<<
>>

4.1. Пример бухгалтерского учета


Для ведения полноценного бухгалтерского учета желательно использовать специализированную бухгалтерскую программу, настроенную на особенности хозяйственной деятельности конкретного предприятия. Однако в некоторых случаях приобретение такой программы и ее настройка будет стоить слишком дорого, кроме того, ее внедрение может растянуться на достаточно продолжи- тельное время.
Если хозяйственных операций мало, то использование специализированной программы вряд ли выгодно. Вместе с тем, вести весь учет вручную чрезвычайно неудобно, так что желательно автоматизировать хотя бы наиболее трудоемкую часть бухгалтерского учета. Ведение архива документов автоматизировать достаточно трудно, да и нецелесообразно. Бухгалтер без особого труда составит нужный документ в текстовом редакторе Word, распечатает его и подошьет в дело. Вместе с тем, ведение журнала операций и расчет на его основе финансовых результатов — процесс достаточно трудоемкий и требующий большого внимания. Легко допустить ошибку при ручном суммировании большого количества чисел, так что данные действия желательно автоматизировать. Лучше всего для ведения журнала хозяйственных операций и построения отчетов использовать программу для работы с электронными таблицами Excel, сочетающую в себе простоту освоения и мощные средства обработки информации.
Приведенный ниже пример не претендует на полноту и завершенность. Мы только описываем возможные приемы применения электронных таблиц Excel в бухгалтерии, а разработать таблицы для конкретного предприятия нужно будет самостоятельно. Однако с использованием описанных приемов это будет достаточно легко сделать любому пользователю, даже не слишком хорошо знающему Excel.
Запустите программу Excel, и будет создана новая рабочая книга, состоящая из трех листов. В процессе работы мы поместим информацию на нескольких листах, добавив новые листы при необходимости. Начать следует с создания журнала хозяйственных операций. Щелкнув правой кнопкой мыши на ярлычке первого листа, расположенном в левом нижнем углу страницы, выберите команду Переименовать во вспомогательном меню и введите новое имя — Журнал операций.
Выделите семь ячеек в первой строке таблицы и нажмите кнопку на панели инструментов. Выделенные ячейки объединятся в одну. Введите заголовок Журнал хозяйственный операций. При желании вы можете изменить шрифт и цвет заголовка. Далее следует во вторую строку ввести названия заголовков столбцов. Введите в ячейки с А2 по G2 следующие названия: Дата, Дебет, Деб. СубСч. Кредит, Кред. СубСч. Сумма, Содержание. Следует отметить, что счета и субсчета будут вводиться в различные ячейки. Например, для ввода кредита счета 19.1 следует ввести в столбец Кредит значение 19, а в столбец Кред. СубСч. значение 1. Если же субсчет отсутствует, то в столбец Кред. СубСч. ничего не заносится. Аналогично заполняются ячейки в столбцах Дебет и Деб СубСч. Назначение ячеек в столбцах Дата, Сумма и Содержание ясно из их названий.
В простейшем случае все операции в журнал вводятся вручную. Каждая строка соответствует одной хозяйственной операции. Заполняете нужные ячейки, и операция описана в журнале (Рис. Отметим, что для удобства в третьем, пятом и седьмом столбцах установлено выравнивание по левому краю, а в остальных - по правому.
В суммах отображаются два разряда после
¦Л I 0 1 С о ; е F Г -г: Журнал хозяйственных операций А л»™» Jrtw Д*6. СубСч. Кредит Кред. СубСч Сг— CAhfMMM. 3 13.01 02 60 ( «о г 21000.00 Зачтен аванс л 13 01 '12 62 7 в? і 15000.00 Зачтена предоплата 1 68 7 19 1 3500,00 НДС к зачету 0 13.01 02 90 7 43 7500,00 Оігружини си пкплло 7 13.01 0? В 4 1» 1 15000,00 Поступило ОС Л. 13.01 02 81 60 1 2500.00 Поступило ОС в 1301 02 62 1 SO 1 15000,00 УчГОїм пьчту-аа 10 1401 ОЙ <Ю 2 51, 560.00 Оплат ytttyf сіа устям mm и" 1401 02 20 10 ^ 500,00 Передан материал м 1401 02 20 10 1 500.00 Передан материал п м 01.02 20 10 1 5250,00 Передан материал 14 И 01 02 і 1 а 4 15400.00 Введено в эксплуатацию О< т И 01 02 і і в, и 2566..67 ••(эеденг! в эксплуатацию Of т 1+01 02 19 ¦ во 1 93,33 Выделен НДС НО! 02 60 і вО 2 560,00 зачтен «тс 1Я 0й юг I» 1 93,33 НДС к зачету Рис. 4.1. Заполнение журнала операций
запятой. Заголовки столбцов выделены жирным курсивом и выровнены по центру. Кроме того, подобрана подходящая ширина столбцов. Однако все это никак не влияет на логику работы, а только улучшает внешний вид таблицы. Вы можете выбрать то форматирование, какое вам больше нравится.
