<<
>>

3.6. Доверяй, но проверяй!

Как мы уже узнали, бухгалтер отражает операции, происходящие на предприятии, на основе первичных бухгалтерских документов, отражаю-щих содержание и количественное выражение данных операций.

Однако реальное положение вещей на предприятии может отличаться от положения, отраженного в бухгалтерском учете.

Например, если торговое предприятие (или предприятие общественного питания) закупило 100 кг сыра, который хранится в кладовой, через месяц масса этого сыра может составить, например 99,5 кг - потому что при хранении сыр имеет свойство усыхать. Аналогичным образом, хранящиеся на предприятии жидкости могут испаряться.

Кроме того, возможны хищения или порча материальных ценностей, хранящихся на складах, в цехах и иных подразделениях предприятия.

Также расхождения между фактическим наличием ценностей и учетными данными может происходить в результате вычислительных ошибок или ошибок в бухгалтерских документах (например, если цифры в документе были написаны нечетко, бухгалтер мог оприходовать больше или меньше ценностей, чем было получено или отпущено на самом деле).

Во всех вышеперечисленных случаях мы сталкиваемся с проблемой достоверности отражения информации в бухгалтерском учете.

Очевидно, что для решения этой проблемы необходимо периодически приводить учетные записи в соответствии с фактическим состоянием дел. Это достигается благодаря процедуре инвентаризации.

3.6.1. Инвентаризация, в натуре!

Как мы уже выяснили, даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных учетных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности и их отражении в учете в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.

Фактически имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость может существенно уменьшиться;

возможны прямые злоупотребления при учете (хищения, обвесы и т.д.); • - возможны ошибки в учетных записях, в т.ч.

при оприходовании ценностей.

В целях обеспечения полноты и достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия проводят инвентаризацию иму-щества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

Официальное определение инвентаризации такое: инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре (!) данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. То есть надо выяснить, все ли имущество, отраженное в учете, «в натуре» лежит на складах или стоит там, где ему положено стоять.

А если серьезно, именно инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления. Она имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищения имущества и т.д.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

По сути инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств органи-зации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции бухгалтерского учета, позволяя выявлять случаи необоснованного уменьшения капитала, вложенного в различные виды имущества.

Порядок проведения инвентаризаций регламентируется следующими нормативными актами:

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н.

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и фи-нансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгал-терского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Исходя из этого основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг, объемов незавершенного производства в натуре;

контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и де-нежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.д.;

выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, в пути, на расчетном, валютном и других счетах, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и т.д.), кредиторской задолженности (поставщикам, банкам, по векселям выданным, по налогам и т.д.) и других статей баланса.

Инвентаризации, проводимые на предприятиях, можно классифицировать по нескольким признакам:

По степени охвата имущества и обязательств проверкой различают инвентаризации:

папные - охватывающие все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации;

частичные - охватывающие один или несколько видов имущества или обязательств.

По основанию проведения инвентаризации бывают:

плановые - инвентаризации, осуществляемые в соответствии с уста-новленным графиком;

внеплановые (внезапные) - осуществляются по мере необходимости, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица.

3.

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии. Различают два вида проверок:

натуральная (вещественная) проверка - состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера; такой проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности;

документальная проверка - при ней наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и т.д.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами;

в составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую (книжную) проверку - сопоставление записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета.

3.6.2. Как правильно организовать и провести инвентаризацию

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета проведение инвентаризаций обязательно в следующих случаях:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;

при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой вклю-чаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.

д.), могут также включаться представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Инвентаризации должны осуществляться комиссией в полном составе, так как отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит ос-нованием для признания результатов инвентаризации недействительными. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Рабочие инвента-ризационные комиссии выполняют следующие функции:

осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей; • несут ответственность:

^ за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентариза-ции в соответствии с приказом руководителя,

^ за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых средств,

^ за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, цена и т.д.),

^ за правильность и своевременность оформления материалов ин-вентаризации.

Можно выделить пять основных этапов процедуры инвентаризации (таблица 62).

