<<
>>

7.1. Определение процесса контроля


Контроль можно определить как процесс соотнесения действительных результатов с желаемыми и проведения корректировочных действий в случае необходимости.
Большинство организаций должны проводить действия по контролю не только раз в год при подведении итогов своей деятельности, а чаще, например раз в квартал или даже раз в месяц.
В случае отклонений от желаемых или ожидаемых результатов проводятся корректировочные действия, для того чтобы улучшить показатели деятель-ности в последующие периоды - т.е. произвести коррекцию деятельности. Подобные меры во многом способствуют достижению целей, определенных годовыми планами. При этом надо иметь в виду, что корректировочные меры не всегда позволяют достигнуть желаемых результатов, однако, тем не менее, необходимо постоянно предпри нимать попытки их реализации.
Виды контроля. Функция контроля - это сложный процесс, включающий в себя различные виды и этапы, которые мы рассмотрим ниже более детально.
Некоторые важные процедуры контроля не очевидны и «замаскированы» среди других этапов принятия решений. Контроль логически іавершает процесс принятия решений, однако начинается он значи-тельно раньше - с момента идентификации или уяснения проблемы и сопровождает все этапы ее разрешения. В связи с этим различают основные виды контроля:
предварительный (форвардный);
текущий;
корректирующий;
заключительный.
Предварительный контроль получил такое наименование потому, что он осуществляется до фактического начала работ по реализации решения. Предварительный контроль в процессе принятия управленческих решений используется для выявления симптомов и причин проблемы, анализа неопределенных факторов, формулировки ограничений и оценивания альтернатив.
В качестве примера предварительного контроля можно привести действия студента, направленные на то, чтобы ликвидировать в конце семестра задолженности по заданиям до момента наступления экзаменационной сессии с целью получения на экзамене положительной оценки. Таким образом, предварительный контроль понимается как процесс, направленный на предотвращение наступления нежелательных последствий до момента их появления.
Этот вид контроля используется достаточно широко в различных видах организационной деятельности. Это может Ьыть, например, составление менеджером должностных инструкции для подчиненных или требований к персоналу для отдела кадров (занимающегося отбором претендентов на вакантные должности), в которых приведены перечни навыков и личных качеств, необходимых претендентам на должность, что позволяет сократить текучесть кадров, снизить конфликтность, поднять дисциплину.
Другой пример предварительного контроля - поставка пробной партии товара в торговую сеть с целью убедиться, что спрос на дан-ную продукцию существует; если ожидания не оправдываются, то в организационную деятельность будут внесены изменения. Предварительный контроль, предполагающий внесение будущих изменений, базирующихся на информации, полученной в ходе контроля, называется форвардным контролем. Примером подобного контр< я, в частности для фирмы, оказывающей некоторые услуги, будет сокращение приема заказов, требующих незамедлительного выполнения, до тех пор пока не будут pea шзованы все !аказы по текущим задолженностям.
Текущий контроль.
Как следует из названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе реализации решения. Обычно его оЬъектом являются люди, а сам контроль осуществляется их руководителем. Систематическая проверка работы подчиненных и обсуждение возникающих трудностей позволяют оперативно устранить отклонения от намеченных планов и заблаговременно вносить корректировки в процесс реализации решения.
Текущий контроль основан на измерении промежуточных результатов деятельности в условиях воздействия внешних и внутренних факторов путем установления эффективной обратной связи. Последнее означает, что при усилении фактора внешней или внутренней среды организации, дестабилизирующего заданные организационные процессы, соответственно возрастают усилия по противодействию деструктивному воздействию данного фактора. Такая обратная связь, которая ведет к «сілаживанию» негативных последствий воздействий внутренних и внешних помех, «возмущений», называется отрицательной обратной связью Цель системы контроля состоит в том, чтобы по мере возможности минимизировать отклонение выходных параметров системы от требуемой величины Этот процесс схематически показан на рис. 7.1.
В управляемой системе происходят процессы, которые определяются целью существования и функционирования системы. В систему (процесс) дозировано посредством регулятора поступает инфор-мация, сырье, энергия и т.п., что на рисунке обозначено как вход. В результате его переработки в ходе процесса получается выход (например, продукция или услуга). Выход характеризуется какими- либо численными параметрами, например допустимым процентом брака. Эти данные поступают в управляющее устройство, где сравниваются с «эталонным параметром». Например, если предусмотрено техническими параметрами процесса не более 2% брака (эталонный параметр), а в действительности на выходе обнаруживается 3%, то в регулятор поступает команда изменить «процесс» таким ооразом, чтобы добиться на выходе соответствующей эталонному параметру величины в 2%.
На основании такого сравнения в «регулятор» поступают управляющие сигналы, которые приводят к коррекции «процесса». Такой контроль, восстанавливающий норму, называется корректирующим.
Корректирующий контроль, в отличие от предварительного, направлен на уже наступившие действия. Цель этого процесса состоит Регулятор



