<<
>>

7.1. Организация делопроизводства бухгалтерии


Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Она ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывает-ся специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.
Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству, а также Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.
В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно- функциональному или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).
Номенклатура дел, построенная по структурному принципу, включает следующие отделы:
Общий отдел;
Отдел экономического прогнозирования;
Производственно-технологический отдел;
Технический отдел;
Отдел капитального строительства;
Финансовый отдел;
Бухгалтерия;
Отдел труда и заработной платы;
Отдел кадров и др.
Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:
Руководство;
Планирование;
Организация производственной деятельности;
Финансирование;
Учет и отчетность;
Кадры.
Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу, имеет отделы:
Руководство;
Организационно-методическая работа;
Спортивно-массовая работа;
Отдел кадров;
Бухгалтерия;
Профсоюзный комитет.
Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.
В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.
Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной является десятичная система.
Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопроизводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть следующие дела.
05.
Бухгалтерия:
05-001. Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;
05-002. Копии приказов руководителя организации по основной деятельности;
05-003. Копии приказов руководителя организации по личному составу;
05-004. Должностные инструкции работников бухгалтерии;
05-005. Штатное расписание;
05-006. Годовой бухгалтерский отчет;
05-007.Квартальные и месячные отчеты, представляемые инспекции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;
05-008. Договоры, контракты, соглашения;
05-009. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
05-010. Отчеты кассира с приложениями;
05-011. Выписки банка с приложениями;
05-012. Авансовые отчеты;
05-013. Путевые листы;
05-014. Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;
05-015. Журнал-ордер № 1;
05-016. Журнал-ордер № 2 .
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечне
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и т. д.
По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно: подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Вывод: при формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
•помещать в дело только исполненные документы;
•помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
•помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
•раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
•группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
•не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие воз-врату;
•дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).
Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.
В последнее время отмечаются повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в организациях, на предприятиях всех форм собственности. В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:
•создание и соблюдение оптимальных условий хранения документов, в том числе •температурно-влажностного режима хранения;
•размещение документов в хранилищах;
•соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;
•учет документов, проверку их наличия и состояния;
•соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.
Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, недопущением незаконного уничтожения документов. По результатам инспекторских проверок Госархивнадзор вправе привлекать к административной ответственности должностных и физических лиц.
Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов. Хранение - в гражданском праве это договор, в силу которого одна сторона (хранитель) обязуется хранить имущество, переданное ее другой стороной (поклажедателем) и возвратить его в сохранности.
<< | >>
Источник: Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций. 2011

Еще по теме 7.1. Организация делопроизводства бухгалтерии:

  1. Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия
  2. Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности
  3. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА БУХГАЛТЕРИИ
  4. Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления деятельностью предприятия (организации, учреждения)
  5. I. Аппарат и организация работы бухгалтерии
  6. Тема 4. Организация работы аппарата бухгалтерии
  7. 4.6. Организация труда работников бухгалтерии
  8. 7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве
  9. 2.1.Роль руководителя и главного бухгалтера в организации бухгалтерского учета
  10. Тема 2. Главный бухгалтер и его роль в организации бухгалтерского учета на предприятии
  11. Глава 2.9. Организация работы с бланками, печатями и штампами, хранящимися в бухгалтерии
  12. Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия
  13. Глава 2.7. Организация работы с делами (документами) бухгалтерии, состоящими на текущем хранении
  14. 7. Образец трудового договора с главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации
  15. 4.2. Директор, главный бухгалтер и рядовые бухгалтеры - кто за что в ответе?
  16. 24. НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
  17. 44. Нотариальное делопроизводстве