Для автоматизации обработки журнала воспользуемся автофильтром. Щелкните мышью на любой ячейке внутри списка, после чего выберите команду меню Данные Фильтр Автофильтр. В правой части каждой ячейки заголовка появится кнопка со стрелкой -w . При нажатии этой кнопки открывается список со значениями, по которым можно отфильтровать журнал. Например, нажмите кнопку в столбце Дебет, и будет открыт список счетов (Рис. 4.2). Выберите нужный счет, и в списке останутся только операции с использованием данного счета по дебету. Чтобы снова показать все операции, следует снова нажать кнопку Ў в столбце Дебет и выбрать элемент Все в открывающемся списке. Вы можете выбрать одновременную фильтрацию по нескольким значениям, например по дебету одного счета и кредиту другого. Аналогично можно отобрать операции с нужными датами или суммами. Можно задать более сложное условие для фильтрации, выбрав элемент открывающегося списка Условие. На экране появится диалог, в котором вы можете задать любое условие, например сумма операции должна быть больше 100 и меньше 1000 или дата больше 1 января отчетного года.
После того, как отобраны только нужные записи, можно узнать сумму чисел в столбце Сумма. Для этого введите в ячейку /2 формулу —ПРОМЕЖУТОЧ- А В 1 _2 Дата Дебет Ў 3 13.01 1 4 13.01 (первые 10...) (Условие...) 8 60 62 68 90 2 5
Т 13.01 13 0- 2 2 т
~8 13.01 4 9
А П (Пустые) (Непустые) Рис. 4.2. Автофильтр
В ячейке появится сумма ото-бражаемых чисел по столбцу F. Выбирая разные значения автофильтра, отбирая операции с нужными датами и счетами, вы сможете узнать обороты и остатки по различным счетам. На основе этой информации можно составить вручную любой бух-галтерский отчет. Таким способом можно за короткое время выполнить минимальную автоматизацию своей работы. Рассмотрим, как можно с помо-щью Excel еще больше облегчить свой труд.

Рис. 4.3.
Форма для ввода записей в журнал операций
Вводить и редактировать операции в журнал хозяйственных операций можно с помощью специальной формы. Щелкните мышью на любой ячейке в списке операций и выберите команду ме- ню Данные Форма. На экране появится диа-лог, позволяющий вводить новые операции и изменять введенные ранее (Рис. 4.3).
В заголовке диалога выводится название листа, на котором расположен список. В левой части диалога расположены поля, которые нуж-но заполнить для ввода записи в журнал. Обратите внимание, что заголовки полей взяты из заголовков соответствующих столбцов таблицы. С помощью полосы прокрутки, располо-женной правее, вы можете выбирать нужную запись журнала. При этом номер записи и общее количество записей выводятся в правом верхнем углу программы, например 1 из 5. Для перехода к предыдущей и следу-ющей записи можно также нажимать кнопки Назад и Далее, соответственно. Кроме ТОГО, перейти К следующей записи МОЖНО, нажав клавишу Щ ИЛИ ([Enter|. Для перехода к предыдущей записи нужно нажать клавишу
Если вы внесете изменения в любое поле и перейдете к другой записи, все изменения будут внесены в соответствующие ячейки таблицы. Чтобы отменить изменения до того, как вы перешли к другой записи, нужно нажать кнопку Вернуть. Нажав кнопку Удалить, вы удалите текущую запись из журнала. С помощью этих приемов можно редактировать введенные ранее записи.
Если вы попытаетесь перейти к записи, следующей за последней, в диалоге появится сообщение Новая запись и все поля будут очищены. Введите нужные данные и нажмите кнопкуДобавить. Нужная запись будет добавлена в конец списка и в диалоге вам будет предложено ввести еще одну запись. Так вы можете ввести нужное количество записей в журнал, после чего нужно нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог и вернуться к работе с электронной таблицей.
Аналогичные формы автоматически создаются для всех списков Excel. Если вам больше нравится вводить данные в поля диалога, а не непосредственно в ячейки таблицы, используйте это средство Excel. Достаточно щелкнуть мышью внутри списка и выбрать команду меню Данные Форма.
