<<
>>

5.1. Документы как источник первичной информации


Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия.
Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.
Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом (схема 5.1):

По результатам первичного наблюдения составляется доку-мент.
Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бух-галтерской записи.
Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.
• Первичные учетные документы являются основой для составления сводных учетных документов.
Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.
Документ (лат. documentum — поучительный пример, сви-детельство, доказательство) — письменное свидетельство с за-полнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислитель- ных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система— это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. По- этому роль документов важна в процессе оперативного управле-ния хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно- аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность опе-рации. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Материальным носителем документа могут выступать учет-ный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бу-мажном или машинном носителе зафиксирована учетная инфор-мация.
Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользова-ния, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.
Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum — нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.
Реквизиты подразделяются на признанные и содержатель-ные.
Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).
Содержательные реквизиты раскрывают, характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.
Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 на-именований:
акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);
акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС- 1а);
акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);
накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);
акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4);
акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);
акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);
—- инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);
инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 а);
инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);
акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);
акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);
акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16). Во всех других случаях, как документы, форма которых не
представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными до-кументами при наличии следующих обязательных реквизитов:
наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов и т. п.);
дата составления (дата, месяц, год);
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени, а также документов на разные виды оплат);
единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Признание последнего реквизита в расширительном толко- вании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказатель-ность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксирован-ных в соответствующем документе.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.
В условиях ручной обработки данных могут иметь место факты пропусков реквизитов. В ряде случаев и при автоматизированной подготовке первичных документов из-за несовершенства отдельных программ отсутствует возможность хранить в их базах данных в полном объеме набор соответствующих реквизитов. Поэтому следует отслеживать соответствующие программы. В некоторых из них при незаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализирует об этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Тем самым исключается появление ошибок и неточностей при заполнении документов.
Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержани^э п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бух-галтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с лич- ной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка.
Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.
Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответ-ствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:
наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;
вид платежа;
наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в против- ном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;
сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;
очередность платежа;
вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;
подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);
на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.
В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:
зональной; анкетной;
табельной;
комбинированной.
Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.
Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образук^цих самостоятельную таблицу (матрицу).
Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оп- лачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.
Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использо-вания: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.
Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи № ... приложение ... листов, дата ... 2004 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.
Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.
Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.
Последняя процедура при обработке документов предусмат-ривает установление корреспонденции счетов исходя из содер-жания экономического события.
Составленный с учетом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учета выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.
В дальнейшем «жизненный» цикл каждого документа заканчивается хранением в бухгалтерии с последующей сдачей в архив организации.
Записи в первичных учетных документах допускается производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
В дореволюционной России запись в документах и книгах допускалась только чернилами черного цвета.
Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:
понятие документа;
выбор критерия придания юридической силы машинным документам;
регламентация координирования документов;
регламентация технологии машинной обработки;
выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;
критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;
установление способов защиты от несанкционированного до-ступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;
способы исправления ошибочных записей;
возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.
Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4—84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».
В условиях машинной обработки документ представлен в виде трех частей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов.
Адресная и оформительская части носят общий характер. Их реквизиты имеют соподчиненное значение.
Предметная часть содержит индекс «а», являющийся неотъемлемой частью универсального языка ЭВМ. Каждый индекс «а» характеризует призначный реквизит.
В универсальном языке для описания характеристики реквизитов используется нотация Бекуса, в которой для уточнения степени подчиненности призначных и содержательных реквизитов используются знаки "Г=", " ".
Среди машинных носителей информации применяются жесткие, лазерные и магнитооптические диски. Некоторое применение имеют еще системы, использующие накопители информации на магнитной ленте (стримеры).
Каждый из перечисленных носителей информации должен содержать отличительный знак, позволяющий однозначно тол-ковать идентификацию лица, оформившего процедуру регистрации хозяйственной операции. Наличие данного знака может быть представлено в виде:
кода, набираемого исполнителем на клавиатуре компьютера;
строго индивидуализированного ключа или жетона, позволяющего однозначно определять должностное лицо, регистрирующее хозяйственную операцию;
заранее введенного в память ЭВМ факсимиле исполнителя, распознавание которого осуществляется на экране дисплея в определенной последовательности.
Все иные признаки, вводимые в машину, однозначно блокируют несанкционированный доступ в базу данных.
Помимо данного ограничения, позволяющего однозначно идентифицировать лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственных операций (перечень которых утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером), первичный учетный документ на машиночитаемом носи- теле должен содержать следующие обязательные реквизиты, дающие основание однозначно определить:
документ (наименование, номер и пр.);
условия его составления (дату и т. п.);
зарегистрированные в нем хозяйственные операции (их со-держание и основные характеристики).
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции.
Итак, можно сделать вывод о том, что первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, а документация — это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта.
Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке.
При осуществлении совместной деятельности с участием иностранного капитала, независимо от его размера, иностранный инвестор вправе потребовать оформления документа на иностранном языке. Такой подход не противоречит российскому законодательству при условии построчного перевода соответствующих реквизитов.
При наличии ошибок, искажающих содержание хозяйственной операции, исправления допускаются исполнителем, оформив-шим соответствующий документ, по согласованию с другими участниками хозяйственной операции и заверяются подписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений.
Внесение исправлений, помарок, подчисток, а также) исполь-зование корректирующей жидкости в кассовых и банковских документах не допускается. Такой документ должен быть перечер- кнут с указанием надписи «испорчен». После чего следует оформить новый первичный документ.
Все изложенное выше определяет содержание первичного учета, его сущность.
Первичный учет является основой синтетического и аналитического учета.
<< | >>
Источник: В.П. Астахов. ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. 2004
Помощь с написанием учебных работ

Еще по теме 5.1. Документы как источник первичной информации:

  1. 6.1. Первичный учет как способ регистрации и первичного отражения объектов бухгалтерского учета
  2. Глава 2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАПИТАЛЬНОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
  3. 34. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА КАК РАЗНОВИДНОСТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ
  4. ГЛАВА 1. БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ, КАК ИСТОЧНИК ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ
  5. 3.5. Право подписи первичных документов
  6. Глава 3.6. Особенности подготовки первичных учетных документов
  7. 2.2. Первичные учетные документы по капитальному строительству
  8. 3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них
  9. 11.3. Основные методы получения первичной социологической информации
  10. 11.4. Обработка первичной социологической информации, анализ результатов исследования. Квантификация и шкалирование
  11. ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ.