<<
>>

2.4. Импорт данных


С помощью импорта данных вы можете вводить информацию в программу Excel из других программ. При этом вы избежите повторного ввода данных. В ка-честве источника данных, импортируемых в Excel, могут служить различные бухгалтерские программы, а также базы данных.
Установив связь с базой данных, программа будет автоматически обновлять импортированные данные, если они изменились и в базе данных.
2.4.1, Получение информации из бухгалтерских программ
Не все бухгалтерские программы могут строить нестандартные расчеты на основе информации из журнала операций, хотя и ведут учет всех первичных документов. Кроме того, не все программы позволяют вести анализ данных, накап-ливаемых в результате ведения хозяйственной деятельности. Для этих целей удобно использовать программу Excel, но нужно передать информацию из бухгалтерских программ в эту программу.
Большинство программ позволяет сохранить отчеты в формате Excel. В этом случае вы можете в дальнейшем работать с ними, как с любыми другими файлами. Например, экспортировав журнал проводок в виде таблицы, вы можете задать собственные формулы для обработки и получения нестандартных отчетов. В разных бухгалтерских программах информация может быть перенесена в Excel различными способами.
Работая в программе 1С:Бухгалтерия, создайте отчет, а затем нажмите кнопку Ц. Вы откроете диалог настройки сохранения отчета, в котором следует выбрать папку для сохранения и ввести имя файла. В качестве типа файла нужно указать элемент списка Таблица Excel, и созданный отчет можно в дальнейшем исправить с помощью Excel. Из программы БЭСТ экспортировать некоторую информацию можно с помощью генератора отчетов, предназначенного для пе-чати отчетов в Windows. Чтобы экспортировать отчет в Excel, после создания отчета откройте панель инструментов Экспорт и нажмите кнопку, соответствующую этой программе.
Работая с программой ИНФИН, вы также можете передать документ в программу для работы с электронными таблицами Excel. Создайте отчет и выберите команду меню Файл Экспорт в Excel. Будет запущена программа Excel и в нее будет загружен документ. Особенностью программы ПАРУС-предприятие является то, что все отчеты формируются для просмотра и печати в программе Excel, и вам не нужно предпринимать каких-либо действий, чтобы импортировать документы в программу Excel. Работая в программе Турбо Бухгалтер, выберите команду меню Журнал Список отчетов. Будет открыт диалог настройки отчета, в котором следует установить переключатель Отчет в форме в положение Excel. Затем выберите отчет в левой части диалога и нажмите кнопку Создать, чтобы сгенерировать отчет. В некоторых программах, например, в Инфо-Бухгалтер, экспорт в Excel реализован так, что вы не сможете воспользоваться вычислениями. Все числа помещаются не в ячейки таблицы, а в надписи. Фактически получается просто рисунок документа, не подходящий для работы.
Некоторые бухгалтерские программы не позволяют экспортировать в Excel.
Кроме того, вам может понадобиться перенести часть информации из документа в таблицу. Для этого можно воспользоваться буфером обмена Windows. Выделите нужные строки редактируемого документа, например журнала операций, и скопируйте их в буфер обмена. После этого вы можете вставить в таблицу Excel данные из буфера обмена и работать с ними обычным способом.
Например, работая в программе 1С:Бухгалтерия, выделите нужную информацию, а затем скопируйте ее в буфер обмена, нажав кнопку Ц^ на панели инструментов. Далее переключитесь в программу Excel, или запустите ее, если она до сих пор не запущена. Затем нажмите кнопку на панели инструментов Excel, и данные будут вставлены в таблицу. В других программах вы должны действовать аналогично.
Excel может читать информацию из стандартных баз данных. Многие бухгалтерские программы хранят информацию в базах форматов dBase, Paradox, Oracle и других форматах, которые легко используются Excel для чтения. Ниже мы рассмотрим, как экспортировать внешние данные из баз данных, однако нужно помнить, что часто информация в базах носит служебный характер, защищена паролями, и получить нужные данные бывает достаточно сложно.
