<<
>>

3.7. Некоторые технические подробности


3.7.1. Что такое «учетные регистры» и какими они бывают?
В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке.
До сих пор мы делали это с помощью счетов-«самолетиков».
Однако такая форма представления информации в практической деятельности не очень удобна. Представьте себе, что у вас за месяц осуществляются тысячи операций, и в одной из них вы допустили ошибку. Как отыскать ее на «самолетиках»?
Было бы удобнее, если бы мы не просто указывали сумму по дебету или кредиту счета, но и уточняли бы, с кредита какого счета или в дебет какого корреспондирующего счета мы ее отнесли. Тогда наши «самолетики» приобрели бы более развернутый вид, и мы могли бы анализировать отраженные на них обороты.
Например, счет 50 «Касса» мог бы выглядеть следующим образом (таблица 69).
На основании полученной информации мы могли бы рассказать об операциях предприятия как минимум следующее: Счет 50 «Касса» за январь 20ххгода
Дебет Кредит
Сальдо на 01.01.20хх 20 000 руб. Дата В дебет счета 50 с кредита счета Итого по дебету счета 50 Дата С кредита счета 50 в дебет счета Итого по кредиту счета 50 51 62 71 51 70 71 4.01 100 000 100 000 4.01 90 000 8 000 98 000 10.01 50 000 500 50 500 10.01 40 000 2 000 42 000 20.01 200 000 10 000 210000 21.01 25 000 180 000 205 000 31.01 20 000 100 20 100 31.01 20 000 20 000 итого 300 000 80 000 600 380 600 итого 85 000 270 000 10 000 365 000 Сальдо на 31.01.20хх 35 600 руб.
за месяц в кассу было получено 380 600 руб., из них 300 000 руб. было снято с расчетного счета, 80 000 руб. поступили от покупателей и 600 руб. были возвращены подотчетными лицами;
за месяц из кассы было выдано 365 000 руб., в т.ч. выдано заработной платы на сумму 270 000 руб., выдано под отчет 10 000 руб. и сдано на расчетный счет предприятия 85 000 руб.;
остаток наличных денег в кассе на конец января составил 35 600 руб.;
кроме того, можно получать информацию по отдельным дням - допустим, 4 января в кассу было получено с расчетного счета 100 000 руб., была выдана заработная плата (например, аванс за декабрь) в сумме 90 000 руб., а также выдано под отчет (например, на командировочные расходы) 8000 руб.
и т. д.
Очевидно, что такое представление бухгалтерской информации облегчает поиск ошибок (ведь вы всегда сможете проверить правильность отражения суммы в корреспондирующем счете - например, проверить, наличествует ли сумма 100 000 руб., датированная четвертым января, в кредите счета 51 в корреспонденции со счетом 50, и т. д.), позволяет анализировать произведенные операции...
Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, называются учетные регистры.
Понятие об учетных регистрах
«Записать операцию на счетах» означает отразить ее содержание в определенных бухгалтерских книгах, карточках или листах. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяет его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Они ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Иными словами, учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования, которые служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Классификация учетных регистров
Учетные регистры группируются по ряду признаков (рисунок 44).
Регистры хронологического учета предназначены для регистрации операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию).
Регистры1 систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, они подразделяются на:
• систематические регистры синтетического учета - предназначены для систематизации информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении (например, оборотная ведомость по синтетическим счетам);

Рисунок 44.
Классификация регистров бухгалтерского учета
• систематические регистры аналитического учета - отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов (например, карточки складского учета материалов).
Комбинированные регистры - это регистры, сочетающие хронологическую и систематическую запись, или объединяющие синтетические и аналитические счета (например, журналы-ордера).
Существуют также особые регистры, занимающие промежуточное по-ложение между первичными документами и учетными регистрами:
накопительные ведомости - используются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйст-венным операциям или объектам бухгалтерского учета;
группировочные ведомости - применяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета, в отличие от накопительных данные ведомости отражают только ме-сячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.
