<<
>>

7.1. Организация делопроизводства бухгалтерии

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Она ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывает-ся специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству, а также Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно- функциональному или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура дел, построенная по структурному принципу, включает следующие отделы:

Общий отдел;

Отдел экономического прогнозирования;

Производственно-технологический отдел;

Технический отдел;

Отдел капитального строительства;

Финансовый отдел;

Бухгалтерия;

Отдел труда и заработной платы;

Отдел кадров и др.

Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

Руководство;

Планирование;

Организация производственной деятельности;

Финансирование;

Учет и отчетность;

Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу, имеет отделы:

Руководство;

Организационно-методическая работа;

Спортивно-массовая работа;

Отдел кадров;

Бухгалтерия;

Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной является десятичная система.

Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопроизводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть следующие дела.

05. Бухгалтерия:

05-001. Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;

05-002. Копии приказов руководителя организации по основной деятельности;

05-003.

Копии приказов руководителя организации по личному составу;

05-004. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

05-005. Штатное расписание;

05-006. Годовой бухгалтерский отчет;

05-007.Квартальные и месячные отчеты, представляемые инспекции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;

05-008. Договоры, контракты, соглашения;

05-009. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

05-010. Отчеты кассира с приложениями;

05-011. Выписки банка с приложениями;

05-012. Авансовые отчеты;

05-013. Путевые листы;

05-014. Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

05-015. Журнал-ордер № 1;

05-016. Журнал-ордер № 2 .

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечне

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и т. д.

По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно: подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Вывод: при формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

•помещать в дело только исполненные документы;

•помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

•помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

•раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

•группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

•не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие воз-врату;

•дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.

В последнее время отмечаются повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в организациях, на предприятиях всех форм собственности. В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:

•создание и соблюдение оптимальных условий хранения документов, в том числе •температурно-влажностного режима хранения;

•размещение документов в хранилищах;

•соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;

•учет документов, проверку их наличия и состояния;

•соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.

Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, недопущением незаконного уничтожения документов. По результатам инспекторских проверок Госархивнадзор вправе привлекать к административной ответственности должностных и физических лиц.

Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов. Хранение - в гражданском праве это договор, в силу которого одна сторона (хранитель) обязуется хранить имущество, переданное ее другой стороной (поклажедателем) и возвратить его в сохранности.

<< | >>
Источник: Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций. 2011

Еще по теме 7.1. Организация делопроизводства бухгалтерии:

  1. Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия
  2. Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности
  3. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА БУХГАЛТЕРИИ
  4. Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления деятельностью предприятия (организации, учреждения)
  5. I. Аппарат и организация работы бухгалтерии
  6. Тема 4. Организация работы аппарата бухгалтерии
  7. 4.6. Организация труда работников бухгалтерии
  8. 7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве
  9. 2.1.Роль руководителя и главного бухгалтера в организации бухгалтерского учета
  10. Тема 2. Главный бухгалтер и его роль в организации бухгалтерского учета на предприятии
  11. Глава 2.9. Организация работы с бланками, печатями и штампами, хранящимися в бухгалтерии
  12. Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия
  13. Глава 2.7. Организация работы с делами (документами) бухгалтерии, состоящими на текущем хранении
  14. 7. Образец трудового договора с главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации
  15. 4.2. Директор, главный бухгалтер и рядовые бухгалтеры - кто за что в ответе?
  16. 24. НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
  17. 44. Нотариальное делопроизводстве