Таблица 62

Этапы инвентаризации Этап Документы, оформляемые в ходе инвентаризации Функции бухгалтерской службы Подготовительный Приказ руководителя о проведении инвентаризации, внутренние инструкции, расписки материально ответственных лиц Участие в разработке внутренних первичных и нормативных документов, определение остатков имущества и обязательств по учетным данным Натуральная и

документальная

проверки Акты инвентаризации и инвентаризационные описи Участие в проверках, проводимых инвентаризационными комиссиями Такси ровочный То же Предоставление комиссиям данных о существующих оценках имущества и обязательств Сравнительно- аналитический Акты инвентаризации, сличительные ведомости Проверка данных, содержащихся в актах и описях, выяснение причин отклонений учетных оценок от текущих, подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации Заключительный Ведомость учета результатов, выявленных

инвентаризацией.

Приказ руководителя об утверждении ее результатов Внесение бухгалтерских записей в учетные регистры, хранение документов по учету результатов инвентаризации 1.

Рассмотрим их поподробнее:

Подготовительный этап - на этом этапе после оформления приказа руководителя о проведении инвентаризации (по форме ИНВ-22) материально ответственные лица передают комиссии приходные и расходные документы по отчетам (реестрам), которые служат бухгалтерии основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Полнота пе-редачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц. Организационно-методическая подготовка к проведению инвентаризации заключается в разработке внутренних нормативных документов инструкций, правил и т.д.), регламентирующих деятельность комиссии на каждом этапе (например методики проведения инвентаризации, описание действий членов комиссий, порядок получения подтверждений учетных данных, порядок урегулирования претензий к работе комиссий, типовые формы первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации и т.д.).

Натуральная и документальная проверки - на этом этапе комиссия коллегиально (в полном составе) проводит сплошную проверку фактического наличия имущества и обязательств, составляя при этом инвентаризационные описи при натуральной инвентаризации и акты инвентаризации при документальной проверке по типовым формам, утвержденным Госкомстатом РФ.

Таксировочный этап - заключается во внесении в описи (акты) денежных оценок имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета, не учитывая изменение стоимостных оценок, вызванное изменением физических, функциональных и иных свойств объектов. Примерный перечень первичных документов и регистров бухгалтерского учета, содержащих данные для заполнения соответствующих граф описей, приводится в таблице 63. Сравнительно-аналитический этап - позволяет подтвердить существующие оценки объектов учета.

На этом этапе выявляются расхождения между значениями показателей по данным учета и фактическими значениями, полученными в ходе проведения инвентаризации. Отклонения фиксируются непосредственно в актах инвентаризации либо в сличительных ведомостях (ИНВ-18 и ИНВ-19). Кроме того, производится корректировка оценок в случаях ухудшения качества имущества, снижения рыночных цен, наличия безнадежных задолженностей и т.д. При этом комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необ- ходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы их отражения в учете. По фактам образования излишков или недостач необходимо получить подробные объяснения от ответственных лиц. Предложения инвентаризационных комиссий по результатам выполнения данного этапа обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

5. Заключительный этап - на этом этапе инвентаризации ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения соответствующих записей в регистры бухгалтерского учета. Материалы работы комиссии передаются в бухгалтерию организации, где их хранят не менее 5 лет.

Таблица 63

Основные документы, содержащие информацию о стоимости имущества и обязательств Объект инвен-таризации Код формы

опи-си/акта Стоимостная оценка в оп ись (акт) вносится из: Первичных документов по учету имущества и обязательств Регистра бухгалтерского учета (при жур - нально-ордерной форме) 1 2 3 4 Основные средства ИНВ-1 Акт (накладная) приемки- передачи основных средств № ОС-1, разработочная таблица по переоценке ос-новных фондов Инвентарная карточка учета основных средств № ОС-6 Нематериальные активы ИНВ-1а Первичный документ приемки-передачи НМА (разрабатывается предприятием самостоятельно) Карточка учета нема-териальных активов № НМА-1, ведомость № 17 Товарноматериальные

ценности ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-8, ИНВ-9 Приходный ордер № М-4 Акт о приемке товаров № ТОРГ-1

Карточка учета материалов № М-17 (при учете по учетным ценам)

Товарный отчет № ТОРГ-29 Карточка аналитиче-ского учета материалов Ведомость № 10 Накопительная ведомость М-43 Карточка № 6

1 2 3 4 Незавершенное производство и незавершенное капитальное строительство ИНВ-10, акт/опись разраба-тываемые самостоя-тельно Лимитно-заборная карта № М-8

Акт приемки готовой продукции

Справка о стоимости вы-полненных работ № КС-3 Акт о браке в производстве Акт о проведении контрольного обмера Журналы-ордера № 10, 10/1

