<<
>>

1.3. Оформление электронных таблиц

В большинстве случаев кроме правильных вычислений, электронные таблицы должны иметь определенный вид, что достигается с помощью средств оформления таблиц, имеющихся в Excel. Оформление в Excel похоже на оформление в широко распространенном текстовом редакторе Word. Вы можете менять оформление самостоятельно или выбрать один из готовых вариантов, предлагаемых программой.

1.3.1. Форматирование листов

Перед тем, как рассматривать различные варианты оформления таблицы, обратим внимание на то, что все настройки оформления ячеек, такие,

как вид и начертание шрифта, а также все варианты форматирования, применяются только к активной ячейке.

После завершения ввода информации в эту ячейку, все параметры форматирования устанавливаются в состояние, принятое по умолчанию. Чтобы оформить несколько ячеек, их нужно сначала выделить.

Чтобы сделать информацию в ячейке непохожей на другие ячейки, проще всего изменить шрифт. Шрифтом называют набор изображений всех букв, цифр и специальных символов, и, меняя вид шрифта, можно значительно изменить внешний вид документа. На панели инструментов программы есть ряд кнопок для выбора шрифта для текста, чисел и формул.

В открывающемся списке AnalCyr * ,

АГВІСУГ jj,

i?a_FuturaRoundDQmp _-*

I*

aowiia

Wi

¦» AGOpus ї Л He ці» Bl in- Ariel

Artal Slick

Anal Maury*

Arromi .'пшЁн

МЬір

і a AvantGarde »I

расположенном в панели инструментов форматирования, отображается название текущего используе-мого шрифта. Нажмите кнопку расположенную справа от названия шрифта, и будет показан список всех доступных шрифтов (Рис. 1.31).

Рис. 1.31. Список шрифтов

Многие программы устанавливают на ваш компьютер дополнительные шрифты, поэтому состав списка шрифтов может быть различным на разных компьютерах. Название шрифта в списке написано с помощью этого шрифта, вы можете увидеть, как будут выглядеть символы, если вы выберете этот шрифт.

2-5458

По умолчанию для заполнения таблицы используется шрифтЛп'я/, но вы можете выбрать любой другой из имеющихся шрифтов. Чтобы изменить начертание уже введенных данных, следует выделить требуемую ячейку или группу ячеек, а затем выбрать шрифт из списка на панели инструментов. При вводе новой информации шрифтом, отличающимся от принятого по умолчанию, вам следует сделать требуемую ячейку активной, затем выбрать нужный шрифт из списка. Потом вы можете начинать ввод информации в ячейку.

По умолчанию используется размер символов, равный 10 пунктам. Вы можете указать другой размер символов, как для вновь вводимой информации, так и для введенной ранее информации. Размер символов выбранного шрифта выбирается из открывающегося списка ю - на панели инструментов форматирования. Текущий размер отображается на панели, а справа находится кнопка для открытия списка.

Если вам нужно изменить размер символов уже введенной информации, выделите ячейки и нажмите кнопку в составной кнопке ю , и рядом появится список возможных размеров. Выберите нужный размер в списке, и вид информации в выделенных ячейках изменится. Если нужно вводить новую информацию в ячейку, выберите ячейку или группу ячеек, откройте список размеров, выберите нужный размер и начинайте вводить информацию.

Для оформления ячеек можно использовать различное начертание одного и того же шрифта, например, обычное начертание, полужирное начертание, курсив и подчеркивание.

Выбор начертания осуществляется нажатием кнопок на панели инструментов форматирования. Выделите ячейку или группу ячеек и нажмите . Если в ячейках уже введена информация, она будет отображаться полужирным шрифтом. Если вы вводите новую информацию, она будет введена сразу полужирным шрифтом. Если нажать кнопку в дополнение к полужирному начертанию информация будет отображаться еще и курсивом. Если нажать кнопку Ч, символы станут подчеркнутыми. Таким образом, кнопки $ и можно использовать независимо друг от друга и нажимать их в любой комбинации. После того, как вы нажмете одну из этих кнопок, она останется в нажатом состоянии, и вся последующая информация будет вводиться с учетом выбранного режима начертания символов. Повторное нажатие кнопки отменит выбранное начертание, и кнопка будет отжата. Вы можете отформатировать разным способом части текста в ячейке. Для этого нужно выделить фрагмент текста в активной после чего изменить форматирование. Еще одним способом оформления информации в ячейках является ее выравнивание. По умолчанию, различная информация выравнивается по-разному. Например, текст выравнивается по левому краю, а числа — по правому. Вы можете изменить выравнивание информации в ячейках по своему вкусу. Для выравнивания информации в ячейках предназначено несколько кнопок на панели инструментов форматирования. Выделите ячейку или группу ячеек и нажмите кнопку Информация в ячейках будет выровнена по левому краю ячейки. Если нажать кнопку информация будет выровнена по правому краю ячейки. Нажав кнопку вы выровняете информацию по центру ячейки.

