сгруппируйте карточки клиентов по квадрантам и каждый раз договаривайтесь о встречах в пределах одного квадранта. Выберите дни на следующих неделях, когда вы будете работать в каждом квадранте, и только после этого организуйте соответствующие встречи.

Если вы составите расписание на две недели вперед, вы сможете заранее определить те числа, когда вы окажетесь в данном квадранте, что позволяет работать с достаточно сложными ситуациями. Предположим, ДМ интересуется вашим товаром, но недоступен в обычные дни, в которые вы его посещаете. Вы можете заранее (минимум за неделю) адаптировать ваше расписание к его нуждам таким образом, чтобы вся остальная работа тоже не пострадала.

Система квадрантов — основной инструмент для составления расписаний большей части ваших рабочих дней. Она позволяет избежать неорганизованную беготню туда-сюда через весь город. Однако не подчиняйтесь ей слепо, будьте гибки! Не проходите мимо шанса заключить сделку, если это требует от вас посещения квадранта, намеченного на завтра.

Подготовьте ваши карточки данных клиента после достижения

договоренности о встрече.

Когда вы добились согласия ДМ на встречу, отметьте это как на ежедневном рабочем календаре, так и на карточке данных клиента.

После того как вы совершите визит, отметьте его результат и те шаги, которые вам необходимо совершить в связи с ним. Все это должно содержаться в карточке данных клиента.

6. Соблюдайте баланс с другой необходимой деятельностью.

Конечно, деловые визиты с целью продать свой товар — очень важная штука. Однако пренебрежение другими необходимыми действиями — тяжелая ошибка.

Выделите время (например, раз в две недели) для того, чтобы выполнять эту работу. (Такой работой может быть чтение корреспонденции, составление отчетов и т.

п.)

Старайтесь планировать наперед — как на короткий, так и на длинный срок. Предварительно созванивайтесь о встречах, назначенных на следующую неделю. Работайте с проблемами поставок. Разрабатывайте свои предложения и обзоры, которые были вами обещаны. Читайте литературу как по той отрасли, в которой вы работаете, так и о шагах ваших конкурентов.

Методь і организаци и юіючевь іхданнь їх о юших клиентах

Здесь представлена система организации данных как о ваших теперешних клиентах, так и потенциальных потребителях вашего товара. Она организована таким способом, чтобы требовать минимальных усилий для ее поддержания. Если хотите, вы можете ее адаптировать для того, чтобы использовать персональный компьютер. Но если вы решите это сделать, помните, что ваша цель — заключать сделки и общаться с клиентами, а не создать самую совершенную в мире базу данных.

Базовая система включает два ключевых элемента: карточки на потенциальных клиентах и регистры информации на существующих. (Если вы умеете пользоваться компь-ютером, то вам не составит труда найти программное обеспечение для организации такой базы данных. Но если вы только начинаете, лучше всего начать с простой бумажной системы. Это позволит вам иметь полное представление о всех аспектах такой работы прежде, чем придет время привлекать «высокую технологию» и избавит вас от ошибки при выборе необходимых программ.)

Карточии на потенциальных клиентов

Приготовьте такие карточки для каждого потенциального клиента. (Для начала это может быть простая карточка формата почтовой открытки. Когда вам станут ясны ваши конкретные потребности, вы можете адаптировать такие карточки к своим нуждам.) Эта карточка должна содержать название и адрес компании, имя, телефон и адрес ДМ, если он отличается от телефона фирмы.

Если источником информации явилась рекомендация, отметьте на карточке, чья.

После того как потенциальный клиент перешел в разряд действительных, поменяйте ярлык на ярлык действительного клиента или пометьте любым удобным для вас способом.

Кратко сделайте основные записи. Если их количество превышает объем карточки, создайте для клиента отдельный регистр (папку для бумаг или файл в базе данных).

Подробнее это будет описано ниже.

После каждого контакта заносите на карточку новую информацию. Запишите, когда вы начали вести переговоры о встрече, сколько звонков и времени организация этой встречи потребовала и какие результаты принесла. Отмечайте также ваши задачи на каждую последующую встречу и конкретные возражения, с которыми вам придется иметь дело.