Ведомости № 11, 12, 13, 14, 15 Расходы будущих периодов ИНВ-11 Акт о выполнении работ Ведомость № 15 Расчеты с дебито-рами ИНВ-4, ИНВ-6, ИНВ-17 Счет-фактура Товарно-транспортная на-кладная №1-Т Товарная накладная № ТОРГ-12

Авансовый отчет № 628 Журналы-ордера № 7, 11

Ведомости № 7, 16а, 16 Карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами Наличные денежные средства ИНВ-15 Акт инвентаризации № ИНВ-15 Кассовая книга № КО-4 Безналичные денежные средства Акт, разра- баты- ваемый само-стоя- тельно Выписка по счетам в учреж-дениях банка

Квитанция о приеме почтового перевода Квитанция о приеме торговой выручки

Копия препроводительной ведомости к сумке с рублевой наличностью Ведомость № 2 Ценные бумаги и бланки документов строгой от-четности ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности № ИНВ-16 Ведомость № 2-сн Книга учета ценных бумаг Капитальные вложения (кроме незавершенного строительства) Акт, разра- баты- ваемый само-стоя- тельно Акт о приемке оборудования №ОС-14,

Акт приемки-передачи обо-рудования в монтаж № ОС-15 Ведомость № 18

1 2 3 4 Товарно-транспортная на-кладная №1-Т Товарная накладная № ТОРГ-12

Акт о выполнении работ Финансовые вложения (кроме ценных бумаг в документарной форме) Акт, разра- баты- ваемый самосто-ятельно Сертификат ценной бумаги Выписка по депозитному счету в банке Выписка по счету депо Отчет о совершении депо-зитной операции Выписка из реестра акцио-неров Ведомость к журналу- ордеру № 8 Книга учета ценных бумаг Расчеты с креди-торами ИНВ-17 Выписка из ссудного счета в банке

Договор займа, кредитный договор Счет-фактура Товарно-транспортная на-кладная №1-Т Товарная накладная № ТОРГ-12 Расчетная ведомость № Т-51

Ведомости по средствам внебюджетных фондов Журналы-ордера № 4, 6, 8, 10, 10/1 Оценочные резервы Акт, разра- баты- ваемый самосто-ятельно Бухгалтерская справка № РТ-14

Внутренняя документация о формировании резервов Журнал-ордер № 12 Резервы пред-стоящих расходов Акт, разра- баты- ваемый самосто-ятельно Бухгалтерская справка № РТ-14,

Внутренняя документация о формировании резервов Журнал-ордер № 12 Перед началом проведения инвентаризации членам рабочей комиссии вручается приказ, а председателю комиссии - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы.

Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках и книгах анали-тического учета и выведены остатки на день инвентаризации. Материальные ценности перед инвентаризацией рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам, в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:

опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

проверить исправность весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения;

получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей. Определение веса или объема навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевески данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи дан-ных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах, незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе ин-вентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом пред-седателю инвентаризационной комиссии, после чего комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В межинвентаризационный период могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без их записи в инвентаризационные описи. Инвентаризационные описи и акты после их надлежащего оформления передаются в бухгалтерию, где их проверяют, а затем данные о фактическом наличии средств сравнивают с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения обобщаются в сличительных ведомостях, со-ставляемых по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, т.е. в них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтер- ском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Пример 42

На основании инвентаризационной описи (таблица 64) и бухгал-терских данных (таблица 65) составим сличительную ведомость (таблица 66).

Таблица 64

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей № 2 на 01.12.20хх № Наименование товарно- материальных ценностей Единица измерения Цена,

руб. Фактическое наличие Количество Сумма,

руб. 1 Ткань шерстяная м. 125 60 7500 2 Ткань шелковая - и - 185 53 9805 3 Ткань фланелевая - ,, - 17 50 850 4 Ткань подкладочная - ,, - 54 42 2268 5 Нитки зеленого цвета на катушках шт. 5 45 225 6 Нитки синего цвета на катушках - ,, - 6 108 648 7 Пуговицы - ,, - 16 300 4800

Таблица 65

Справка о наличии товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета на дату инвентаризации