Исходя из внешнего вида бухгалтерские регистры можно также разделить на несколько разновидностей.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером (на последней странице книг указывается число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица, при этом в некоторых книгах листы прошнуровывают и опечатывают). Как правило, книги имеют двустороннее строение: одна сторона отводится для дебетовых, а другая - для кредитовых записей. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги используются для учета массовых операций. Примером является кассовая книга.
Свободные листы применяются в качестве учетных регистров д ля всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал). Хранятся они в папках-регистраторах.
Карточки по существу являются разновидностью свободных листов, изготавливаемых типографским способом на плотной бумаге и приспособленных для хранения в ящиках и картотеках. Для обеспечения их сохранности карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение. По форме карточки бывают двух видов.
Карточки контокоррентной формы - используются для учета по счетам расчетов и денежных средств, ведутся только в денежном выражении.
Карточки количественной формы - ведутся для учета товарно-мате-риальных ценностей на складе только в количественном выражении.
Записи в учетные регистры производят вручную и на машинах линейным или шахматным способом:
в первом случае дебетовые и кредитовые записи делаются на одной строке;
во втором случае сумма по хозяйственной операции записывается лишь один раз, но одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов.
Записи в регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими и разборчивыми.
После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают отметку для облегчения проверки правильности разноски.
По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров сверяют (путем составления оборотных ведомостей).
После утверждения годовой отчетности учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
3.7.4. Если в регистры закралась ошибка...
При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки, которые должны быть выявлены и исправлены: при большом количестве записей в регистрах для обнаружения ошибок используется сплошная проверка (пунктировка) записей - она состоит в том, что все записи в регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами и другими регистрами, в которых отражены те же операции, перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие нет;
для выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета производят выборку - выбирают суммы из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета, под-считывают итоги выборки и сверяют с данными синтетического счета;
при неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра проводок и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.
После того как ошибки найдены, производят их исправление. Способ исправления зависит от характера ошибок.
Для исправления ошибок в документах до подведения итогов в них при-меняется корректурный способ,, при котором исправление производится путем зачеркивания неправильных записей одной чертой и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой, что и на что исправлено;
Ошибки, допущенные при составлении проводок и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются двумя способами в зависимости от их последствий.
В случае, если корреспонденция счетов составлена правильно, но запись сделана на меньшую сумму, применяется способ дополнительных проводок, при котором составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной.
Пример 43
По операции «Отпущены в производство материалы на сумму 5500 руб.» бухгалтер составил проводку ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 10 «Материалы»
Однако он по ошибке записал на счетах в регистрах бухгалтерского учета сумму 5000 руб.
В этом случае необходимо провести исправление - дописать 500 руб. в те же счета, т.е. составить дополнительную проводку
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 на сумму 500 руб.
Использование метода дополнительной проводки позволит нам
получить на бухгалтерских счетах следующее: Дт Счет 20 Кг Дт Счет 10 Кг 5000 500 5000 500 Об. Д 5 500 Об. К. 0500
Рисунок 45. Порядок исправления ошибки методом дополнительной записи
Если же корреспонденция счетов составлена неправильно, или при правильной корреспонденции запись сделана на большую сумму, применяется метод красное сторно, при котором составляются две проводки:
неправильная запись повторяется в обоих регистрах красными чернилами, что означает вычитание (сторнирование, или уничтожение записи);
затем делается правильная запись - дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.
Рассмотрим обе ситуации на практических примерах. Начнем со случая, когда бухгалтер составил правильную проводку, но по ошибке записал на счетах не ту сумму, которая соответствует документам, а больше.
Пример 44
Предположим, что по операции «Отпущены в производство материалы на сумму 5500 рублей» бухгалтер составил проводку ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 10 «Материалы».
Но при этом по ошибке он записал на счетах в регистрах бухгал-терского учета неправильную сумму 55 000 рублей.
В этом случае тоже необходимо провести исправление, но теперь следует уменьшить сумму, отраженную на счетах.
Для этого воспользуемся методом красного сторно: повторим красными чернилами неправильную запись: ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 на сумму 55 000 руб.