А Щв А І 8 і С 1 Информация 1 Информация Рис. 1.32. Объединение ячеек

Вы можете объединить несколько ячеек и выровнять информацию в них. Введите информацию в ячейку (Рис. 1.32, слева), а затем выделите несколько смежных ячеек, включая ячейку с информацией, и нажмите кнопку ЦЁ| Выделенные ячейки будут объединены в одну ячейку, а информация в них будет выровнена по центру (Рис. 1.32, справа).

Не все операции по форматированию можно выполнить из панели инструментов. Полностью возможности по выравниванию и расположению текста, можно реализовать с помощью заполнения полей в специальных диалогах настройки форматирования. Выделите ячейку или группу ячеек, а затем выберите команду меню Формат Ячейки. Можно также после выделения ячеек щелкнуть на них правой кнопкой мыши и в появившемся вспомогательном меню выбрать команду Формат ячеек. В любом случае появится диалог настройки форматирования ячеек. Щелкните мышью на ярлычке Выравнивание, чтобы перейти на одноименную вкладку (Рис. 1.33).

В данном диалоге вы можете настроить расположение информации в ячейках. Группа элементов управления Выравнивание содержит открывающиеся списки для выравнивания по горизонтали и вертикали, а также поле ввода для задания отступа информации от границы ячейки. В открывающихся списках вы можете выбрать выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру, по выделенной области и так

Ifeo і ВйрзШаЭНме : \ шрифт | ГрЗКЯЦЗ \ -;¦::", ' П,^':; : BWpaeMwatffle— сліингшли

по торизенг.^

Г"

3

г „. .

Отображение - - по

Г~ іатойойбор ширины Г іфединігиие дчігїк Направление текста направление текста: |лО К0ИТв*С»7

"3

^J CnntBli

т

Выбрав выравнивание по значению в списке по горизонтали, вы установите выравнивание в зависимости от типа информации в ячейке. Напомним, что текст выравнивается по левому краю, а числа — по правому, а логические значения выравниваются по центру ячейки.

Выбрав вырав-нивание по центру, вы установите данные в ячейке строго по ее центру, вне зависимости от типа данных. Если вы выберете выравнивание по левому краю или по правому краю, станет доступным поле ввода отступ. В этом поле нужно ввести значение отступа, которое задается в знаках. Меняя вели-чину отступа, вы можете подобрать нужное вам положение данных в ячейке.

Рис. 1.33. Настройка выравнивания

Если информация в ячейке больше, чем ширина столбца, выбрав выравнивание по ширине, вы сделаете так, что информация поместится в ячейке без изменения ее ширины. Чаще всего происходит изменение высоты ячейки и перенос части информации вниз. Выбрав выравнивание с заполнением, вы размножите содержимое ячейки так, что информация займет всю ячейку. Например, если в ячейке хранится число 123, то применив это выравнивание, вы увидите в ячейке 123123, хотя в действительности там хранится все то же число 123. Если вам нужно расположить информацию в центре группы ячеек, выделите группу ячеек и выберите выравнивание по центру выделения.

Так же вы можете настроить и выравнивание по вертикали. Выбрав в списке по вертикали выравнивание по нижнему краю, вы поместите информацию вдоль нижней границы ячейки. Выбрав выравнивание по вы разместите ин

формацию в середине ячейки, а, выбрав выравнивание по высоте, вы измените высоту ячейки так, чтобы вся информация помещалась в ячейку.

Группа элементов управления Отображение предназначена для дополнительного форматирования содержимого ячейки. Установив флажок переносить по словам, вы говорите программе, чтобы при вводе информации, выходящей за пределы ячейки, она переносилась на следующую строку этой же ячейки. Установка флажка автоподбор ширины уменьшает размер используемого шрифта так, чтобы информация помещалась в ячейке. Вы можете указать программе, что необходимо объединить смежные ячейки, если информация выходит за границы одной ячейки. Для этого нужно установить флажок объединение ячеек.

Группа элементов управления Ориентация служит для изменения ориентации данных в ячейке. По умолчанию, все слова и числа, помещенные в ячейку, расположены горизонтально (Рис. 1.34, слева). Чтобы расположить их вертикально (Рис. 1.34, в центре), следует щелкнуть мышью на вертикальной надписи Текст в группе элементов управления Ориентация.