№ Наименование товарно- материальных ценностей Единица измерения Цена,

руб. Наличие по данным учета Количество Сумма,

руб. 1 Ткань шерстяная м. 125 60 7500 2 Ткань шелковая - ,, - 185 63 11 655 3 Ткань фланелевая - ,, - 17 50 850 4 Ткань подкладочная - ,, - 54 42 2268 5 Нитки зеленого цвета на катушках шт. 5 40 200 6 Нитки синего цвета на катушках - ,, - 6 120 720 7 Пуговицы - ,, - 16 295 4720

Сличительная ведомость

№ Наименование

товарно- материальных ценностей Единица измере-ния Цена, руб. Числится по данным бух-галтерского учета Фактически по данным инвентаризации Результат инвентаризации излишек недостача Кол- во Сумма,

руб. Кол- во Сумма, руб. Кол- во Сум-ма, руб. Кол- во Сум-ма, руб. 1 Ткань шелковая м 185 63 11655 53 9805 - - 10 1850 2 Нитки зеленого цвета

на катушках шт 5 40 200 45 225 5 25 3 Нитки синего цвета

на катушках шт 6 120 720 108 648 12 72 4 Пуговицы шт 16 295 4720 300 4800 5 80 - - 5 Прочие 10 618 - 10 618 - - - Итого х х х 27913 х 26 096 х 105 х 1922

Ддя оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, объединяющие показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учете (находятся на ответственном хранении, арендо-ванные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

После этого инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, а также виновников их возникновения, и принимает решение о порядке их отражения в учете.

3.6.3. Отклонения? Отразить немедленно!

В настоящее время выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулиру-ются в определенном порядке.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию на соответствующие счета и зачислению на счет «Прочие доходы

и расходы» с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

> Кт «Прочие доходы и расходы»

При этом составляются такие проводки: Дт «Основные средства» Дт «Нематериальные активы» Дт «Материалы» Дт «Готовая продукция» Дт «Касса» и т. д.

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения сначала отражаются с целью контроля на специальном счете «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводками: Дт «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт «Материалы» Кт «Готовая продукция» Кт «Товары» Кт «Касса» И т. д. В дальнейшем в зависимости от причин возникновения недостач порядок списания будет следующим.

Сначала списывается убыль ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке - если такие нормы существуют и применимы к данному виду ценностей. Эта сумма списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения.

Отметим, что нормы убыли могут применяться только в случаях выявления фактических недостач, а при отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В конечном счете при списании недостач в пределах норм составляются проводки:

Дт «Общепроизводственные расходы» 1 Кт «Недостачи

Дт «Общехозяйственные расходы» - и потери от порчи

Дт «Расходы на продажу» J ценностей»

Далее списываются недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли. Как правило, эти суммы относятся на виновных лиц проводкой:

Дт «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») Кт «Недостачи и потери от порчи ценностей»

После чего сумма недостачи либо вносится виновником наличными деньгами в кассу предприятия, либо удерживается из заработной платы виновника, что отражается бухгалтерской записью:

Дт «Касса» или Дт «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») В случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на счет «Прочие доходы и расходы».

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей от отдела технического контроля или специализированных организаций.

При этом составляется такая проводка:

Дт «Прочие доходы и расходы» Кт «Недостачи и потери от порчи ценностей» В некоторых случаях бывает, что при инвентаризации одновременно выявляется недостача одной разновидности товара и излишек другого - например, недостача 2 кг риса длиннозерного при наличии излишка в количестве 2 кг риса круглозерного. Такие ситуации могут быть следствием ошибки кладовщика, продавца или бухгалтера (когда продавец отвесил покупателю не ту разновидность товара, или когда бухгалтер по ошибке сделал проводку не по тому аналитическому счету).

В таких ситуациях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Правда, для этого должны соблюдаться особые условия - излишек и недостача должны быть обнаружены одновременно:

за один и тот же проверяемый период,

у одного и того же проверяемого лица,

в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же на-именования,

в тождественных количествах.

В любом случае о допущенной пересортице материально ответственные лица должны предоставить комиссии подробные объяснения.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница относится на виновных лиц; если она образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Выводы, предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета и решения комиссии оформляются протоколом и представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение принимает руководитель организации, который утверждает протокол. После утверждения протокола результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Пример 42 (продолжение)

Продолжим рассматривать пример 42 и на основании сличительной ведомости (таблица 66) и выписки из акта инвентаризационной комиссии (таблица 67) составим соответствующие бухгалтерские записи (таблица 68).