А затем сделаем правильную запись:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 на сумму 5500 руб.
При подсчете оборотов не забудем, что сумма, написанная красными чернилами (в нашем случае - сумма, обведенная в рамочку) вычитается, т.е. расчет оборотов будет следующий: 55 000 - 55 000 + 5500 = 5500 руб.
В итоге на бухгалтерских счетах будет отражено следующее:
Дт Счет 20 Кт Дт Счет 10 Кг 55 000 55000
5000 55 000 55000
5000 Об. Д 0500 Об. К. 5000 Рисунок 46. Порядок исправления ошибки методом красное сторно
А теперь рассмотрим пример, когда бухгалтер ошибся в корреспонденции счетов.
Пример 45
По операции «Выдано из кассы под отчет работнику 2000 руб.» бухгалтер ошибочно составил проводку ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 50 «Касса».
Однако при этом он записал на счетах в регистрах правильную сумму 2000 руб.
В данной ситуации тоже необходимо провести исправление, но теперь следует убрать 2000 руб. из регистра по счету 70 и занести их в регистр по счету 71.
Для этого воспользуется методом красного сторно:
сначала повторим красными чернилами неправильную запись на сумму 2000 руб.
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
а затем сделаем правильную запись на сумму 2000 руб.: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
При подсчете оборотов не забудем, что сумма, написанная красными чернилами (в нашем случае обведенная в рамочку) вычитается. При отражении операций на счетах получим следующее: Дт Счет 70 Кт Дт Счет 71 Кт Дт Счет 50 Кт 2000 2000 2000 2000 2000
2000 Об. Д 0 Об. Д. 0000 Об. К. 2000 Рисунок 47. Порядок исправления ошибки методом красное сторно
В итоге получаем правильную сумму и корреспонденцию - Дт 71 Кт 50 - на правильную сумму 2000 руб., а неправильная запись по счету 70 аннулирована.
Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.
Пример 46
Если организация ведет учет материалов по учетным ценам, и фактическая себестоимость материалов за период окажется меньше учетной, она должна будет скорректировать сумму затрат на произ-водство продукции на сумму экономии по материалам, которая будет отражена методом красного сторно.
Аналогичным образом, если текущий учет выпускаемой продукции осуществляется по учетной себестоимости, а фактическая себестоимость продукции, определенная по завершении месяца, окажется ниже учетной, необходимо будет произвести корректировку стоимости оприходованной продукции, доведя ее до фактической.
Обратите внимание на то, что в подобных ситуациях сторнируется не вся сумма, а только разница между фактической и учетной се-бестоимостью.
Допустим, предприятие за месяц выпустило 1 000 единиц продукции, учетная (плановая) себестоимость которой составляла 100 руб. Фактические затраты по производству продукции за месяц составили: материалы - 50 000 руб., заработная плата с отчислениями - 35 000 руб., накладные расходы - 10 000 руб. Таким образом, фактическая производственная себестоимость продукции составила 95 000 руб., т.е. предприятие сэкономило 5000 руб., которые должны быть сторнированы (данная сумма называется «калькуляционная разница»).
Использование метода дополнительной проводки позволит нам получить на бухгалтерских счетах следующее: Дт
Кт
Дт
Счет 43
Кт
Счет 20 50 000 35 000 10 000
100 000 5000
100 000 5 000
Об. Д 95000
Об. Д 95 000 Об. К. 95000 Рисунок 48. Порядок применения метода «красное сторно» при отражении калькуляционной разницы
Отметим, что при хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Согласно Закону «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета, как и содержание внутренней бухгалтерской отчетности, является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, со-держащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну, а за ее разглашение они несут ответственность.
3.7.5. Выбираем форму бухгалтерского учета
На каждом предприятии используется большое количество учетных регистров синтетического и аналитического учета, поскольку каждое предприятие открывает большое количество синтетических и аналитических счетов.