Если бухгалтерская программа, например Турбо Бухгалтер, позволяет экспортировать документ в текстовый файл, вы можете прочитать его из Excel, однако при двойном преобразовании из таблицы в текст и снова в таблицу может потеряться структура, так что информацию будет трудно обработать.
Давайте рассмотрим, как импортировать текстовый файл в Excel. В программе Excel 97 эту операцию, к сожалению, выполнить нельзя. Если вы работаете в Excel 2000, выберите команду меню Данные Внешние данные т?> Импорт текстового файла. Если вы работаете с Excel 2002, выберите команду меню Данные
Міста-р т**стоа («ипорт! - опт 1 к* S
?слм ато ee$)H0j «нолку "Далее >\ а гіропланом c^uat укажите форчаг данных,
Ункіїге форкяг данныж
» с разделителями * значения полей отделяются зиаками-рздв™т*лимм
Я Ііїі^НРоіммЙЦІ^ f " поля име,от заданную ширину
| Начать импорт со строки: |Г формат файла [ 1251. Cyrillic (WinJowv
Предварительный просмотр файла ?:\иогк\ВООК5\Книги\ЕХСЕ1Д1П.М.
d
і— —- Ь
\
I
дИ
|
Отмена Дусе > 1 rovc-sc: I
Импорт внешних данных Импортировать данные. В обоих случаях появит- ся диалог выбора источника данных, похожий на диалог открытия файла. В списке Тип файла, выберите элемент Текстовые файлы, а затем укажите папку, где находится импортируемый текст, и имя файла. В заключение нажмите кнопку Открыть или кнопку Импорт для Excel 2000. Диалог будет закрыт и появится первый диалог мастера импорта текстов (Рис. 2.25)
Рис 2-25- Первый диалог мастера импорта текстов
Переключатель Формат исходных данных определяет, как программа будет формировать поля таблицы. Если установить переключатель в положение С разделителем, значения полей будут определяться разделительными знаками, такими, как запятая, точка, точка с запятой и другими. Если переключатель установить в положение Фиксированной ширины, то поля будут иметь за-данную величину.
Поле ввода Начать импорт со строки определяет, с какой строки в текстовом документе начинается импорт текста. По умолчанию импорт идет с первой строки, но вы можете указать номер начальной строки вручную, введя номер в поле ввода. Открывающийся список Формат файла предназначен для выбора типа кодировки текстового файла. Кодировка выбрана правильно, если в поле просмотра в нижней части диалога удается прочитать текст. Если это не так, попробуйте выбрать в списке другую кодировку. Пробуйте разные кодировки до тех пор, пока текст не удастся прочитать.
После настройки параметров в этом диалоге нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить импорт текста в таблицу. Будет открыт следующий диалог мастера импорта текстов. Если в предыдущем диалоге вы выбрали формирование полей по разделителям, во втором диалоге нужно указать тип разделителя (Рис. 2.26, слева).
В данном диалоге с помощью установки флажков в группе Символом-разделителем является нужно выбрать символы, которые программа будет считать разделителями полей. Если вы укажите в качестве разделителя Другой, то должны будете ввести этот символ в поле ввода справа от переключателя. Список Ограничитель строк позволяет выбрать одинарную или двойную кавычку в качестве символа разделения. Если установлен флажок Считать последовательные разделители одним, программа проигнорирует все разделители, кроме одного, когда встретит несколько подряд идущих разделителей. Определению разделителей поможет поле предварительного просмотра в нижней части диалога.
Если в первом диалоге мастера вы выбрали формирование фиксированных полей, второй диалог мастера будет иным (Рис. 2.26, справа). В этом диалоге нужно вручную указать размер строки. Чтобы установить указатель конца стро
Рис. 2.26. Определение полей
ки, щелкните мышью в нужном месте на поле просмотра. Чтобы удалить указатель, дважды щелкните на нем мышью. Если нужно переместить указатель, просто перетащите его с помощью мыши.
