<<
>>

3.3. Организация документооборота на предприятии

Документооборот — это движение документов на иредир ии с момента их создания или получения до завершения их испо ения и передачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя составление гра ика прохождения документов, контроль за правильностью офор ления документов и соответствующим отражением операции и четам бухгалтерского учета.

Оптимизация документооборота по воляет установить количество необходимых документов и числ аботников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следук щие требования:

• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией должны иметь все обязательные реквизиты; при приеме документов должна проверяться правильное арифметических вычислений;

документы должны оформляться в соответствии с требоваю ями законодательных и нормативных актов; все исправления в документах должны быть заверены подпис ми лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;

по любой сделке должны быть представлены все необход мые документы (договор и дополнения к нему, накладная акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборот главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответствен ные за реализацию, — маркетологи). В официальном порядке до и? сведения доводятся правила оформления первичных документов v сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. В соот ветствующем приказе руководителя организации также должна уста навливаться ответственность за несвоевременное предоставление до-кументов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с Анарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций счетах бухгалтерского учета, для этого устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и тражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухал терского учета.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать докумен- ооборот.

При этом устанавливается:

перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;

рабочая схема действующих отделов организации;

порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления графика каждому лицу, участвующему в кументообороте, вручается соответствующая выписка и опреде- ется ответственность за невыполнение требований документе - -рота.

График документооборота позволяет улучшить контроль „ стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. по- шает эффективность всей учетной работы организации.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, нес

ходимую при управлении предприятием,

низации его осуществления. Это непосредственно касается и бухгалтерии Организация сбухи

разным по содержанию и (М°®рХМВЯіения перечнем выполняемых работ, необходимостью их гармонического сочетания для обеспечения единства системы, совмещением учетных функций с контрольными, необходимостью выхода на единую отчетность. В соответствии со структурой плана счетов, особенностями производственно-хозяйственной деятельности организации, составом и содержанием учетных работ бухгалтерия подразделяется на отделы, секто-ры, учетно-контрольные группы.

При наиболее полном делении в крупных организациях с централизованной системой учета обособляются отделы учета производственных запасов, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы (расчетная часть), производственный сектор, отделы учета готовой продукции и ее продажи, финансовых операций и расчетов, учета капитальных вложений, непромышленной деятельности и т. п.

Нет единых правил для определения количественного состава работников в каждом из подразделений бухгалтерии и распределения обязанностей между ними. Общая численность бухгалтерского персонала обычно определяется, исходя из трудоемкости учетных работ или априорно, и так же устанавливается по отделам, секторам и учетным группам. Обязанности между бухгалтерами внутри подразделений распределяются с ориентацией на объект учета или место осуществления хозяйственных операций. Так, в материальном отделе за каждым бухгалтером закрепляют определенные склады или виды материальных ценностей, в расчетной части и в производственном секторе — цехи, отделы и службы, в финансовой группе — виды операций и т.п.

Весьма важно при распределении обязанностей внутри бухгалтерии учесть психологические особенности характера того или иного работника. Так, некоммуникабельный бухгалтер может быть пре-красным специалистом в производственном секторе или в отделе учета основных средств и нематериальных активов, но в расчетной части у него могут быть серьезные проблемы во взаимоотношениях с персоналом.

Для обобщения различных видов учетных работ в единое целое, обеспечения равномерности их выполнения в течение отчетного периода составляется специальный график, в котором для подразделений бухгалтерии и отдельных ее работников указывается время представления первичных документов, машинограмм, других учетных регистров, а также форм внешней и внутренней отчетности.

Для четкой и оперативной работы бухгалтерской службы в условиях сложных взаимосвязей ее со всеми сторонами и аспектами функционирования организации важное значение имеет внутренняя регламентация ее деятельности.

Для этого рекомендуется разработать и утвердить руководителем предприятия Положение о бух-галтерии. В нем определяются роль и место бухгалтерской службы в организационной структуре аппарата управления, ее подчиненность, основные задачи и функции бухгалтерии, ее права, обязанности и ответственность, внутренняя организационная структура, показатели оценки работы и формы стимулирования. Важной задачей организации бухгалтерского дела является печение благоприятных условий для нормальной деятельности ного персонала. Работа сотрудников бухгалтерии состоит из ком- екса творческих, логических и вспомогательно-технических one- раций. Это главным образом интеллектуальная деятельность, требующая сосредоточенности, внимания, пунктуальности и аккуратности. Условия работы влияют на производительность труда, качество выполнения бухгалтерами своих обязанностей, степень утомляемости, удовлетворенность трудом.

Для бухгалтерии необходимо помещение в одном здании с дирекцией предприятия, расположенном вблизи от основного производства. Все ее подразделения обычно располагаются в одном месте в больших помещениях на нижних этажах или в отдельных комнатах на 2—3 человека. В отдельных кабинетах размещаются сотрудники, непрерывно принимающие посетителей: главный бухгалтер, начальник расчетного отдела, кассир. Наиболее приемлемыми для работы считаются прямоугольные комнаты, длина которых превышает ширину не более чем в два раза. Норма площади на одного работника в административно-конторских помещениях — не менее 3—5 м2.

Помещения для бухгалтерии должны располагаться там, где достаточно естественного света, нормальная влажность и температура, не мешает производственный шум. Нормальной считается освещенность 300 лк. Если возраст работника свыше 50 лет, эта норма должна быть повышена. Освещенность ниже нормы на 20—30% считается неприемлемой. Наиболее благоприятной в помещении является температура 18—20°С, влажность 60—70%. Уровень шума не должен превышать 45—50 дБ.