Следовательно, при отражении операций на счетах бухгалтеру приходится делать записи одновременно в нескольких учетных регистрах. Поэтому для обеспечения правильности отражения операций должен существовать определенный порядок осуществления записей в регистрах.
Такой порядок, как и сама совокупность применяемых в конкретной организации регистров, определяется формой бухгалтерского учета, принятой в данной организации.
Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.
Иными словами, форма бухгалтерского учета - это определенная система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в регистрах.
Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:
виды применяемых регистров и взаимосвязь между ними;
последовательность и способы записи в них;
применение средств вычислительной техники.
В настоящее время на практике могут применяться четыре формы бухгалтерского учета.
Мемориально-ордерная форма возникла в России в 30-е годы XX века, и в настоящее время она применяется крайне редко.
Основным учетным регистром в данной форме является мемориальный ордер - документ бухгалтерского оформления, в котором указываются проводки по хозяйственным операциям.
Пример 47
Предположим, что предприятие применяет мемориально-ордерную форму учета, и бухгалтер начисляет заработную плату.
На основании ведомости распределения заработной платы по на-правлениям затрат он составит мемориальный ордер следующей формы (таблица 70).
Таблица 70
Мемориальный ордер № 10 за август20 хх г. Основание (ссылка на документ) По дебету счета По кредиту счета Сумма Ведомость распределения заработной 20 70 85 000 платы по направлениям затрат № 10 25 70 61 000 26 70 85 000 Итого 231 000
За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составлять только один ордер в месяц на каждую группу однородных операций.
Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему и хранятся вместе с ним. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров, который по сути является хронологическим регистром синтетического учета. Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам.
Пример 47 (продолжение)
После составления мемориального ордера № 10 бухгалтер из нашего примера должен перенести его данные в регистрационный журнал (наряду с показателями других мемориальных ордеров)- например, так, как показано в таблице 71.
Таблица 71
Регистрационный журнал за август 20 хх г. Порядковые номера мемориальных ордеров Дата составления ордеров Сумма 1. 2. 10. 231000 Итого
Составленные проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является систематическим регистром синтетического учета.
В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист; в левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые, записи производятся по шахматному принципу (с указанием корреспонденции счетов. Отметим, что при мемориально-ордерной форме в Главной книге отражаются только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится).
Пример 47 (продолжение)
После составления мемориального ордера № 10 и его регистрации в журнале бухгалтеру необходимо перенести сведения из мемориального ордера в Главную книгу в счета 20, 25, 26. Это будет выглядеть так, как представлено в таблицах 72-75. Главная книга Дебет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит Дата Номер мемор. ордера С кредита счетов Итого
по дебету Дата Номер мемор. ордера В дебет счетов Итого по кредиту 50 20 25 26 10 85000 61000 85000 231 ООО Итого за август Итого за август 85000 61000 85000 231 ООО
^ g Таблица 73
оо g. Главная книга Дебет по счету 20 «Основное производство» Кредит Дата Номер мемор. ордера С кредита счетов Итого
по дебету Дата Номер мемор. ордера В дебет счетов Итого по кредиту 70 10 69 43 90 10 85000 Итого за август 85000 Итого за август Главная книга Дебет по счету 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит Дата Номер С кредита счетов Итого Дата Номер В дебет счетов Итого по мемор. 70 10 69 по мемор. 43 90 кредиту ордера дебету ордера 10 61000 Итого за август 61000 Итого за август
^ g Таблица 75
чо g. Главная книга Дебет по счет) 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит Дата Номер мемор. ордера С кредита счетов Итого
по дебету Дата Номер мемор. ордера В дебет счетов Итого по кредиту 70 10 69 43 90 10 85 000 Итого за август 85000 Итого за август На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций.
На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляется бухгалтерский баланс.