После того, как размеры полей определены, нажмите кнопку чтобы
продолжить работу мастера импорта текстов. Будет открыт следующий диалог мастера (Рис. 2.27, слева). Данный диалог мастера предназначен для установки формата данных. По умолчанию импортируемым данным присваивается формат Общий, но с помощью установки переключателя Формат данных столбца, вы можете выбрать текстовый формат, формат даты или вообще не форматировать столбец. Если нужно уточнить параметры форматирования, нажмите кнопку Подробнее. Будет открыт диалог настройки (Рис. 2.27, справа).
В списке Разделитель целой и дробной части вы можете выбрать символ-разделитель. А в списке Разделительразрядов, нужно выбрать символ, который будет разделять группы разрядов. Обычно в качестве разделителей выбирают точку или запятую. Если установить флажок в нижней части диалога, числа, в конце которых стоит знак минус, например будут считаться отрицательными.

дробной I' °'J
РщеЖть разрядов: і * j
Примечание. Чисто отображается а соответствии с .ncrpafittofr клиенте ТЯЬ«1 И СТЛКее* І" оонели упр4*ле^инг
V
с$рас j Знак минус В конце отрицУеоьных читан
ЕЩ53
Рис. 2.27. Настройка формата полей
Куда следу»? приветит» дгшиыг <* Иниющлйа» т-ет; 'iqpeu Отмена [-IAS1 ^ _| г Мовый їжа И ^И^-И^'ггіміиі iji •з&м - Свойства... j ¦ J ¦ —!! Рис. 2.28. Диапазон для импорта
После настройки параметров нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Теперь можно завершить работу мастера, для чего нажмите кнопку Готово. Диалог мастера будет закрыт, и появится диалог для определения места в таблице, куда вставлять импортируемый текст (Рис. 2.28).
Установив переключатель в положение Имеющийся лист, вы должны подтвердить диапазон ячеек, в который будут помещены импортируемые данные. Можно ввести диапазон с помощью клавиатуры, а можно указать его с помощью мыши. В последнем случае, сверните диалог, нажав кнопку ^ в правой части поля ввода. Выделите мышью нужный диапазон и нажмите кнопку [цЩ, чтобы восстановить диалог. Если импортируемый текст нужно разместить на отдельном листе, установите переключатель в положение Новый лист. При этом в книгу будет добавлен новый лист, а внешние данные будут размещены в его левом верхнем углу. В заключение нажмите кнопку ОК диалога, и текст будет импортирован в таблицу.
Попробуйте все варианты получения информации из вашей бухгалтерской программы: экспортируйте в формат Excel, переносите информацию через буфер обмена и попытайтесь открыть для чтения базу данных. Если вы получите полезную информацию, можете с помощью Excel попытаться ее обработать и провести анализ.
2.4.2. Связь с иными источниками данных
Программа Excel позволяет импортировать информацию из разных источников данных. В частности, это могут быть различные базы данных, а также информация из Интернета. Если вы работаете в Excel 2002, для импорта данных из большинства источников нужно выбрать команду меню Данные Импорт внешних данных Импортировать данные. Будет открыт диалог выбора документа для импорта, в котором нужно указать тип данных и имя файла. Далее следуйте инструкциям мастера импорта, и вы вставите информацию в таблицу.
Если вы работаете с Excel 97 или 2000, нужно создать запрос к источнику информации, чтобы вставить ее. Для этого нужно выбрать команду меню ДанныеВнешние данные Создать запрос. Создать запрос можно и в Excel 2002, для этого выберите команду меню Данные Импорт внешних данных Ху Создать запрос.
Отметим, что для создания запросов к внешним данным, должен быть установлен компонент Microsoft Office, который называется Microsoft Query. Если эта программа не установлена, появится диалог, предлагающий установить програм4-5458

Рис. 2.29. Выбор источника данных
31
р Мсгопмпваїщвегар а
му. Вставьте компакт-диск с Microsoft Office в дисковод и нажмите кнопку ОК. Программа будет автоматически установлена. После этого выберите команду создания запроса еще раз. Будет открыт диалог выбора источника данных для импорта (Рис. 2.29).