Большую часть рабочего времени бухгалтер проводит за столом, который рекомендуется ставить перпендикулярно к окну или так, чтобы свет падал с левой стороны.

Размещать бухгалтеров в комнате желательно в соответствии с маршрутом движения документации и регистров. Столы сотрудников, связанных одной работой, следует ставить рядом. Проходы между столами должны быть не менее 55 см.

Рекомендуемая высота стола — 1/3 роста человека, стула — 2/ роста. Ящики в столах должны допускать возможность нахожден папок с документами в вертикальном положении. Составной часты внутренней организации бухгалтерского дела является распорядок ра бочего дня бухгалтерии. Непосредственно в бухгалтерии прием посе-тителей рекомендуется производить во второй половине рабочего дня и делать общие перерывы в работе минут на 10—15, один в первой половине дня и два — во второй. Обеденный перерыв желательно сочетать с активным отдыхом (прогулками на свежем отдыхе, гимнастикой). Время обеда работников бухгалтерии не должно совпадать с обеденным перерывом рабочих.

Составной частью бухгалтерского дела является организация бухгалтерского архива. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Налоговый кодекс Российской федерации устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в четыре года.

Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка.

Документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников по расчетам заработной платы, должны сохраняться в течение 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом его оформления.

Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях — государственных и частных архивах.

Вопрос о выборе места хранения решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы первые 2—3 года хранятся непосредственно в бухгалтерии, в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалте- яя і] гМ 1111111

ром. Затем они передаются в архив предприятия или в государственные и частные архивы.

Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, евЯ занным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие — с платежными документами, третьи — складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров.

Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру (журналу-ордеру, ведомости и т.п.), комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.

По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета- фактуры, полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных журналах учета продаж и приобретения.

Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации обработки экономической информации.

Если руководством предприятия принято решение хранить бухгалтерскую документацию в государственном или частном архивном

ждении, с ним заключается договор возмездного оказания ус- уг. В типовых договорах с территориальными подразделениями Роеархива предусматривается необходимость периодической проверю! состояния архивного дела на предприятии и их согласие на уничтожение документов по истечении срока хранения.

Для частных архивных учреждений необходима лицензия на осуществление этого вида деятельности. Обычно они не только хранят, но и уничтожают документы с истекшим сроком сохранности.

При ликвидации предприятия без правопреемника все документы, касающиеся личного состава (учетные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.), и документацию, по которой еще не истек срок хранения, необходимо сдать в территориальное отделение Роеархива. Туда же передаются и учредительные документы ликвидированной организации.

Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в бухгалтерии и архиве предприятия, за своевременную передачу их в архивное учреждение несет главный бухгалтер. Выдача этой документации из архива предприятия работникам других его структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация выдается только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

Действующим налоговым законодательством предусмотрена материальная ответственность за сохранность бухгалтерской доку

ментации. При их отсутствии или пропаже предприятие обязано уплатить штраф в следующих размерах:

5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;

15 ООО руб., если отсутствуют документы за несколько налоговых периодов;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 ООО руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Кроме того, согласно Кодексу об административных правонарушениях руководитель организации может быть оштрафован за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов.

Штрафные санкции не применяются, если предприятие докажет, что пропажа документов произошла по форс-мажорным об-стоятельствам, например, в результате стихийных бедствий. Во всех случаях пропажи или гибели бухгалтерской документации руководитель предприятия должен назначить приказом комиссию по выяснению причин утери документов.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, утверждаемым руководителем организации. Причина про-пажи или гибели от пожара бухгалтерской документации считается уважительной, избавляющей от штрафных санкций, если в акте будет указано, что помещение, где находились документы, было оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией. К акту должна быть приложена справка милиции о возбуждении по факту кражи уголовного дела или справка пожарной службы о случившемся пожаре и его последствиях. Актом созданной приказом по предприятию комиссии оформляют и уничтожение или сдачу в утиль документации с истекшим сроком годности. Остальные первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия они должны хра- ниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спецпомещениях, обеспечивающих их сохранность. Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой из архива предприятия.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного учреждения.

Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежащие постоянному хранению, передают в государственный архив. Архивные документы обычно хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям регистров. Внутри папок документы располагаются в порядке последовательности их записи в тот или иной регистр.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждений определяется Главным архивным управлением РФ, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. В случае изъятия недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

<< | >>
Источник: Швецкая В.М. Бухгалтерское дело. 2010

Еще по теме 3.3. Организация документооборота на предприятии:

  1. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВНУТРЕННЕЙ АНАЛИТИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ
  2. Тема 6. Организация документирования хозяйственных операций и документооборота
  3. 6.4.Организация документооборота хозяйственных операций
  4. 6.6. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета
  5. В.Я. Горфинкеля. Экономика организаций (предприятий), 2003
  6. Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия
  7. 2.2. ТРУДОВОЙ ПОТЕНЦИАЛ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ
  8. 2.4. Организация производственного процесса на предприятии
  9. 39.2. ОРГАНИЗАЦИЯ РИСК-МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРОМЫШЛЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ
  10. 4.5. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕКЛАМНОЙ ПОДДЕРЖКИСТРАТЕГИЧЕСКИХ ИНИЦИАТИВ ПРЕДПРИЯТИЯ