(Хірягнач сия >ь
Ими у Ї-Г] S— ПрОЦСОС — > f Выход
Управляющие действия
Управляющее устройство
+ • Рис. 7.1 Система контроля с обратной связью
в том, чтобы в случае отклонения от нормы исправить ситуацию. Как видно из рис. 7.1, источником корректирующего контроля является управляющее устройство. В роли последнего могут выступать как неодушевленные предметы (механизмы, электрические схемы, компьютеры) или люди как индивиды (менеджеры, эксперты, аналитики), так и группы (советы, комиссии, комитеты). Примерами корректирующего контроля являются многие бухгалтерские и финансовые документы. Так, посредством сравнения, например, действительных годовых бюджетных расходов с запланированными можно внести такие изменения в бюджет, которые приведут к росту организационной эффективности, прибыли, производительности труда и т.п.
Заключительный контроль. При заключительном контроле обратная связь «включается» не в ходе выполнения работ по реализации решения, а уже после того, как принятое решение реализовано. Поэтому основное назначение такого контроля измерение конечных результатов и сравнение их с требуемыми, что позволяет сделать вывод о степени достижения определенной решением цели. Заключительный контроль осуществляется слишком поздно, для того чтобы изменить или откорректировать решение в случае неудачи ~о исхода с целью воздействия на текущий процесс.
Если в теории существует четкое разделение на предварительный, текущий, корректирующий и заключительный контроль, то на практике данное разграничение не всегда проявляется. В некоторых случаях процесс контроля может совмещать два или три вида контрол
В качестве примера можно привести стандарты качества продукции, когда они устанавливаются еще до начала производства (предварительный контроль), затем, с началом производства, корректируются (форвардный контроль), позже, в ходе серийного производства, все время поступают управляющие команды, для того чтобы удержать процесс выпуска продукции в рамках стандартов качества (текущий контроль).
Сочетание всех этих видов контроля помогает менеджерам достигнуть организационных целей. Несмотря на существование различных видов контроля, между процессами принятия решений, планирования и контроля существует неразрывная связь. Она определяется предназначением, миссией и целями организации.
Требования к системе контроля вырабатываются высшим менеджментом компании с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственностЕ, за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания )ффективной системы контроля необходимы:
тщательное планирование всех работ, важных для достижения организационных целей;
точная оценка времени, ресурсов и затрат для выполнения запланированных работ;
учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;
периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
многократное периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.
Система управления должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Например, если происходит задержка окончания отдельных работ, то ускорить их выполнение можно за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования.
Принципы построения эффективной системы контроля Эти
принципы применяются для эффективного оперативного управления, которое требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для достижения отрицательной обратной связи в управлении организационными процессами Посредством нее фактическое использование ресурсов может сравниваться с движением строго по плану, установленному на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля.
Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать надежную основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменением, контроль над проектом в целом может быть потерян.
Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обес-печения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также установлены для всех видов отчетов времен] чс интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.
Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить» соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений Двумя основ-ными показателями для анализа являются время и стоимост Для анализа тенденций в стоимостных и времень їх оценках работ задачи или проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости выполнения работ по заданию или задержки по срокам. Однако часто отклонения во времени» х и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов
Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством с целью исправления выявленных недостатков и преодоления негативных тенденций. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа по типу «что, если...», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий.
В рамках функции контроля решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от утвержденного плана, а также коррекции плана. Обычно при управлении контролируются гри основные количественные характеристики - время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает та управление содержанием работ, качеством и организационной структурой.
Важным для анализа хода работ параметром является текущая дата (пороговая дата), которая представляет собой как бы момент времени, относительно которого производится анализ. Состояние работ оценивается относительно текущей даты.
Единство процессов контроля и принятия решений. В сущности, главное предназначение системы контроля состоит в создании оптимальных условий для достижения организацией ее целей. Поэтому самая первая стадия контроля непосредственно связана с целями организации, а также стандартами, которые были установлены в процессе планирования. Именно поэтому процессы принятия решения и контроля даже получили в теории управления наименование «сиамские близнецы», чем подчеркивается их единство. Их разделение может привести если не к фатальным, то к серьезным последствиям. В связи с этим руководителям уже на стадии планирования целесообразно продумывать способ соотнесения планов с реальным раз-витием организации. Таким образом, установление целей является одновременно частью процесса планирования и отправным пунктом контроля.
Процесс контроля характеризуют три составляющие: содержательная (что делается в процессе контроля), организационная (кем и в какой последовательности это делается), технологическая (как это делается).
Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.
Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стимулирования, корректировки действий, распространения передового опыта, осуществления авторского надзора, а также педагогической и правоохрани тельной.
Диагностическая функция контроля состоит в выявлении факти ческого состояния дел по выполнению принятого решения; ориентирующая направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания; стимули- рующая функция контро ія проявляется в выяв пении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.
<< | >>
Источник: А.Т. ЗУБ. ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХРЕШЕНИЙ. 2010 {original}

Еще по теме 7.1. Определение процесса контроля:

  1. 2.2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ БАНКА И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В КРЕДИТЕ
  2. 21.1. Налоговый контроль в системе государственного финансового контроля
  3. 1. 8. Установление факта смерти лица в определенное время и при определенных обстоятельствах
  4. § 2. Формы и видыгосударственного и муниципального финансового контроля.Органы, осуществляющие финансовый контроль
  5. Глава 10. ТАМОЖЕННЫЙ КОНТРОЛЬ. 10.1. Понятие и общие положения таможенного контроля
  6. § 1. Прекращение трудового договора в связи с нарушением приговора суда о лишении лица права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
  7. § 2. ЛИШЕНИЕ ПРАВА ЗАНИМАТЬ ОПРЕДЕЛЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ ИЛИ ЗАНИМАТЬСЯ ОПРЕДЕЛЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ (СТ. 47 УК
  8. 8.2. Исполнение наказаний в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград
  9. 91. Валютный контроль
  10. 11. ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ
  11. 55. Валютный контроль
  12. § 3 | Структура бюджетного контроля
  13. СОЦИАЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ
  14. 28. Экологический контроль
  15. 39.5. ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ (КОНТРОЛЬ) РИСКА