Аналитический учет ведется подобно синтетическому в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Общий порядок составления учетных регистров при мемориально-ордерной форме можно представить в виде следующей схемы (рисунок 49):

Рисунок 49. Схема записей в учетных регистрах при мемориально-ордерной форме учета
Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» за август20 хх г. № строки Дата выписки С кредита счета 50 в дебет счетов Итого по кредиту 51 70 71 1 01.08 1000 1000 2 02.08 6000 1000 7000 Итого 1000 6000 1000 8000 Таблица 77
Ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса» за август 20 хх г. (оборотная сторона
журнала-ордера № 1) Сальдо на начало месяца по Главной книге 2000 руб. 00 коп. № строки Дата выписки В дебет счета 50 с кредита счетов Итого по дебету 51 62 71 1 01.08 200 200 2 02.08 6000 2000 8000 Итого 6000 2000 200 8200 Сальдо на конец месяца 2200 руб. 00 коп. Мемориально-ордерная форма учета имеет ряд преимуществ по сравнению с другими формами учета:
регистры и техника записи в них несложны;
сверка данных журнала регистрации ордеров и оборотной ведомости по синтетическим счетам позволяет устранять ошибки и обеспечивает полноту отражения операций;
возможно разделение труда между квалифицированными и менее ква-лифицированными работниками;
форма может применяться на предприятиях всех отраслей хозяйства.
Вместе с тем данная форма имеет и ряд существенных недостатков, среди которых можно выделить:
трудоемкость учета, вызываемая многократным дублированием одних и тех же записей в различные регистры, что увеличивает объем работ и ве-роятность допуска ошибок;
отрыв и отставание аналитического учета от синтетического;
сложность составления отчетности, так как не все регистры приспо-соблены к ее составлению;
значительный объем работ приходится на конец месяца (начало следующего месяца);
форма предполагает использование ручного труда.
Журнально-ордерная форма явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов ХХ века. С января 1960 года применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей.
Основными регистрами являются журналы-ордера - регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические, а также синтетиче-ские и аналитические формы записей.
Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные из них сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.
Журналы-ордера имеют постоянные номера и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Они построены по кредитовому принципу, в них заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность ошибок. - Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы.
Журналы-ордера первой группы используются для учета денежных средств и состоят из двух частей:
собственно журнал-ордер, в котором регистрируются кредитовые обороты по счету,
вспомогательная ведомость, отражающая дебетовые обороты и составляемая в целях дополнительного контроля за движением средств.
Пример 48
Бухгалтер предприятия, осуществляющего учет по журнально- ордерной форме, отразит операции по движению наличных денежных средств в журнале-ордере № 1 (таблица 76) и ведомости № 1 (таблица 77) (см. стр. 231)
Анализируя полученные записи бухгалтер может рассказать следующее:
в начале месяца в кассе было 2000 руб., а в конце августа - 2200 руб.;
всего за месяц в кассу поступило 8200 руб., из них 6000 руб. было снято с расчетного счета, 2000 руб. было внесено наличными покупателями продукции и 200 руб. было возвращено в кассу подотчетным лицом (1 августа);
за месяц было выдано из кассы 8000 руб., из них 6000 руб. - заработная плата работников, 1 000 руб. - подотчетным лицам и 1000 руб. была сдана в банк.
Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и другими контрагентами.
Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним карточки аналитического учета и делать сверку между ними.
Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т.е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии.
На каждого дебитора или кредитора по каждому счету (по каждой подотчетной сумме) отводится одна строка, в которой указывается наименование дебитора или кредитора, сумма долга и делаются отметки о его погашении.
Пример 49
Отражая операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками в журнально-ордерной форме учета, бухгалтер составит записи, представленные в таблице 78 (см. стр. 235).
Анализируя полученные данные, бухгалтер может сказать, что:
задолженность предприятия перед поставщиками и подрядчиками за август увеличилась на 265 000 руб.,
при этом от поставщиков поступили материалы на 80 000 руб. (с которых необходимо также уплатить поставщику НДС в сумме 8000 руб.),
подрядчиками были выполнены строительные работы в сумме 90 000 руб. и ремонтные работы в сумме 10 000 руб., НДС по данным операциям составил 18 000 руб.,
кроме того, было получено оборудование на сумму 50 000 руб. плюс 10 000 руб. НДС;
за август была погашена задолженность перед двумя поставщиками - ЗАО «Металлист» за поставленные материалы с расчетного счета и ОАО «Стройсервис» за выполненные работы, вероятно, с аккредитива или расчетным чеком;
всего за месяц поставщикам было выплачено 206 000 руб.
