6.1. Первичный учет как способ регистрации и первичного отражения объектов бухгалтерского учета

Одной из основных стадий (звеньев) метода бухгалтерского учета является первая стадия - стадия регистрации, часто называемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учета под воздействием хозяйственных процессов путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объектов учета.

Неотъемлемой частью хозяйственной операции в момент ее совершения является составление первичного документа. Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источников. Как сказано в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», «факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным учетным документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции...». Оформление хозяйственных операций бухгалтерским документом называется документацией.

Документирование хозяйственных операций - первичный учет, который включает в себя обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (от лат. documentum - свидетельство, доказа-тельство). Основанием для любой записи в регистрах бухгалтерского учета являются надлежаще оформленные оправдательные первичные учетные документы, фиксирующие факты совершения хозяйственных операций. Они должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их окончания и содержать все обязательные реквизиты, подписи лиц, ответственных за содержание хозяйственных операций, печать предприятия.

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носители (магнитные ленты, диски и др.). Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

возможность визуального просмотра;

возможность получения бумажных копий;

соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;

идентификация (отождествление) личностей участников вы-полненной хозяйственной операции;

ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в уп-равлении предприятиями, так как с ее помощью:

контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;

устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах;

контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль — это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции. Например, получая материалы со склада для нужд производства, мастер или начальник цеха по лимитно-заборной карте визуально отслеживает количество отпущенных материалов.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:

документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания;

должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

в документе должны быть заполнены все реквизиты;

должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.