<<
>>

9.3. Порядок проведения и документального оформления инвентаризации


Порядок проведения и документального оформления инвентаризации регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств. Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации по примерной схеме.
(наименование организации)
ПРИКАЗ № _____
(постановление, распоряжение) от "__" _________________ 20__ г.
Для проведения инвентаризации в
______________________________________________________________________
назначается инвентаризационная комиссия (постоянно действующая центральная, рабочая) в составе:
1. Председатель (должность, фамилия, имя, отчество) ________________________
2. Члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество)
______________________________________________________________________
Инвентаризации подлежат ____________________________________________________
(активы и обязательства)
К инвентаризации приступить __________(дата) и окончить _______________(дата)
Причина инвентаризации _____________________________________________________
(контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и т.д.)
Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию
___________________________________________ не позднее __________ г.
Руководитель __________________ _________________________ (подпись) (расшифровка подписи) В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.
В состав постоянно действующей комиссии входят:
•руководитель организации или его заместитель (председатель комиссии);
•главный бухгалтер;
•начальники структурных подразделений (служб);
•представители общественности.
Постоянно действующие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции:
•оказывает методическую помощь рабочим комиссиям по вопросам проведения инвентаризаций;
•заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов секций по вопросам сохранности материальных ценностей;
•осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период;
•проверяют правильность выведения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведется количественный учет;
•в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя организации повторные сплошные инвентаризации;
•рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения;
• готовит предложения по регулированию результатов инвентаризации и представляет их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации;
Однако наличие постоянно действующих инвентаризационных комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера предприятия, а в организациях, имеющих централизованные бухгалтерии, — контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации несут руководители организации. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителями подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризации.
Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии в состав которых входят:
•представитель руководителя организации, назначившего инвентаризацию (руководителя или его заместителя, начальника структурного подразделения – председатель комиссии);
•специалистов (технолога, инженера, товароведа, механика, производителя работ, экономиста, бухгалтера и др.).
В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы.
Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц. Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.
Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации. В приказе устанавливается срок начала и окончания проведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю.
В приказе устанавливается срок начала и окончания проведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссии перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю. Приказ руководителя является письменным заданием на проведение инвентаризации. До начала инвентаризации необходима предварительная подготовительная работа:
1) Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.
2) Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами группы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
3) Руководитель и главный (старший) бухгалтер организации проводят инструктаж для членов комиссии о целях, задачах, порядке проведения инвентаризации
4)Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и др.).
5) Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств.
Рабочие комиссии несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;
•полноту и точность внесения в описи данных о фактически проверяемых ценностях, денежных средствах и средствах в расчетах, а в случае нарушения этого условия члены комиссий привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством;
•правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (сорт, размер, номер протокола согласования цен и т. д.), по которым определяются их цены;
•правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.
Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции:
•осуществляют инвентаризацию активов и обязательств организации;
•оформляют результаты инвентаризации необходимыми документами;
• получают от материально ответственных объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач и порчи материальных ценностей;
•участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;
•вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также по реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
•принимают решение по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации и представляют его вместе с материалами инвентаризаций на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.
Рабочая инвентаризационная комиссия, выполняя первую свою функцию, прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, обязана:
• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
•проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
•получить на момент инвентаризации последние реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавший – в их сдаче.
До начала проверки фактического наличия приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» дата», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и поступившие под их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки берутся у лиц, имеющих подотчетные суммы или доверенности на получение ценностей. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению — членов комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризацион-ной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членами комиссии.
При подготовке к плановым инвентаризациям товарно-материальные ценности заблаговременно или в присутствии инвентаризационной комиссии должны быть сгруппированы, рассортированы наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета количества.
Товары, подготовленные к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, должны быть распакованы и внесены в опись. Одновременно на всех экземплярах товарно-транспортных накладных или других документов об этом делается отметка. Если инвентаризация проводится внезапно, то все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии членов рабочей инвентаризационной группы. Инвентаризация имущества и средств в расчетах производится по каждому их местонахождению и материально-ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
