<<
>>

6.6. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета


Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.
Документооборот — это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до момента принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.
Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:
а) рабочий альбом форм документов;
б) график документооборота.
Рабочий альбом форм первичной учетной документации включает всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации:
•типовые унифицированные формы;
•унифицированные формы, предложенные министерствами и другими органами управления;
•формы первичной документации, учитывающие специфику организации производства и управления на данном предприятии и утвержденные руководителем организации.
Рабочий альбом форм первичной учетной документации является наглядным пособием и практическим руководством для работников организации, связанных с составлением и обработкой документов.
Для ускорения документооборота применяются средства вычислительной техники (выписка и обработка документов); унификация и стандартизация документов (применение единых типовых форм).
Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации, рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вы-шестоящей организацией согласно действующему законодательству.
Альбом формируется по разделам:
•документация по учету основных средств;
•документация по учету нематериальных активов;
•документация по учету вложений во внеоборотные активы;
•документация по учету производственных запасов;
•документация по учету труда и заработной платы;
•документация по учету денежных средств и финансовых вложений;
•документация по учету расчетных операций, учету кредитов банка и займов;
•документация по учету затрат на производство продукции (работ, услуг);
•документация по учету готовой продукции (работ, услуг), ее отгрузки и реализации;
•документация по учету работы транспорта;
• документация по учету источников собственных средств, резервов и целевого финансирования.
Применение форм первичных документов зависит от направлений деятельности организации.
Каждый раздел альбома состоит из четырех частей:
титульного листа;
перечня документов;
образцов документов;
кратких указаний по их заполнению.
Образцы первичных документов должны быть напечатаны типографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких указаниях по заполнению первичных документов указываются методика, техника заполнения, количество экземпляров, назначение каждого экземпляра и его использование.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.
График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Документооборот, организованный по графику, позволяет:
•ускорить время прохождения первичного документа от оформления и проверки до обработки;
•способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
•повышает производительность труда учетных работников;
•способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.
График документооборота может быть оформленный в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ представлен ниже.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации (руководитель организации) подпись, дата
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА Наименование документа Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив Количество экземпляров ответственный за выписку ответственный
оформление ответственный за исполнение срок исполнения ответственный за проверку кто представляет порядок представления срок представления кто исполняет срок исполнения кто исполняет срок передачи Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов 2 цех УМТС
бухгалтерия склад ежедневно
(до ..часов) бухгалтерия 1-й экз-.цех
2-й экз.склад при отчете
при реестре ежедневно
(до..часов) бухгалтерия ежедневно бухгал-терия По истечении квартала
График документооборота в виде схемы называют оперограммой, которая имеет следующий вид (таблице 6.1). Точка на оперограмме означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.
Таблица 6.1. График документооборота в виде схемы № п/п Операции Исполнители руководитель
организации главный бухгалтер бухгалтер расчетного отдела кассир 1 2 3 4 5 6 1 Составление расходного кассового ордера, даты (месяц указывается словами), фамилии, имени и отчества получателя, наименование получателя (организации), дата и номер доверенности, содержание операции (за что или, на что выдаются деньги), сумма выдачи (цифрами и прописью) и номер корреспондирующего счета, удостоверение контировки подписью
• 2 Регистрация ордера в журнале регистрации расходных кассовых ордеров под очередным порядковым номером с начала года и проставление этого номера на кассовом ордере. Передача ордера с приложениями главному бухгалтеру.
• 3 Подтверждение правильности оформления ордера подписью главного бухгалтера и передача его через сотрудника бухгалтерии руководителю для получения подписи
• 4 Утверждение ордера подписью руководителя и передача его через того же сотрудника кассиру
• 5 Проверка подлинности подписей, правильности его оформления и наличия приложений к нему
• 6 Проверка удостоверения личности получателя и доверенности на право получателя. Прикрепление доверенности к ордеру.
• 7 Оформление ордера распиской получателя с указанием даты и суммы прописью • 8 Оформление ордера подписью кассира • 9 Выдача денег получателю • 10 Запись ордера в кассовую книгу • Работники организации (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые направляются указанные документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.
<< | >>
Источник: Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций. 2011

Еще по теме 6.6. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета:

  1. Тема 2. Главный бухгалтер и его роль в организации бухгалтерского учета на предприятии
  2. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ АНАЛИЗ КАК ЭЛЕМЕНТ БУХГАЛТЕРСКОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА, ЕГО РОЛЬ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ
  3. 2.1.Роль руководителя и главного бухгалтера в организации бухгалтерского учета
  4. 1.3. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ЕГО ВЕДЕНИЮ
  5. 1.2.Место бухгалтерского учета в системе управления организацией и повышение его роли в условиях рыночной экономики
  6. Статья 6. Организация бухгалтерского учета в организациях
  7. 1.3. Формирование международных бухгалтерских стандартови реформирование бухгалтерского учета в Россиив соответствии с нимиСтандартизация бухгалтерского учетана региональном уровне
  8. Глава 1. Бухгалтерский учет, его роль и задачи
  9. 2.1. Организация бухгалтерской службы и учета
  10. 4. Роль и значение меедународных стандартов финансовой отчетности в гармонизации системы бухгалтерского учета
  11. 1.4. Сущность и предпосылки рациональной организации бухгалтерского учета
  12. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ
  13. 2.3. Общие требования по организации бухгалтерского учета на малом предприятии
  14. Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций, 2011
  15. Тема 1. Правовые и методологические основы организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь
  16. 13.3. Система документооборота учета основных средств