Для поворота текста на произвольный угол в пределах девяноста градусов вверх и вниз от горизонтали (Рис. 1.34, справа), используют индикатор со словом Надпись. Чтобы установить угол поворота информации в ячейке следует щелкнуть мышью на точках, которые образуют полукруг вокруг слова Надпись. Это слово будет повернуто в то место, куда вы щелкнули мышью. Для точного указания угла поворота служит поле ввода со счетчиком, расположенное ниже индикатора. Щелкните мышью на этом поле и введите нужное значение угла поворота в градусах.

В открывающемся списке Направление текста, вы можете выбрать, как следует отображать текст. Можно указать отображение слева направо, справа налево или в зависимости от контекста. Чтобы применить новое форматирование, нажмите кнопку ОК. Диалог будет закрыт и внешний вид ячейки изменится.

Рис. 1.34. Если вы хотите, чтобы информация

Различное расположение информации в таблице легче воспринималась, лучше

¦ АВТО 11

выделять важные места цветом. Смотрите ли вы на таблицу на экране или печатаете ее на принтере, разноцветное оформление может существенно улучшить восприятие таблицы. Для цветового оформления таблиц на панели инструментов форматирования есть несколько кнопок.

Выделите ячейки, в которых вы хотите изменить цвет текста, и нажмите кнопку которая

расположена на панели инструментов правее ^ ^

кнопки . Под кнопкой появится список цветов

К — /О IW Выбор цвета

с образцами (Рис. 1.35).

Теперь вы можете выбрать любой цвет, щелкнув мышью на образце. При этом список цветов исчезнет, а выбранный вами цвет появится в нижней полосе кнопки и одновременно изменится цвет текста выделенных ячеек. Для изменения цвета уже введенных данных, выделите ячейки и нажмите кнопку на панели инструментов. Информация в выделенных ячейках изменит свой цвет. При вводе новых данных, также выделите ячейку и нажмите кнопку Теперь начинайте набор информации новым цветом. Не забывайте, что после завершения ввода, установки цвета сбрасываются, и в следующую ячейку информация будет вводиться цветом, принятым по умолчанию.

Кроме изменения цвета вводимой информации вы можете изменить и цвет фона, выбрав цвет заливки. Чтобы выбрать цвет заливки, нажмите кнопку Ў правее кнопки чтобы открыть список цветов с образцами (Рис. 1.35). На этот раз палитра используется для задания фона ячейки. По умолчанию заливка отсутствует. Щелкнув мышью на нужном вам образце цвета, вы выбираете его для заливки. После того, как цвет выбран, изменится фон выделенных ячеек. как для других операций оформления ячеек, действие кнопки заливки заканчивается после завершения операции ввода. То есть, если вы хотите изменить фон других ячеек, вам снова следует их выбрать и нажать кнопку

Чтобы использовать дополнительные возможности заливки, выделите ячейку или группу ячеек и затем выберите команду меню Формат Ячейки. Щелкните мышью на ярлычке Вид, чтобы открыть одноименную вкладку (Рис. 1.36, слева).

Большую часть диалога занимает палитра для выбора цвета заливки ячеек. Эта палитра также открывается при нажатии кнопки на панели инструментов. Однако дополнительно на данной вкладке имеется возможность создавать более сложные, чем одноцветные заливки. Кроме заливки однородным цветом, добавляется заливка с помощью различных узоров. Щелкните мышью на кнопке -vj в правой части открывающегося списка Узор, и будет открыта палитра с набором узоров (Рис. 1.36, справа). Вверху расположен набор вариантов узоров, а в нижней части диалога расположена палитра для выбора цвета узора. Щелчком мыши выбирается как узор, так и его цвет.

Цвет заливки ячеек и цвет узора — это разные цвета, и применяются они независимо друг от друга. Сочетание цвета заливки и цвета узора может давать ин- Чічло і выраыиынн» I Игртчгт j граница Вид j| зошита |

lit Нет цвета ; ¦ і

Авто

KIIISISI

я а • в ¦ ГВ.ЇІИЯВРЕІ Я

Sew: f

¦isixiik • ШС] - BB - и

ИВЁШШШИП1 ¦ SI t .

_QTHewa I

?С;

ав1 Puc. 1.36. Выбор цвета и узора

тересные цветовые эффекты при оформлении ячеек. В поле Образец вы можете наблюдать получающийся результат действия выбранной комбинации цвета и узора. Одновременно выбрать вид узора и его цвет нельзя. Вам придется сделать это в два приема: сначала выбрать узор, а затем, еще раз открыв список, выбрать цвет. В заключение, после того, как вариант заливки фона ячейки выбран, закройте диалог настройки формата, нажав кнопку ОК. Выделенные ячейки изменят свой внешний вид.