Проверка ценностей проводится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обя-зательного их пересчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). Ценности, находящиеся в неповрежденной упаковке, т. е. в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках, проверяются по спецификации или маркировке на таре. По ценностям, которые при распаковке не могут подвергнуться порче или понижению качества, комиссия обязательно проводит выборочную проверку (не менее 10 %), делая об этом соот-ветствующую отметку (оговорку) в описи. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными спецификации или маркировки, то рабочая комиссия обязана провести полную проверку наличия ценностей.
Определение массы (объема) ценностей, хранящихся навалом, допускается производить на основании обмеров (отвесов) и технических расчетов. При этом акты обмеров, ведомости отвесов подписываются членами комиссии и материально-ответственными лицами.
Данные о фактических остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационную опись (ф. Инв-3), которую составляют в двух или трех (при смене материально-ответственных лиц) экземплярах. Описи оформляют отдельно по каждому материально-ответственному лицу или месту хранения ценностей. В процессе заполнения описи ведется взаимная сверка каждой стра-ницы описи, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписываются всеми членами рабочей комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально-ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, лицо, сдавшее ценности, — в их сдаче. Если инвентаризация проводилась без материально-ответственных лиц (бригадира), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, то описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентаризационной комиссии.
Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформляются отдельной инвентаризационной описью (ф. Инв-5), а находящиеся в пути — актом инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (ф. Инв-6).
Не законченная в течение одного дня инвентаризация завершается в последующие дни. В этом случае помещение, где хранятся ценности, опечатывается. Пломбир на все время работы инвентаризационной группы хранится у ее руководителя, а описи — в закрытом помещении в несгораемом ящике или шкафу под замком.
Описи могут быть заполнены вручную или получены с ЭВМ. При заполнении описей ручным способом используются шариковые ручки или чернила.
На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог ценностей в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены.
Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Если допущены ошибки, исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами группы, проводившими инвентаризацию, материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки должны быть прочеркнуты.
На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Перед началом работы склада (кладовой), после завершения инвентаризации инвентаризационная группа совместно с материально-ответственным лицом хозяйства в выборочном порядке обязана провести дополнительные контрольные проверки инвентаризации с составлением актов и регистрацией в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Они позволяют установить правильность включения в опись фактических остатков материальных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10-15 % общего числа фактически проведенных инвентаризаций. План контрольной проверки составляется в организациях ежеквартально, а его выполнение контролируется в специальной книге. Контрольные проверки проводятся по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия структурной единицы после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную проверку, руководитель или главный бухгалтер организации выписывает распоряжение.
Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентаризационной комиссии, последний вручает проверяющему первый экземпляр описи, в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом.
Акт составляется в двух экземплярах, один вместе с описями ин-вентаризации сдается в бухгалтерию, второй хранится у материально-ответственного лица. В акте указываются наименование проверяемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и количество фактически оказавшихся при контрольной проверке. Одновременно с проверкой фактического наличия товаров проверяются правильность оформления инвентаризационной описи, наличие виз на документах и отчетах. Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, отраженных в инвентаризационной описи, и фактическим их наличием, то организация может быть открыта для работы. В случае выявления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руководитель организации рассматривает вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии за допущенные нарушения в проведении инвентаризации.
По окончании инвентаризации каждая рабочая группа составляет протокол, в котором отражает результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. В протоколе указываются наличие неиспользуемых и разукомплектованных основных средств, неиспользуемых товарно-материальных ценностей, время их изготовления и поступления в хозяйство. Такие ценности записываются в отдельные инвентаризационные описи и в местах хранения размещаются обособленно. На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе каждой рабочей группы указываются причины порчи ценностей и виновные лица, а также выводы и предложения по выявленным недостаткам, зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.
Все материалы проверок и протоколы руководителя рабочих групп представляют на рассмотрение руководителю организации. Руководители организации несут ответственность за правильность и своевременность проведения инвентаризаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для взвешивания, перемеривания, пересчета и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т. п.). Главный бухгалтер обязан тщательно контролировать соблюдение положений, изложенных в методических указаниях, по проведению инвентаризации.
Одновременно с инвентаризацией бухгалтерия хозяйства обязана проверить записи по всем балансовым счетам и сопоставить их с корреспондирующими счетами.
<< | >>
Источник: Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций. 2011

Еще по теме 9.3. Порядок проведения и документального оформления инвентаризации:

  1. Порядок проведения инвентаризации
  2. О.Ю. Василенко. ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, 2006
  3. 9.4. Порядок проведения инвентаризации внеоборотных активов и обязательств организации
  4. 2. Документальное оформление
  5. Оформление итогов инвентаризации
  6. 1. Проведение инвентаризаций
  7. 7.2. Общие правила проведения инвентаризации
  8. 9.2. Планирование и сроки проведения инвентаризации
  9. 1.6. Проведение инвентаризации имущества и обязательств
  10. Проведение инвентаризации перед составлениемгодовой бухгалтерской отчетности