3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них
Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.
Все предусмотренные формой доку-мента реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
по причинам возникновения –
небрежность, бухгалтер-ская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения –
в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению –
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в от-дельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных ре-квизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документах;
нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки инфор-мация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом докумен-те делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного исполь-зования.
Еще по теме 3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них:
- 6.5. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах
- Глава 6. Исправление ошибок в налоговых регистрах
- 6.8. Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок
- 6.3. Последствия исправления ошибок в налоговых декларациях: штрафы и пени
- 4.10. Порядок выявления и исправления ошибок по налогу на добавленную стоимость (НДС)
- Глава 2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАПИТАЛЬНОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
- 4.9. Порядок выявления и исправления ошибок, допущенных при формировании финансовых результатов деятельности предприятия
- 36. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОСМОТРА ДОКУМЕНТОВ. ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ – ВЕЩЕСТВЕННЫМИ ДОКАЗАТЕЛЬСТВАМИ
- Глава 3.6. Особенности подготовки первичных учетных документов
- 3.5. Право подписи первичных документов
- 10.3. Идентификация товаров и документов на них
- 29. СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ
- 4.7. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету затрат
- 2.2. Первичные учетные документы по капитальному строительству
- 4.8. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету уставного капитала и расчетов с учредителями
- 4.1. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций с основными средствами и нематериальными активами
- 4.6. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету расчетов с подотчетными лицами
- 4.2. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и готовой продукции
- 4.5. Проверка информации на непротиворечивость и устранение ошибок в ответах ЛПР