Когда вы видите таблицу на экране, ячейки разделены линиями сетки. Но при печати документов этой сетки в документе не будет. Чтобы визуально выделить часть ячеек таблицы, можно использовать обрамление с помощью специальных линий и заполнение ячеек узорами. Выделите ячейку, для которой вы хотите изменить обрамление, и нажмите кнопку расположенную правее кнопки Рядом с кнопкой появится вспомогательная панель с вариантами обрамления (Рис. 1.37).

Щелкнув мышью на нужном образце, вы не только измените обрамление выделенных ячеек, но и выберете его для работы. Выбранный вариант появляется внутри кнопки. В дальнейшем вам нужно выделить ячейку или группу ячеек, нажать кнопку и выбранный вами вариант

Рис. 1.37. Варианты обрамления

обрамления будет применен к ним. Выбрав команду Нарисовать границы, вы откроете вспомогательную панель инструментов Граница. С помощью инструментов этой панели вы можете рисовать границы ячеек прямо на экране. Можно выбирать режим рисования или стирания границ, толщину и стиль линии граниа также цвет линии.

Программа имеет гораздо больше вариантов обрамления, чем представлено среди образцов на панели инструментов. Выделите ячейку или группу ячеек и за- щррид—Ставши., «шин ¦¦¦¦¦¦¦¦

Чисто і выраени&анне | №

Выберите тип WiUM и с псмаиью мыши укажите, с *акій мктн Диапазона он .сгооенпн; внешней границе виго дчвпаМчо, ке границам ячий или (п дельномячейхе.

ffi! ш ay

тем выберите команду меню Формат Ячейки. Щелкните мышью на ярлычке Граница, чтобы открыть вкладку с полями настройки обрамления (Рис. 1.38).

Рис. 1.38. Настройка границ

В группе элементов управления Все расположены кнопки, с помощью которых можно выбрать вариант обрамления по всем сторонам ячейки. В группе элементов управления Отдельные расположено поле просмотра, а также кнопки для установки обрамления по отдельным сторонам ячейки. В поле просмотра вы видите получающийся результат обрамления. Список Линия позволяет выбрать один из вариантов границы ячейки. Это может

быть сплошная или пунктирная линия различной толщины. Дополнить картину обрамления ячейки можно, изменив его цвет с помощью открывающегося списка Цвет. Выбирая разные типы и цвета линий, вы должны нажимать и отжимать кнопки в диалоге, чтобы добавлять или удалять линии обрамления. После того, как обрамление ячейки настроено, нажмите кнопку чтобы закрыть диалог и применить настройки. Внешний вид выделенных ячеек изменится.

Чтобы не настраивать форматирование ячеек для каждой ячейки, можно скопировать форматирование одной ячейки в другую. Если вы хотите скопировать не содержимое ячейки, а ее оформление, следует выделить требуемую ячейку и нажать кнопку

на панели инструментов программы. Указатель мыши изменит форму на Теперь следует выделить ячейки, куда вы хотите скопировать оформление, и формат исходной ячейки будет скопирован в эти ячейки. Обратите внимание, что скопировано только оформление ячейки, а ее содержимое не будет скопировано.

Если вам требуется скопировать формат ячейки в несколько ячеек, после выделения исходной ячейки следует дважды щелкнуть мышью на кнопке При этом она останется нажатой. Щелкая мышью на нужных вам ячейках, вы переносите в них новый формат. Чтобы закончить копирование формата, еще раз нажмите кнопку -ф на панели инструментов. Кнопка будет отжата, и вы выйдете из режима копирования формата.

і многсинсрормации

много

Мн°го информации

Рис. 1.39. Изменение ширины столбца и высоты строкиПри создании нового рабочего листа все его столбцы имеют одинаковую ширину и, как вы уже видели, может возникнуть проблема с вводом больших чисел и длинного текста (Рис. 1.39, слева). В этом случае нужно изменить размер ячеек. В программе нельзя менять размер отдельных ячеек, однако можно изменить размер столбца или строки целиком. Для изменения ширины столбца подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца. Указатель изменит вид на Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемешайте указатель вправо. Правая граница столбца будет также перемещаться. После того, как весь текст поместится в ширину столбца, отпустите кнопку мыши, и ширина столбца изменится. (Рис, 1.39, в центре).

Высоту строки регулируют так же, как ширину столбца. Если подвести указатель мыши к нижнему краю заголовка строки, указатель изменит вид на Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещайте указатель вверх или вниз, тем самым, уменьшая или увеличивая высоту строки. После того, как вы отпустите кнопку мыши, высота строки будет изменена (Рис. 1.39, справа).