Например, если ДМ демонстрирует заинтересованность, но для принятия решения ему необходимо получить данные квартального отчета по доходу, договоритесь о дате следующей встречи и запишите эту дату на карточку. Отметьте дату цветным карандашом. (Сделайте для себя краткую запись о содержании данной беседы. Это вам еще пригодится.) Вдобавок, чтобы точно не забыть о назначенной встрече, отметьте ее дату в своем расписании встреч. Это расписание может представлять просто записи в вашем ежедневнике или (в случае более совершенной системы) часть вашего регистра договоренностей.

Сохраняйте эти карточки самым удобным для себя образом. Первый способ — алфавитный, второй — отсортировать их по приоритетности, сгруппировав их в «красную» (для самых важных клиентов) и «синюю» (для менее важных) папки, и т. д.

Третий способ, который мне нравится намного больше первых двух, — это отсортировать карточки по квадрантам, на которые вы разбили вашу территорию.

Чтобы отметить высокий потенциал клиента, используйте красную скрепку или наклейку, поместив их на карточку. Помните о правиле большого пальца. В силу этого правила, имеет смысл сосредоточиться на клиентах с наибольшим потенциалом, а не давать им одинаковый с остальными приоритет.

Регистры информации о клиентах

Пока вы будете искать своих потенциальных клиентов и превращать их в реальных, вы соберете огромное количество информации. Это могут быть брошюры и другие печатные материалы компаний, записи выступлений, телефонных разговоров и т. д.

Чтобы держать под контролем эти данные, для каждого из потенциальных или реальных клиентов выделите специальную папку.

Каждая статья в газете, имеющая отношение к клиенту или области его деятельности, должна вырезаться и занимать свое место в такой папке. Обязательно сделайте на карточке клиента отметку о наличии такой папки, что позволит вам помнить о ней и обращаться к ней каждый раз перед обращением к этому клиенту.

Ежемесячны Й 0"НЄТ ил и гам себе ревизо р

Одна из выгод предпринимательства — это свобода от необходимости периодически готовить для начальства отчеты о проделанной работе. Однако ведение подобной документации может принести вам немалую пользу, так как вы получаете возможность реально оценить, сколько времени и на что вы тратите. Кроме всего прочего, это неплохой инструмент для создания мотивации: состязаясь с самим собой, вы можете повышать эффективность своей работы.

Вот небольшой пример, который вы можете адаптировать к своим нуждам: Ежемесячный список визитов, звонков и прочей деловой активности

Меся ц:

Действия Неделя 1 Неделя 2 Неделя 3 Неделя 4

Продажи

Визиты и звонки

Демонстрации

Презентации

Предложения

Визиты и звонки поддержки

Общение и другие

косвенные методы

Компьютер и продажи

Программные продукты, способные вам помочь в бизнесе, изменяются настолько быстро, что нет смысла их здесь перечислять. Пока книга выйдет из печати, половина из них исчезнет с рынка, а вторая половина изменится до неузнаваемости. Не говоря о том, что появятся новые программы. (По оценкам экспертов из журнала Mobile Office, объемы продаж программ для бизнеса возрастут с 413 миллионов долларов в 1991 году до 2,5 миллиардов в 1997. Может быть, вам покажется интересным попробовать себя в таком быстрорастущем бизнесе?)

Далее приведен перечень ключевых моментов, которые вы должны иметь в виду, если решите приобрести программы для развития вашего бизнеса. (На новом жаргоне это носит название «автоматизации продаж», «sales force automation», сокращенно — SFA)

Самый важный при покупке программы вопрос — какие конкретно функции вы хотите на нее возложить? Что именно она должна для вас делать? (Нет смысла переплачивать за суперверсию, обладающую рядом совершенно не нужных вам свойств, наличие которых учетверит время на овладение программой.) Среди требований, которые вы хотите предъявить вашей программе, вероятно, будут следующие:

Помощь продавцу (вам или вашему работнику) в сохранении данных о клиенте. (Обычно это называется «менеджмент деловых встреч».)