Пример 50
Отражая операции по расчетам с подотчетными лицами в жур- нально-ордерной форме учета, бухгалтер составит записи, представленные в таблице 79 (см. стр. 235).
Анализируя произведенные записи, бухгалтер может отметить, что:
расчеты с Сидоровым А.П. в августе были завершены;
Петров Д.А. остался должен 1100 руб., поскольку ему было выдано 10 000 руб., а он фактически потратил только 8900 руб.;
а вот Иванов И.М. потратил на приобретение материалов на 780 руб. больше, чем ему было выдано (т.е. доплатил за материалы из своих личных денег), поэтому предприятие обязано компенсировать данный перерасход,
однако до конца августа это сделано не было, и предприятие осталось должно Иванову И.М. 780 руб;
в результате на счете 71 сложилось двойное (развернутое) сальдо - 1100 рублей по дебету и 780 руб. по кредиту, отражающее два разных вида задолженности. Таблица 78
Журнал-ордер № б по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за август 20 хх г. № № счета- факту- ры Наименован ие поставщика № при-ходного доку-мента С кредита счета 60 в дебет счетов Итого по кредиту сч. 60 Отметка об оплате 08 10 19 20 Дата Кт счета Сумма 7 165 ЗАО «Металлист» 100 80 000 8000 88000 10.08 51 88000 208 OA О «Стройсер- вис» 95 90000 18000 10000 118 000 15.08 55 118000 111 ЗАО «КМЗ» 108 50000 9000 59000 Итого 140000 80000 35000 10000 265000 206000
to 5 Таблица 79
У! {§¦ Журнал-ордер № 7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за август 20 хх г. № п/п ФИО Сальдо на начало В дебет счета 71 с кредита счетов Дата и № аван-сового отчета Ут-верж-денная
сумма С кредита счета 71 в дебет счетов Сальдо на конец 26 10 19 50 Дебет Кредит Дебет Кредит 50 1 Сидоров А.П. 15000 115 14200 13 000 1200 800 2 Иванов И.М. 24 000 116 24780 21000 3780 780 3 Петров Д.А. 10000 117 8900 8000 900 1100 Итого 15000 34000 47880 21000 21000 5880 800 1100 780 - Журналы-ордера третьей группы предназначены для учета затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке, при этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали (в подлежащем таблицы), а кредитуемые - по вертикали (в сказуемом) регистра.
Примером такого регистра является журнал-ордер № 10, в котором записываются только итоговые суммы за месяц для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции, к нему ведутся вспомогательные накопительные ведомости № 12 для учета затрат по цехам (счета 20, 25), № 15 по счетам 26, 97, 96.