Так вы можете приблизительно установить нужные размеры ячеек таблицы, однако удобнее использовать автоматический подбор ширины и высоты ячеек. Необходимо подвести указатель мыши к соответствующей границе заголовка столбца или строки, чтобы указатель изменил форму на или . Затем дважды щелкните мышью, и размеры столбца или строки будут изменены так, чтобы информация поместилась в них полностью. Если вы выделите несколько столбцов или строк, то можно изменить их ширину и высоту одновременно. Для этого следует дважды щелкнуть на границе любого из выделенных столбцов или строк. Те же действия можно выполнить с помощью команды меню Формат Столбец Автоподбор ширины. Для автоматического изменения высоты строки следует выбрать команду меню Формат ^ Строка Автоподбор высоты.

Можно задать размеры строк и столбцов в специальных диалогах. Чтобы задать высоту строки, выберите команду меню Формат Строка. Появится вспомогательное меню, в котором вы можете выбрать команды форматирования такие, как изменение высоты строки вручную или автоматически, скрытие и отображение строк. Выберите команду вспомогательного меню Высота, и появится диалог настройки высоты (Рис. 1.40, слева).

В поле ввода Высота строки этого диалога можно изменить текущую высоту строки в миллиметрах. Если менять высоту не нужно, нажмите кнопку Отмена. В противном случае введите новое значение высоты и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.

Рис. 1.40. Настройка высоты строки и ширины столбца

Для задания ширины столбцов следует выбрать команду меню Формат Столбец. Будет открыто вспомогательное меню. Действия со столбцами аналогичны действиям со строками, только меняется не высота, а ширина столбца. Выберите команду вспомогательного меню Ширина, и будет открыт диалог настройки ширины (Рис. 1.40, справа). В поле ввода Ширина столбца следует ввести требуемое значение ширины в миллиметрах и нажать кнопку ОК, чтобы завершить ввод.

j ОК | Огкечв |

Рис. 1.41. Список скрытых листов

Можно настроить программу так, чтобы она не отображала некоторые листы рабочей книги. Выберите лист, который вы хотите скрыть, щелкнув мышью на его ярлычке в нижней части рабочего окна программы, и затем выберите команду меню Формат Лист ф Скрыть. Лист пропадет из рабочей книги. Если вы захотите снова отобразить скрытые листы, выберите команду меню Формат з?> Лист з?> Отобразить. Будет открыт диалог со списком скрытых листов (Рис. 1.41). Выберите в списке скрытых листов тот, который необходим и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Лист снова появится в рабочей книге.

В Excel есть несколько заранее определенных наборов оформления таблиц. Это могут быть, например, списки, деловые листы, финансовые документы. Удобнее воспользоваться готовыми вариантами оформления, чем создавать новые. Чтобы воспользоваться автоматическим форматированием, нужно вначале выделить ячейки, к которым нужно применить форматирование. После того, как ячейки выделены, выберите команду меню Формат э?> Автоформат. Появится диалог, содержащий различные готовые варианты форматирования (Рис. 1.42).

В этом диалоге в качестве образцов представлены имеющиеся в программе варианты оформления. Щелкнув мышью на варианте оформления, вы выберете его. Более того, вы можете использовать не все элементы оформления ячеек в выбранном образце, а только часть. Для этого нажмите кнопку Параметры. Внешний вид диалога изменится, и внизу появятся дополнительные элементы управления. Всего Ввели 7 5 !<* Запад В t 1 17 * j * гл Всего 31 і а во Іалад fctro

? Еф.Д -, 4 • 11 Ear • t »'" г* т 2 Востм ?р % 5р l|»t Эалад С t 1 17 Юг « 7 0 2* •Ч -ЧР Всею ВосИж .Гр 7р 5ф 10р Эотад 6 Щ 7 17 ШиН г-чОЗЫЙ 1 if выравнивание ;»' ширину и av-vi-vt

а»

фордацмсвп F7 вайиСбрасывая и устанавливая флажки в нижней части диалога, можно использовать всю схему форматирования или ее часть. При сбросе или установке флажков в окне с вариантами форматирования автоматически будут происходить соот-ветствующие изменения. После того, как вариант выбран, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог и применить вариант форматирования. Внешний вид выделенных заранее ячеек изменится в соответствии с выбранным вами вариантом.

Рис. 1.42. Выбор варианта формата

Сочетание нескольких видов форматирования, включающих, начертание и размер шрифта, его цвет, заливку ячеек и так далее,

Стиль . • т, . ¦¦ Ц HjjK СТИЛЯ: Стиль duwm?