В данном диалоге нужно в списке поддерживаемых баз данных выбрать тип базы, откуда следует импортировать данные. Нажав кнопку Обзор, вы откроете диалог выбора других источников данных, а нажав кнопку Параметры, вы откроете диалог, в котором можно указать папки, в которых будет произведен поиск источников данных. Также в этом диалоге можно включить в список источники данных более ранних версий. Если вы хотите использовать мастер построения запросов к базам данных, установите флажок в нижней части диалога выбора источника. После выбора типа источника, нажмите кнопку чтобы закрыть диалог. Появится диалог для выбора базы данных выбранного вами типа (Рис. 2.30).
В списке Диски, нужно выбрать диск, на котором находится база данных. Если база находится на другом компьютере, и компьютеры соединены сетью, нажмите кнопку Сеть, и будет запущен мастер подключения сетевых дисков. По окончании работы мастера сетевой диск появится в списке дисков, и вы сможете выбрать его в списке Диски. После выбора диска, нужно в списке Каталоги выбрать папку, в которой расположена база данных, а после выбора папки в списке в левой части диалога нужно выбрать саму базу данных для импорта.
Если установить флажок Только чтение, вы не сможете менять импортируемые данные, а сможете только просматривать их. Если установить флажок Монопольный доступ, во время импорта другие пользователи не смогут работать с этой базой данных. После выбора базы нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.
Вмбор бэаы'доннит
В зависимости от типа базы данных возможно появление еще нескольких диалогов мастера для уточнения выбора информации. Вначале появится диалог выбора полей базы для импорта (Рис. 2.31, слева).
и
KftuBw
CV
?>тг»й»
»еЛ
Г" "Jocumerfls end S«( 13 Сергей 'fo Мои документы CD Corel User Files U Г Только чт»н*а CD My Virtual
CD Мои видеозаписи, 1 Монопольный oocry О Мои источники де
Диски!

Справке
¦ рпіидвимцх Attest* г Iй
Рис. 2.30.
Выбор базы данных
В этом диалоге нужно выбрать столбцы базы данных, которые нужно включить в запрос на импорт. Имеющиеся столбцы располагаются в левой части диалога. Чтобы добавить столбец в запрос, нужно выбрать его в левой части диалога и нажать кнопку в центральной части.
Название столбца базы данных no
Зід^'егс^іго'ріадввоі**
і 1 ЄІМ Tp^jm'r, яапдЧВД КіЗ-Лі^.ЛИ'ЩЬіл-і Ч^.ШЬ .. J I !! СласІШІШ ftteopa: Еоэар*ччз.. і .'.ъки Цы-л L'l'J" '- Г >1! Г Л ! iJI a!
Рис. 2.31. Выбор столбцов и отбор данных
явится в правой части диалога. Если нужно удалить элемент из запроса, выберите его в правой части диалога и нажмите кнопку ДЦ * После выбора столбцов для включения в запрос нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу. Появится следующий диалог мастера создания запроса (Рис. справа).
В этом диалоге нужно для каждого столбца базы данных, отобранных в предыдущем диалоге, указать условия отбора. Можно не задавать условий, тогда будут импортированы все данные. Если нужно выбрать данные, выберите столбец в левой части диалога и с помощью открывающихся списков в правой части диалога укажите тип условия для отбора и значение, являющееся условием отбора. Можно задать до трех условий, объединяемых по правилу И или ИЛИ. Эту операцию можно повторить для каждого из отобранных столбцов. После указания условий отбора, нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу. Появится следующий диалог мастера (Рис. 2.32, слева).
В этом диалоге нужно указать порядок сортировки выбранных столбцов базы данных. В списке по выберите столбец для сортировки, а с помощью переключателя, расположенного правее, установите порядок сортиров-ки: по возрастанию или по убыванию. Можно установить сортировку по двум столбцам. Для этого выберите в списке Затем по второй столбец для сортировки, а также выберите порядок с помощью переключателя. После выбора сортировки нажмите кнопкуДалее, чтобы продолжить создание запроса. Будет открыт заключительный диалог мастера создания запросов (Рис. 2.32, справа). В этом диалоге с помощью переключателя выбирается вариант дальнейших действий. Установите переключатель в положение Вернуть данные в Microsoft Excel. Если

Рис. 2.32. Порядок сортировки и заключительный шаг
j Чанрої 5->згй8Нчьіх MS Лссак.