Пример 51
Отражая операции по учету затрат в журнально-ордерной форме, бухгалтер составит журнал-ордер № 10 следующей формы (таблица 80) (см. стр. 237):
Анализируя полученный учетный регистр, бухгалтер может сказать следующее:
в течение августа в производстве было использовано материалов на общую сумму 15 600 тыс. руб., из них на 12 000 тыс. руб. в основном производстве, на 2300 тыс. руб. во вспомогательном производстве, на 600 тыс. руб. на цеховые нужды и на 700 тыс. руб. на заводские нужды;
общий фонд заработной платы за месяц составил 9066 тыс. руб., в т.ч. 7000 тыс. руб. - производственным рабочим, 866 тыс. руб. - рабочим вспомогательного цеха, 400 тыс. руб. - цеховому персоналу и 800 тыс. руб. - заводскому персоналу;
общая сумма отчислений на социальное страхование составила 2357 тыс. руб.;
общая сумма амортизации составила 800 тыс. руб., в т.ч. 200 тыс. руб. - по оборудованию и помещениям вспомогательных цехов, 500 тыс. руб. - по основным средствам цехов основного производства и 100 тыс. руб. - по основным средствам общехозяйственного назначения;
затраты вспомогательного производства составили 3591 тыс. руб., при этом вспомогательный цех оказал услуги основным цехам на сумму 2291 тыс. руб. и заводским службам на сумму 1300 тыс. руб.;
общепроизводственные (цеховые) расходы составили 3895 тыс. руб. и были распределены между изделиями А и Б в пропорции 1669 и 2226 тыс. руб.;
общехозяйственные расходы составили 3108 тыс. руб. и были также распределены между изделиями А и Б в пропорции 1332 и 1776 тыс. руб.; Таблица 80 кредита счетов
В дебет 02 10 70 69 23 20 25 26 итого 25 500 600 400 104 2291 X - - 3895 23 200 2300 866 225 - X - - 3591 20-А 5400 3000 780 - - 1669 1332 12 181 20-Б 6600 4000 1040 - - 2226 1776 15642 26 100 700 800 208 1300 - - - 3108 Всего по экон. элементам 800 15600 9066 2357 X X X X 27823 Комплексных расходов X X X X 3591 - 4053 3208 10594 Журнал-ордер № 10 за август 20 хх г (раздел I. Затраты на производство, тыс. руб.)

- в результате затраты на производство изделия А за месяц составили 12 181 тыс. руб., а затраты на производство изделия Б- 15 642 тыс. руб.
В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут составляться разработочные таблицы, где производят различные расчеты; данные таблиц используются для записей в ведомости и журналы-ордера.
В конце каждого месяца итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года (таблица 81) (см. стр. 239). Ддя каждого синтетического счета отводится отдельная страница. Главная книга строится по дебетовому признаку: в нее переносятся дебетовые обороты из разных журналов-ордеров, затем подсчитывается общий оборот по дебету каждого счета; кредитовые обороты переносятся из журналов-ордеров общей суммой. По каждому счету показываются остатки на начало и ко-нец месяца.
Правильность записей проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам: суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны.
На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс. Данные накопительных ведомостей, журналов-ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок.
Порядок записей в регистрах при журнально-ордерной форме можно представить в виде схемы (рисунок 50):

Рисунок 50. Схема записей в учетных регистрах при журнально-ордерной форме учета www.rosbuh.ruwww.rosbuh.ruwww.rosbuh.ru
Вид одного разворота листа Главной книги Счет Месяц Обороты по дебету счета с кредита счетов Итого по кредиту Сальдо № по журналу -ордеру № № по журналу -ордеру № № по журналу -ордеру № № по журналу -ордеру № № по журналу -ордеру № № по журналу -ордеру № Итого
по дебету дебет кредит Остаток на 01.01 Январь Февраль Итого
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета имеет ряд существенных преимуществ:
уменьшается объем работ в связи с ликвидацией регистрационного журнала мемориальных ордеров и многих карточек аналитического учета за счет совмещения синтетического и аналитического учета и объединения систематической записи с хронологической;
сокращается количество записей благодаря более рациональному построению регистров:
в журналы-ордера заносятся только кредитовые записи по синтетическим счетам, а операции, по которым счет дебетуется, будут отражены в Главной книге - таким образом исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам;
месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета;
облегчается составление отчетности, поскольку в журналах-ордерах производится отражение операций в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности;
улучшается увязка синтетического и аналитического учета;
создаются условия для разделения учетного труда и его равномерности.
Однако данная форма не лишена недостатков, основным из которых является сложность и громоздкость построения основных регистров - журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных.
Упрощенная форма учета «Журнал - Главная книга» - по своей сути данная форма является разновидностью мемориально-ордерной формы, рассчитанной на малые предприятия с количеством синтетических счетов 20-25, совершающие до 100 операций в месяц. Министерство финансов РФ рекомендовало для ведения бухгалтерского учета на малом предприятии специальные учетные регистры упрощенной формы - девять ведомостей, по сути являющихся мемориальными ордерами. Кроме того, малые предприятия могут использовать простую форму учета, при которой ведутся только Книга учета хозяйственных операций (К-1) и ведомость учета оплаты труда (В-8).