[ї~ «МСЛО tftuvwuj її Оловда* От»*н» j F йырм»ван R щшфт ¦W HQ гпрюошйпі' (К) нижнему Kg)в Агіпйсуг JD W цїмса боэ рамо* P" VJOP" бег зятеимия Овиднянць., J P здщнта мб покирвмче Рис. 1.43. Настройка стиля

называется стилем оформления ячеек. В программе есть ряд заранее определенных стилей, применяемых к ячей-кам. Так по умолчанию, ко всем ячейкам применяется стиль Обычный, в котором используется черный цвет для символов, отсутствие заливки, отсутствие обрамления, шрифт размером 10 и так далее.

Чтобы выбрать для ячеек другой стиль, следует вначале выделить ячейки, а затем выбрать команду меню Формат ^ Стиль. На экране появится диалог выбора и настройки стилей (Рис. 1.43).

В открывающемся списке Имя стиля нужно выбрать подходящий стиль. Можно применять стиль не полностью, а только отдельные его элементы. Это осуществляется путем установки или сброса флажков в левой части диалога. Вы можете создать свой собственный стиль, взяв готовый стиль и изменив его параметры по своему вкусу. Для этого применяется кнопка Изменить. Кроме того, вы можете выделить группу ячеек, которые оформлены так, как нужно, затем открыть диалог настройки стиля и подправить, если есть необходимость, форматирование ячеек.

При создании стиля нужно дать ему имя, чтобы вы могли затем выбирать его из списка стилей. Щелкните мышью на поле ввода Имя стиля, и введите новое имя с помощью клавиатуры. При создании стиля все флажки в левой части диалога будут установлены. Если вы хотите внести изменения в создаваемый стиль, сбросьте ненужные флажки и нажмите кнопку Изменить. Появится уже знаком ы й вам диалог настройки форматирования ячеек.

С помощью вкладок этого диалога вы можете менять форматирование для нового стиля, точно так же, как это рассмотрено выше. После того, как форматирование ячеек изменено, закройте диалог форматирования, нажав кнопку ОК. СпеЦйАліиап ІСТМ ! _ ^ а

1 ЗІ«|Ч#ІДЯІ

<" форнаїм Г ,-¦ .-¦-.'.¦і- на з^чкчмй

Г'без'рамїи Г :..:¦¦.¦ ¦¦: столбцов ¦ формулы и форматы '.їисйл

I tfirr Г CTDJBWlV

~ Вич+CTl. <™ УВНСЙЫГЛ С валдйЧить орлпуоттъ ryrri** Іт * 1 ЧИ" j Рис. 1.44. Параметры вставки

Теперь нажмите кнопку Добавить в диалоге настройки стилей. В заключение закройте этот диалог, также нажав кнопку ОК.

Стили будут храниться вместе с рабочей книгой до тех пор, пока вы их не удалите. Для удаления стиля выберите команду меню Формат Стиль. В открывшемся диалоге выберите удаляемый стиль и нажмите кнопку Удалить. Выбранный стиль будет удален, и вы не сможете его больше использовать.

Если копируемые или перемещаемые ячейки содержат оформление, при выполнении операции копирования в новую ячейку

переносится все оформление. Если вы не хотите этого делать, а, например, хотите перенести только данные, нужно воспользоваться специальной вставкой. Для этого, выделите ячейки и нажмите кнопку или чтобы скопировать или вырезать информацию. Затем выберите ячейку, куда следует поместить информацию, и выберите команду меню Правка Специальная вставка. Будет открыт диалог настройки параметров вставки (Рис. 1.44).

С помощью переключателя Вставить вы выбираете, какую информацию из оригинальной ячейки следует перенести в новую ячейку. Если в той ячейке, куда вы вставляете информацию, уже есть данные, с помощью переключателя Операция вы можете выбрать, какие математические действия следует произвести над данными в оригинальной ячейке и ячейке, куда вы производите вставку. По умолчанию операции не производятся, и новые данные заменяют предыдущие данные. После настройки параметров вставки нажмите кнопку 0А'. и диалог будет закрыт, а информация вставлена в новую ячейку.

1.3.2. Использование числовых форматов

Одно и то же число, хранящееся в ячейке электронной таблицы, может отображаться по-разному в зависимости от используемого числового формата. Например, введя число 0,4, вы можете отобразить его как 40%с, 0,40р. и даже как 0. Вне зависимости от того, как число отображается на экране, оно хранится в программе с точностью до разрядов. Различные числовые форматы, которые мы рассмотрим ниже, позволяют изменять внешний вид чисел, не изменяя их внутреннее представление.