Таблица 67

Выписка из акта инвентаризационной комиссии № Наименование

товарно- материальных ценностей ед. изм. Недостачи Излишки Виновник Кол- во Сумма, РУб. Кол- во Сумма, РУб. 1 Ткань шелковая м 10 1850 8 м. кладовщик, 2м. - порча от сырости на складе 2 Нитки зеленого цвета на катушках шт — — 5 25 3 Нитки синего цвета на катушках шт 12 72 _ — Кладовщик 4 Пуговицы шт 5 80 Итого х х 1922 х 105

Инвентаризационная комиссия приняла решение произвести взаимозачет излишков ниток зеленого цвета и недостачи ниток синего цвета по пересортице в количестве 5 катушек, сумма излишка составила 25 рублей, сумма зачитываемой недостачи 5 х6 = 30 рублей, т.е. недостача превышает излишек при зачете в сумме 30 - 25рублей.

Недостача взыскивается с кладовщика по балансовой стоимости путем удержания из заработной платы равными частями в течение 3месяцев. Излишки приходуются по рыночной стоимости (предположим, что она соответствует учетной).

Таблица 68

Журнал регистрации хозяйственных операций по отражению результатов инвентаризации на бухгалтерских счетах № Документ и краткое содержание операции Сумма,

руб- Корр. счета Дебет Кредит 1 Произведен зачет ниток на общую сумму 25 руб. 25 10 10 2 Списана недостача синих ниток сверх суммы взаимозачета

(72 - 25 = (12 - 5) х 6 + (30 - 25) = 47 руб.) 47 94 10 3 Списана недостача ткани шелковой 1850 94 10 4 Оприходован излишек пуговиц 80 10 91 5 Списана недостача ткани по вине кладовщика, подлежащая взысканию путем удержания из заработной платы (8 м х 185 руб. = 1 480 руб.) 1480 73-2 94 6 Списана недостача ткани в результате порчи (2 х 185) 370 91 94 7 Удержано из заработной платы кладовщика (каждый месяц в течение 3 месяцев, 1480 : 3 = 493,33 руб.)

Справедливости ради отметим, что на практике порядок учета недостач несколько сложнее. Дело в том, что Трудовой кодекс РФ разрешает производить взыскание недостачи не по балансовой (учетной, по-купной, остаточной) стоимости недостающих ценностей, а по их рыночной стоимости, которая в некоторых случаях может быть значительно выше их бухгалтерской оценки.

В результате фактически получается такая схема записей: - балансовая стоимость недостачи списывается с кредита счета 94 в дебет счета 73-2;

поскольку взыскание производится по рыночной стоимости, по дебету счета 73-2 должна отражаться не бухгалтерская, а рыночная стоимость, причем разница в стоимости представляет собой потенциальный доход фирмы, поэтому на разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи бухгалтер дополнительно дебетует счет 73-2 и кредитует счет 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»);

в дальнейшем по мере погашения работником его задолженности - либо путем внесения суммы недостачи в кассу (ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2), либо путем удержания из его заработной платы (ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2, причем в размере, не превышающем 20% заработка) бухгалтер должен параллельно производить списание соответствующей части разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостачи с дебета счета 98-4 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

<< | >>
Источник: Н.Н. Шишкоедова. БУХУЧЕТ ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ: КАК НАУЧИТЬСЯ СОСТАВЛЯТЬ ПРОВОДКИ. 2010

Еще по теме 3.6. Доверяй, но проверяй!:

  1. Ловушка седьмая: ну разве можно тебе доверять?
  2. Довод к массам
  3. Использование профессионального статуса
  4. 58. ПОНЯТИЕ И ТАКТИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ ПРОВЕРКИ ПОКАЗАНИЙ НА МЕСТЕ
  5. 4.2. Порядок построения и проверка версий
  6. 14.2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ АУДИТОРОВ
  7. 3.6. Проверка непротиворечивости предпочтений ЛПР
  8. Контроль качества работы субъектов аудиторской деятельности
  9. Место выступления
  10. Государственный финансовый контроль
  11. Инвентаризация расчетов
  12. ДОВЕРЕННОСТЬ
  13. 1. Вы вкладываете в людей.
  14. ДРУЖЕЛЮБИЕ НЕ ВЫХОД ИЗ ПОЛОЖЕНИЯ
  15. 13.7. Общайтесь