При упрощенной форме на основании первичных документов или накопительных ведомостей составляются мемориальные ордера (предусмотрено ведение девяти ведомостей, охватывающих учет основных объектов и операций).
Главное отличие от мемориально-ордерной формы заключается в том, что составляется комбинированный регистр Журнал - Главная книга
(таблица 82), в котором хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.
По внешнему виду Журнал - Главная книга представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала (журнала регистрации хозяйственных операций), а другая сторона предназначается для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов.
Регистр содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам, а составлять баланс непосредственно по данным Журнала - Главной книги. Аналитический учет при данной форме ведется в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяются с данными Журнала - Главной книги.
Достоинством формы является сочетание в одном регистре хронологических и синтетических записей, а также простота регистра. Однако при большом количестве счетов Журнал - Главная книга становится громоздкой, что приводит к ошибкам.
Таблица 82
Внешний вид Книги учета хозяйственных операций (форма № К-1) Регистрация операций Наличие и движение средств предприятия № Дата и № документа Содержание операции Сумма Счета бухгалтерского учета 01 02 10 20 50 51 60 68 69 70 71 те
vo ф
д кредит дебет кредит дебет кредит дебет кредит дебет кредит дебет кредит те
vo ф
д кредит дебет кредит те
vo ф
д кредит дебет кредит те
vo ф
д кредит дебет кредит Итого
Порядок записей в регистрах при упрощенной форме можно представить в виде схемы (см. рис. 51 на стр. 242):
Автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ и прикладных бухгалтерских программ. Основные черты данной формы заключаются в следующем: •
Рисунок 51. Схема записей в учетных регистрах при упрощенной форме бухгалтерского учета
полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
использование кроме обычных носителей бухгалтерской информации машинных носителей (магнитных лент и дисков);
интеграция учета на основе однократного ввода и многократного ис-пользования первичной информации;
осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;
автоматизация логических операций бухгалтерского учета;
решение задач бухгалтерского учета в двух режимах: регламентном и запросном;
получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;
возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.
В настоящее время автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться, на рынке постоянно появляются новые прикладные компьютерные программы по бухгалтерскому учету.
Стремительное развитие автоматизированной формы объясняется прежде всего тем, что ее использование имеет целый ряд преимуществ, прежде всего следующих:
применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
возможность выдачи информации по запросу;
высвобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитической функции.
<< | >>
Источник: Н.Н. Шишкоедова. БУХУЧЕТ ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ: КАК НАУЧИТЬСЯ СОСТАВЛЯТЬ ПРОВОДКИ. 2010

Еще по теме 3.7. Некоторые технические подробности:

  1. 2. НЕКОТОРЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ
  2. Интервью с потенциальным клиентом — подробный план
  3. ПОДРОБНЕЕ О ГРАФИКАХ «КРЕСТИКИ-НОЛИКИ
  4. ПОДРОБНЕЕ О СТОХАСТИКЕ И ОТНОСИТЕЛЬНОЙ СИЛЕ
  5. А теперь подробно об этапе «Знакомство
  6. Продающий текст к коучингу — подробный план
  7. КОНКРЕТНЫЕ СПОСОБЫМИНИМИЗАЦИИ НАЛОГОВОЙНАГРУЗКИ В ПОДРОБНОМ ИЗЛОЖЕНИИ
  8. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПЛЕНУМА ВЕРХОВНОГО СУДА СССР от 26 апреля 1984 г. № 2О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при применении Указов Президиума Верховного Совета СССР от 26 июля 1982 г.«О дальнейшем совершенствовании уголовного и исправительно-трудового законодательства» и от 15 октября 1982 г.«О Внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты СССР
  9. ТЕХНИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
  10. 72. ТЕХНИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
  11. ДРУГИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА
  12. 54.3. ШКОЛА ТЕХНИЧЕСКОГО АНАЛИЗА
  13. Некоторые проблемы имеются...
  14. технические приемы