•Впг,ос.ч
Г* eagsaHrtt ь определение запроса ¦F сохранить пароль Обновление экрана
обновление Г'сбн&вдеть ]<;5 ~r| • •
' " tfiweeflriwfc при йгкрв?:»-* файле Г м - Форнаї и ргзнегка даны*
Р гадать ціифму аопбив
„•¦J.^.f.-t. і itiD:||« * о «рт^дае/фн^тр^фориете' TV'-V' :г ЕСЛИ количество строе В ДНА пен не ИЗЯфННТСН
'¦¦¦- до&зигь иОбпН» ИГРОКИ и |1ЦМ«Гь су-щес.-еующие дибаекіз новые C'-pSlW и очисТ-ИТь пустые дмснчг. 3».t«2 столпы . ..
[[..^^Qy.-Z.jl Стнс.ни
нажать кнопку Сохранипн запрос, созданный вами запрос будет сохранен, и вы можете вызывать его в дальнейшем. Нажмите кнопку Готово, чтобы закрыть диалог мастера и завершить его работу.
Рис. 2.33. Настройка свойств
Будет открыт диалог для определения места в таблице, куда будут помещены импортируемые данные (Рис. 2.28), который рассмотрен выше. Установив переключатель в положение Имеющийся лист, вы должны указать диапазон ячеек, в который будут помещены импортируемые данные. Установив переключатель в положение Новый лист, вы разместите импортированные данные на отдельном листе. В заключение нажмите кнопку ОК диалога, и данные будут импортированы в таблицу.
Если в таблице есть импортированные данные, на экране появится панель инструментов Внешние данные. С помощью инструментов этой панели можно изменить настройки импорта, указать имя внешнего диапазона, периодичность обновления связи, формат данных и некоторые другие параметры. Чтобы настроить параметры импорта, нажмите кнопку на этой панели инструментов. Будет открыт диалог настройки (Рис. 2.33). Если установлен флажок Сохранить определение запроса, разрешено обновлять данные из базы. Сбросьте этот флажок, если необходимо запретить обновление данных. Некоторые базы данных требуют для доступа к информации пароль. Установив флажок Сохранить пароль, вы сохраните в запросе пароль для дальнейшего использования. При этом Excel будет запрашивать пароль только при первом обращении к источнику внешних данных. Если требуется обеспечить ввод пароля при каждом обращении к источнику данных, сбросьте этот флажок.
Группа флажков Обновление экрана определяет, как будут обновляться данные в запросе. Если установлен флажок Фоновое обновление, вы можете работать в программе до завершения запроса. Если необходимо запретить работу до завершения запроса, сбросьте этот флажок. Если установлен флажок Обновлять каждые, становится доступным поле ввода для задания интервала автоматического обновления. Если установлен флажок Обновлять при открытии файла, им-портированные данные будут обновлены только при открытии книги Excel в начале работы.
Группа флажков Формат и разметка данных определяет параметры форматирования импортированных данных. Если установлен флажок Включить имена полей, в подписях столбцов будут использованы имена из диапазона внешних данных. Если необходимо определить собственные подписи, сбросьте этот фла-жок. В этом случае подписи вводятся в строке, которая над диапазоном внешних данных.
Если установить флажок Включить номера строк, в импортируемые данные будут добавлены номера строк из внешнего источника данных. По умолчанию этот флажок сброшен, и номера строк из внешнего источника не переносятся в результирующий набор импортированных данных. Если установить флажок Задать ширину столбца, ширина столбцов будет меняться при обновлении диапазона внешних данных. Чтобы ширина столбцов оставалась прежней, флажок нужно сбросить. Если установлен флажок Автоформат данньх, после обновления диапазона внешних данных сохраняется форматирование ячеек в Excel.