Вышеприведенное, плюс возможность автоматического составления деловых писем.

Вышеприведенное, плюс возможность ведения календаря деловых встреч и ежед-невника для напоминания торговцу о необходимости выйти на контакт с тем или иным клиентом.

Все вышеприведенное, плюс возможность передачи информации о продажах и клиентах в другие отделы компании, такие как отдел производства, отдел доставки, бухгалтерию и т. д., без использования промежуточных этапов для передачи дан-ных.

Другие соображения:

Обеспечивает ли программа составление отчетов о продажах — таких как отчеты о потенциальных и совершенных сделках и об активности продавца — в том формате, который отвечает вашим требованиям? (Прежде чем отвечать на этот вопрос,

решите, какие данные вам действительно необходимы для дальнейшей обработки. Не включайте какие-то данные в работу только на том основании, что программа может их выдать.)

Насколько проста в использовании эта программа? (Вам и вашим торговцам необходимо торговать, а не сражаться с компьютером.)

Насколько эти программы гибки? Допускают ли они адаптацию к вашим потребностям? А если ваши потребности изменятся? Может ли эта программа увеличить эффективность ваших продаж? Можно ли использовать ее в компьютерной сети, чтобы различные торговцы и даже отделы вашей компании могли использовать общие данные?

Совместима ли она с другими программами, которыми вы пользуетесь, такими как текстовые процессоры и т. п.

Правильно подобранная комбинация портативного компьютера и программного обеспечения позволит коммивояжерам возить с собой все необходимые данные, вплоть до каталогов, и обновлять эти данные ежедневно. Это обеспечит небывалую оперативность и точность представления данных клиенту. В комбинации со специальными программами компьютер может стать средством для проведения презентаций, позволяя клиентам просматривать короткие компьютерные фильмы, демонстрирующие ваш товар в работе.

Чтобы узнать, какие программы из имеющихся в наличии отвечают вашим требованиям, начните с изучения подходящих журналов, таких как компьютерные и бизнес-издания. Желательно ориентироваться на возможно более свежие номера.

Журналы, в особенности компьютерные, имеют тенденцию появляться и исчезать, и поэтому трудно сказать, каким из них следует отдать предпочтение. Один из журналов, получивших известность в 90 годах, — Success — достаточно популярен, чтобы вы могли найти его где-нибудь поблизости. Особенно полезен майский выпуск журнала, традиционно содержащий подборку материалов для торговцев. Вдобавок к остальной несомненно полезной информации, он содержит данные по программному обеспечению, предназначенному для бизнеса. Кроме того, журнал позволяет заказать выбранные вами программы и книги по почте, что очень ценно, если ваш местный дилер не может вам помочь в их приобретении.

Однако прежде, чем вкладывать деньги в новую программу, проверьте, какое обеспечение было включено в поставку вашего компьютера. К примеру, пакет Microsoft Works снабжен большим количеством шаблонов, включая средства управления базой данных о клиентах, базу ключевых контактов и даже шаблон для составления штатного расписания. Такие пакеты, включаемые в поставку компьютеров, могут быть (возможно, с небольшой перенастройкой) всем, что вам понадобится, пока вы не получите первый миллион долларов прибыли.

<< | >>
Источник: Майкл Т. МакГалли. Основы Эффективных Продаж. 1997

Еще по теме Как организовать эффективность своих продаж:

  1. Как организовать продвижение кандидата
  2. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ МАТЕРИАЛЬНЫЙ ПОТОК
  3. ФАКТОРЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОДАЖИ
  4. Эффективные Техники Холодных Продаж
  5. БРАЙАН ТРЕЙСИ. ЭФФЕКТИВНЫЕ МЕТОДЫ ПРОДАЖ, 2001
  6. Три компонента эффективной системы продаж
  7. Эффективная система оплаты труда менеджеров по продажам. Пример разработки
  8. Как повысить эффективность тренинга?
  9. Как увеличить эффективность сайта
  10. КАК ПРОВЕСТИ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ
  11. ПРОДАЖА КАК УХАЖИВAНЕE