По умолчанию, ко всем числам применяется формат Общий, который не предусматривает никаких разделителей внутри числа (Рис. 1.45, слева). Если ваши числовые данные в таблице являются денежными величинами, выделите нужные ячейки и нажмите кнопку После этого внешний вид чисел изменится (Рис. 1.45, второй слева).

Для работы с процентами следует выделить ячейки и нажать кнопку Посмотрите, как изменился вид чисел в выделенных ячейках (Рис. 1.45, второй справа). Если вы должны использовать дробные числа с разделителем, выделите ячейки и нажмите кнопку В правой части числа появится дробная часть

(Рис. 1.45, справа). Для увеличения или уменьшения разрядности отображаемых

дробных чисел, нажимайте кнопки и соответственно.

Кроме рассмотренных форматов, программа знает еще множество других. Выделите ячейку или группу ячеек и выберите команду меню Формат Ячей- А А А ! L і А 1 123456 11 123456,00р. 1 12345600% 1 123456,000 Рис. 1.45. Различные варианты представления числа

Рис. 1.46.

Настройка числовых форматов

ки. Появится диалог настройки форматирования. Щелкните мышью на ярлычке Число, чтобы перейти на одноименную вкладку диалога (Рис. 1.46).

Доступные числовые форматы представлены в виде списка, расположенного в левой части диалога. Выбрав формат из списка, можно уточнить его параметры с помощью элементов системы управления, расположенных в правой части. Набор элементов управления зависит от выбранного вами формата. Так, для числового формата можно указать точность числа, вид разделителя, а также вид отрицательного числа.

Формат Общий используется для отображения данных в ячейках таблицы в соответствии с их типом, то есть программа сама решает, как отображать информацию. Выбрав формат Числовой, вы преобразуете информацию в ячейке в число. Правила преобразования можно настроить в правой части диалога. Так вы можете указать количество знаков после запятой, и выбрать в списке вид отрицательных чисел. Вам предлагается ставить перед отрицательным числом знак минус или выделять отрицательное число красным цветом.

Для представления денежных величин используется формат Денежный. Выбрав этот формат в левой части диалога, в правой части вы можете выбрать число десятичных знаков, символ обозначения валюты, а также выбрать в списке вид отрицательных чисел. Если вам необходимо выравнивать денежные величины по десятичному разделителю, используйте формат Финансовый. В настройках формата также можно указать обозначение валюты и количество десятичных знаков.

ФорматДата используется для представления дней месяцев и годов. В настройках вы можете выбрать вид представления даты в списке Тип. Если вам нужно представление даты, используемое в разных странах, в списке Язык выберите нужную вам страну. Для представления времени используется формат Время, в настройках которого вы также можете выбрать вид и страну.

Если информация в ячейке должна быть представлена в виде процентов, следует применить к этой ячейке формат Процентный. В настройках формата вы можете в поле ввода указать число десятичных знаков. Для представления дробей используется формат Дробный. В настройках вы можете выбрать вид изображения дробей, например, простые дроби, дроби в виде сотых долей и так далее. В программе есть ряд дополнительных форматов, в которых можно выбрать формат для представления номеров телефонов, почтовых индексов, табельных номеров и так

Если вас не удовлетворяет ни один из предложенных форматов, вы можете создать свой собственный числовой формат. Выберите формат Все форматы в левой части диалога. Далее в поле ввода Тип нужно записать шаблон отображения чисел. При этом помните, что количество символов в шаблоне определяет количество символов в ячейке. Используйте шаблон, достаточный для отображения всего предполагаемого вами диапазона чисел. Вы можете выбрать готовый шаблон из списка ниже поля ввода, а можете создать его самостоятельно. Нажав кнопку OA", вы закроете диалог и примените выбранный формат для выделенных ячеек. 1.3.3. Форматирование ячеек по заданным условиям

Удобной возможностью Excel является различное форматирование ячеек в зависимости от информации, содержащейся в них. Например, можно залить ячейку зеленым цветом, если число в ней положительное, или залить ее красным цветом, если число отрицательное. То есть мы даем разное форматирование ячейке в зависимости от условия, которое может выполняться или не выполняться. Поэтому данный вид форматирования называется условным ванием. В качестве условного форматирования можно задавать параметры шрифта, обрамления или заливки ячеек.

Сделайте активной ячейку, к которой хотите применить условное форматирование, после чего выберите команду меню Формат Условное форматирование. Появится диалог настройки условного форматирования (Рис. 1.47).

Рис. 1.47.

