<<
>>

7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве


Архив — это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, органи-зации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
В организации для хранения всех документов, в частности бухгалтерских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы.
Для них выделяются специальные здания, помещения, в которых необходимо поддерживать соответствующий технологический режим для хранения архивных документов.
В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.
Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабатываемого положения о нем, в котором определяются состав документов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведующего архивом. За нарушения законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства предусматривает админист-ративную ответственность.
На должностных лиц административные взыскания налагаются и за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в уста-новленных законом случаях документов на государственное хранение. Эти нарушения влекут наложение штрафа в размере от 15 до 20 базовых величин.
Частная организация может передать свои документы на хранение в государственный архив. Однако, в соответствии с Положением о порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах это возможно только на основании договора и при возмещении издержек по хранению документов.
Документы органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий независимо от формы собственности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.
Государственную часть Национального архивного фонда составляют следующие архивные фонды и документы:
•государственных органов;
•государственных предприятий, организаций Республики Беларусь, находящихся на территории республики и за ее пределами;
•объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности, и т. д.
Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, которые находятся в собственности:
•общественных объединений;
•религиозных организаций;
•организаций частной формы собственности;
•физических лиц.
Архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций и предприятий разделяются на ведомственные архивы и архивы частных организаций, учреждений, предприятий.
Ведомственный архив представлен архивным учреждением государственной организации, хранящим документы в своей организации на протяжении определенного срока.
Архив частной организации, учреждения, предприятия представлен негосударственным архивным учреждением или подразделением негосударственной организации, осуществляющей прием и постоянное хранение архивных документов.
В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, могут создаваться архивы следующих видов:
•архив организации, хранящий документы только данной организации;
•центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации, а также документы организаций непосредственного подчинения;
•объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления;
•объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;
•объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.
При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливаемые Основными правилами работы архивов.
К помещению архива предъявляются следующие требования:
•необходимо предоставить специально построенное здание (или часть здания), приспособленное для хранения документов;
•архив должен состоять из комплекса помещений, в который входят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, читальный зал для работы пользователей (исследователей);
•хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией.
Необходимо поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе (табл. 7.1).
Таблица 7.1.
Температурно-влажностный режим хранения документов
на бумажной основе Помещения с регламентируемым климатом Помещения с нерегламентируемым климатом Температура, °С Влажность, % Температура, °С Влажность, % +17...+19 50...55 + 14...+20 45...60 Допускается выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.
Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя. Дела во временное пользование могут выдаваться на срок, не превышающий 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, второй передается получателю. При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела. В ней указываются шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации), дата возврата дела. При возвращении дела данная карта изымается и хранится до минования надобности. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недос-тачи отдельных документов или повреждении листов составляется акт в двух экземплярах.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускаются в исключительных случаях с разрешения руководителя с обя-зательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Существуют предельные сроки хранения документов в архивах министерств и ведомств. Они оговариваются Основными правилами работы архивов Республики Беларусь. По истечении указанных сроков документы подлежат передаче на государственное хранение. Государственной архивной службой утвержден перечень организаций, документы которых ею принимаются.
При реорганизации или ликвидации предприятий государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а заключительный отчет ликвидационная комиссия передает в соответствующий государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются на государственное хранение досрочно только в том случае, если организация ликвидирована полностью и имеется правительственный акт о передаче документов в государственный архив.
При ликвидации или банкротстве организации частной формы собственности, не имеющей правопреемника, органы, зарегистрировавшие ее устав, совместно с государственным архивом обязаны принять меры по сохранности этих документов.
Негосударственные организации для передачи своих документов на государственное хранение могут заключать с государственным архивом договоры, в которых должны быть оговорены сроки, условия хранения и оплаты.
<< | >>
Источник: Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций. 2011

Еще по теме 7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве:

  1. Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия
  2. Глава 2.7. Организация работы с делами (документами) бухгалтерии, состоящими на текущем хранении
  3. Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности
  4. 7.4. Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций
  5. 7.2. Если ваш бухгалтер «ушел» со всеми документами (случай полного и частичного отсутствия документов)
  6. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА БУХГАЛТЕРИИ
  7. 3.7. Порядок хранения бухгалтерских документов
  8. 2. Принятие на хранение документов
  9. 37. ПРИНЯТИЕ НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
  10. X. Хранение документов
  11. Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета
  12. VI. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 98
  13. Хранение документов бухгалтерского учета