Рассмотрим еще один способ повышения эффективности работы. Часто удобнее не вводить все данные какой-то операции, а скопировать строку в нужное место списка и изменить некоторые поля. Однако можно пойти еще дальше в автоматизации работы. Так как часто вводятся однотипные операции, удобно описать типовые операции и использовать их в дальнейшем. Переименуйте второй лист рабочей книги, назвав его Типовые операции, после чего перейдите на этот лист. Создайте список типовых операций так же, как и журнал операций, но не единым списком, а как отдельные строки с заголовками (Рис. 4.4).
При этом каждая операция может содержать одну или несколько проводок. Дату и сумму можно задать любые, так как при добавлении операции эти поля
* iiofiU С ' '
Типовые операции
/Нтл ДвШ. Дли С^С* фаДим «до СгЫм. Срщіт
Денежные ршц^ы В угтввно* фиш 01 0! о? 75 1 'во
\
0 Вслац ц уставной фс І) Гки: гупияи иатвдиаіі
О
Поступление ЫЯ141 рил псй> ІІІ.01 02 1
Оіпуи ЫН ІврИвПов
оі,оі w го 101
Поступление товаров
О П'.ю7уг,иг<і' товары О Выделен НДС
Приобреї" , •': .'. - •'
01.01.02 ВІ 00 1
01.01.02 »9 1 60 1 01.01.02
О Поступило ОС О Выделен НДС
О Зачтен аванс
нужно будет ЗаПОЛНИТЬ. Выделив СТрОки, относящиеся к нужной операции, нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы скопировать их в буфер обмена. Перейдите на страницу журнала операций и сделайте текущей первую пустую ячейку в первом столбце, после чего и;-tжмнте кнопку . Новые строки будут добавлены в журнал операций. После этого вручную измените даты и
Справочник типовых операций
суммы — и типовая операция добавлена в журнал
Вы можете еще более автоматизировать работу с типовыми операциями, состоящими из нескольких проводок. Для некоторых проводок можно добавить автоматическое вычисление суммы и заполнение даты. Например, первая строка операции расположена на строке 16 листа Типовые операции, и следующие две строки также описывают проводки данной операции. Введите в ячейкуА17формулу =А16, после чего подведите указатель мыши к маркеру заполнения, расположенному в правом нижнем углу ячейки Нажмите кнопку мыши и переместите указатель мыши на ячейку А18, после чего отпустите кнопку мыши. В ячейку А18 будет введена формула =А17. Вы воспользовались средством автозаполнения ячеек. Теперь, как только вы введете дату в первую строку данной типовой операции, такие же даты будут заданы и для остальных строк.
Аналогично можно задать одинаковые суммы для всех проводок одной операции. Если в рамках операции следует проводить вычисления, например выделение налогов, то и это действие можно автоматизировать. Например, чтобы выделить 20% от суммы из ячейки F16, следует ввести в другую ячейку, например F17, выражение =F16*20%, При необходимости можно ввести достаточно сложные формулы для расчета необходимых сумм. В этом случае после копирования нескольких строк в журнал проводок требуется только заполнить дату и сумму в первой строке типовой операции, а нужные значения в остальных строках будут подставлены автоматически.
Автоматический расчет полей в типовых операциях имеет одно существенное ограничение. Построенный таким способом журнал операций нельзя сор-тировать. Если вы измените последовательность расположения записей, то ссылки будут указывать на неверные ячейки. При этом можно добавлять и удалять строки в журнал, но следует быть внимательным и не вставить новую строку между связанными строками типовой операции, а также не удалить одну из строк типовой операции. Если вам не требуется сортировка операций в журнале, удобнее автоматизировать расчеты в полях типовых операций. Если же сортировка записей, например по дате, может потребоваться, все поля следует заполнять вручную.
На основе журнала операций можно построить практически любой бухгалтерский отчет. Рассмот-рим, как можно автоматизировать построение некоторых отчетов в Excel. Построим шахматку, вос-пользовавшись для этого средством создания сводных таблиц в Excel. ' 1 А 6 і с :М ... а е : е-'-.:; в і і Lfl*» 01 )Л 02
01 01.02 1 01.01.02 !шя в' 10 Журнал хозяйственных операций
Vftc* C|*Cv VjjCyiJ... w|f інЦмим
і Вспомогательная проводка 1 10 ОЫЮМ1Л ещрьпах 11(ХЛШ{фа
Вспомогательная ш 0101.02 19 Щ 1 Вспомогательная проводка 01.01.02 20 Вспомогательная проводка; ш 01 01.02 26 'Вспомогательная проводка і 01.01-02 40 *> Вспомогательная провод ка Рис. 4.5. Вспомогательные проводки
Вначале следует добавить несколько вспомогательных проводок, в дебете и кредите которых указан один и тот же счет. Дата проводок может быть произвольной, а поле суммы не следует заполнять (Рис. 4.5). Необходимо таким способом описать все используемые вами счета, после чего можно приступать к построению отчета.