Настройка условного форматирования

Левый открывающийся список позволяет выбрать тип условия. Выбрав элемент значение, вы указываете, что форматирование ячейки должно быть выполнено на основе ее значения. При этом в списке, расположенном правее, нужно выбрать операцию сравнения. Если вы выберете операцию между, правее появятся два поля ввода, в которых нужно указать граничные значения для сравнения. В этих полях вы можете вводить как числа, так и адреса ячеек, содержимое которых будет использовано для сравнения с содержимым в которой вы настраиваете условное форматирование. Например, если вы хотите, чтобы при значении ячейки от 100 до 200 применялось условное форматирование, нужно в первом списке выбрать значение, во втором списке выбрать операцию между, в первом поле ввести число 100, а во втором поле ввести число 200. Также доступны операции сравнения: вне, равно, не равно, больше, меньше, больше илиравно и меньше илирав- но. Смысл операции понятен из ее названия, и в зависимости от операции возможно появление одного или двух полей для задания сравниваемых значений. Кроме чисел в качестве сравниваемых значений могут выступать результаты формул, а также адреса ячеек, которых нужно использовать.

После указания операции и значений нажмите кнопку Формат, чтобы открыть диалог настройки. Вкладки этого диалога повторяют часть вкладок диалога настройки форматирования ячеек, рассмотренного выше. Отметим, что на вкладках этого диалога вы можете изменить шрифт, которым отображается ин-формация, обрамление ячейки, а также цвет и узор заливки ячейки. После настройки форматирования нажмите кнопку чтобы закрыть диалог. В центральной части диалога настройки условного форматирования появится изображение оформления, которое будет применено к ячейке.

Иногда в качестве условия форматирования нужно использовать не значение данной ячейки, а информацию из других ячеек или информацию, которая в ячейках не хранится, например информацию о текущей дате, времени и так далее. В этом случае в качестве условия в левом списке диалога нужно выбирать элемент формула. Правее появится поле для ввода формулы. Более подробно о работе с формулами вы узнаете ниже, а пока отметим, что формула, которая используется в качестве условия, должна быть логической, то есть результатом должно быть не число, а логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, если вы хотите, чтобы другое применялось, когда значение в

ячейке А1 больше значения в ячейке В1, нужно ввести формулу =А1>В1. После ввода формулы вы нажимаете кнопку Формат и настраиваете форматирование ячейки.

Иногда одного условия бывает недостаточно. Программа позволяет созда-вать до трех условий, которые действуют как дополнение к основному условию. По умолчанию отображаются элементы управления только для одного условия, но если вы нажмете кнопку А также, появятся элементы управления для второго условия. Если еще раз нажать кнопку А также, появятся элементы управления для настройки третьего условия. Для каждого условия можно задать свое форматирование. Если выполняются несколько условий одновременно, применяется форматирование, определенное для первого из этих условий. Если ни одно из условий не является истинным, применяется форматирование ячейки, используемое по умолчанию.

Если вы создали несколько условий, но потом решили удалить какое-либо из условий, чтобы упростить общее условие, нажмите кнопку Удалить. Будет открыт диалог удаления условий форматирования (Рис. 1.48). Установите флажки у тех условий, которые нужно удалить и нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть

! УЯШтНЩттш форм. . |

Укажите,

І условие 1- і 2 Г* условие

ОК ] птши |

' ^ --_¦--^ ^ : :- . ^

Рис. 1.48. Удаление условий

диалог. Условие будет удалено, и внешний вид диалога настройки изменится и из него исчезнут элементы управления для удаленных условий.

После того, как условия и формат ячейки опреде-лены, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог настройки форматирования. Теперь, если будет выполняться условие в указанной вами ячейке, оформление ячеек будет меняться. Отметим, что если остается хотя бы одно условие, условное форматирование продолжает действовать, даже если это условие не выполняется. Чтобы отменить условное форматирование, нужно удалить все условия, как это рассмотрено выше.

<< | >>
Источник: Коцюбинский А.О., Грошев С.В.. Excel для бухгалтера в примерах.. 2003

Еще по теме 1.3. Оформление электронных таблиц:

  1. ГЛАВА 1.ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ EXCEL
  2. 1.4. Расчеты в электронных таблицах
  3. Способы оформления электронной почты
  4. 6.2. Положение о предоставлении в Федеральную службу по финансовым рынкам электронных документов с электронной цифровой подписью
  5. Электронные письма: особенности электронной переписки
  6. Глава 4. ТАМОЖЕННОЕ ОФОРМЛЕНИЕ. 4.1. Общие положения таможенного оформления
  7. 2.5. Использование сводных таблиц
  8. 8.1. Источники данных (таблицы) запросов
  9. 1.2. Создание и редактирование таблиц
  10. Таблица штрафов за нарушение ПДД РФ
  11. Экономические таблици и графики
  12. Рабочая таблица: инструмент для бухгалтеров
  13. Приложение 4 Новая таблица штрафов