Переключатель Если количество строк в диапазоне изменится определяет действия программы в случае, когда при обновлении импортируемых данных произошло изменение количества строк. Можно добавить новые строки и удалить предыдущие, а можно заменить текущие строки и удалить образовавшиеся пустые ячейки. Если установлен флажок Заполнить формулами соседние столбцы, программа будет копировать формулы из столбцов справа от диапазона внешних данных в новые строки, которые добавляются при обновлении данных. После настройки параметров нажмите кнопку чтобы закрыть диалог.
Созданный вами запрос будет храниться в программе. Для повторного выполнения запроса нужно выбрать команду меню Данные Внешние данные з?> Выполнить запрос к базе данных, если вы работаете в Excel 97 и 2000. Если вы работаете в Excel 2002, выберите команду Импорт внешних данных Импортировать данные. В любом случае появится список запросов, в котором нужно выбрать нужный запрос.

Струкхура поступлений налогов и сборов в федеральный бюджет по видам налоговіа январь-сентябрь 2001 года
НПО «,2%

ЛО.адЬ- фЧЕ ІІ'.'гГ L Н . ЛИЦ
0.Э»
Рис. 2.34. Выбор объекта для вставки
В Excel 97 и 2000 можно выполнять запросы к базам данных в Интернете. В программе есть ряд готовых запросов на получение курса валют или котировок акций, но вы не можете создавать собственные запросы в Интернет. Если вы работаете с Excel 2002, вы можете импортировать данные из любых страниц в Интернете. Для этого необходимо, чтобы на вашем компьютере было настроено подключение к Интернету. Эта задача не входит в рамки нашей книги, и мы будем считать, что ваш компьютер настроен для работы в Интернете.
Выберите команду меню Данные Импорт внешних данных Создать веб-запрос. Будет установлено соединение с Интерне-том и открыто окно создания запроса (Рис. 2.34).
г
В поле Адрес вы вводите адрес в Интернете той информации, которую нужно импортировать. После ввода адреса, нажмите кнопку
Особенности Excel, полезные бухгалтеру
Пуск, и информация будет загружена в окно. При этом в окне появятся кнопки выделяющие информацию, которую можно импортировать. Чтобы выделить информацию для импорта, нажмите одну из этих кнопок, и она изменится на Можно выделять несколько областей в окне. После того, как все области в окне выделены, нажмите кнопку Импорт. Окно будет закрыто, и информация из Интернета будет импортирована в таблицу.
<< | >>
Источник: Коцюбинский А.О., Грошев С.В.. Excel для бухгалтера в примерах.. 2003
Помощь с написанием учебных работ

Еще по теме 2.4. Импорт данных:

  1. ВСЕ О ИМПОРТЕ, ВИДЫ И ЗНАЧЕНИЯ. ИМПОРТ (англ. import, от лат. importare - ввозить
  2. Единая база данных или отдельные группы данных
  3. 3. Модели представления данных в электронных базах данных
  4. Директива 95/46/ЕС Европейского парламента и Совета Европейского Союза от 24 октября 1995 года «О защите прав частных лиц применительно к обработке персональных данных и о свободном движении таких данных»
  5. Важность импорта
  6. 15.7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СКЛАДОВ ДЛЯ ИМПОРТА
  7. АНАЛИЗ СПРОСА И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ЭКСПОРТА И ИМПОРТА
  8. 21.4. Вопросы внутреннего ценообразования на продукцию, закупаемую по импорту. Особенности и практика в России
  9. Отличия при отражении операций импорта-экспорта в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП
  10. 10.4. Процессор компоновки данных
  11. 10.6. Результат компоновки данных
  12. 2.3. Автоматизация ввода данных
  13. 3.1. ИСТОЧНИКИ ДАННЫХ
  14. ПРАВА СУБЪЕКТА ДАННЫХ
  15. БАЗЫ ДАННЫХ РАСПРОСТРАНЕНИЕ
  16. 10.1. Общие сведения о компоновке данных