Щелкните мышью на любой ячейке в списке операций, после чего выберите команду меню Данные Сводная таблица. Будет запущен мастер построения сводных таблиц, и на экране появится его первый диалог. Отметим, что в разных версиях Excel диалоги при построении сводной таблицы могут немного различаться. С помощью переключателей выберите создание сводной таблицы в списке Microsoft Excel и нажмите кнопку Далее, чтобы перейти ко второму шагу мастера. В нем необходимо указать диапазон, содержащий исходные данные, то есть ваш журнал операций. Программа автоматически определила границы введенных данных, но лучше указать границы списка с запасом, чтобы вы смогли добавить в журнал дополнительные записи. Введите в поле значение $A$2:$Gi 10000. Построенный нами список начинается в ячейке А2, а заканчивается в столбце G. Мы зарезервировали 10000 строк для описания операций. Вы можете ввести иное значение для количества строк в журнале операций, после чего нажмите кнопку чтобы продолжить работу мастера. В нем с помощью
столбцов и строк сводной таблицы (Рис. 4.6). Если вы работаете с версией Excel 97, нужный диалог появляется при нажатии кнопки Далее.
С помощью мыши вы должны перетащить поля с названиями столбцов, расположенные справа, в нужное место макета таблицы. Перетащите поле Дебет в левое поле макета, с надписью Строка. Далее перетащите поле Деб. СубСч. также в поле Строка, чтобы оно расположилось ниже поля Дебет.
переключателя следует указать, что таблица будет построена на новом листе, а также настроить дополнительные параметры. Нажмите кнопку Макет, и будет открыт диалог формирования ¦pntww. V;. , _ j ¦ . ¦ - аЖЩШрШщЩ ШИЖйШІ •iga ' іиш w мл. OrtA шшшш Рис. 4.6.
Настройка макета сводной таблицы
гично перетащите поля Кредит и СубСч. в верхнее поле макета, с названием Столбец. Под конец перетащите поле Сумма в центральное поле макета с названием Дойные. В сводной таблице можно вычислять максимум, минимум, про-изведение и тому подобные вычисления. Нам же нужно рассчитать сумму. Для этого дважды щелкните мышью на поле Количество по полю Сумма, которое появилось внутри поля Данные, и будет открыт диалог выбора метода вычисления. Выберите в списке Операция элемент Сумма, после чего нажмите кнопку ОК л ля закрытия диалога. В поле Данные теперь расположено поле Сумма по полю Сумма. Макет таблицы готов, нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к мастеру построения сводной таблицы. В Excel 97 вы продолжали работать с мастером, так что кнопки ОК нет, а значит и нажимать ее не надо. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу. В появившемся диалоге с помощью переключателя выберите построение диаграммы на новом листе. Вся нужная информация введена, так что вам следует нажать кнопку Готово, и сводная таблица будет построена на новом листе.
В таком виде работать с таблицей не очень удобно. Лучше скрыть информацию по субсчетам, оставив только данные по всем счетам. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Деб. Суб.Сч. и в открывшемся вспомогательном меню выберите команду Группа и структура з?> Скрыть детали. После этого щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Кред. Суб.Сч. и точно так же выберите команду меню Группа и структура Скрыть детали. Теперь сводная таблица стала похожа на шахматку (Рис. 4.7). На пересечении столбцов рассчитанные суммы оборотов, в последнем столбце выведены дебетовые обороты, а в последней строке — кредитовые обороты. Можете переименовать лист со сводной таб-лицей, назвав его
Для практических целей значительно полезнее не шахматка, а оборотная ведомость. Рассмотрим, как можно построить оборотную ведомость на основе информации из но вначале добавим описание плана счетов, чтобы
использовать названия счетов в оборотной ведомости. Переименуйте оставшийся пустым лист в План счетов и перейдите на него. Введите заголовок План счетов и заголовки столбцов Счет и Наименование. Щелкните правой кнопкой ; * ..1, СУММЫ»; Ю 1» И Л ч * к И «0 «2 «г ?6 Ті 76 И И И 06и#й итог * -49Ш — лтш — —даяЕ jflnuг У д и - 4Є67 ДЕ - гцзвы LTfUi іЗіооа .. llJKw ІІЙ04 ІІ— . «Ой ш 1ШЄ — 31ЭМ И2Ш .— * S Ї гзсоос 22СШ -— Я61.42 К » вО( -ІЗМ.І 1<ннн» I'M JS- «*1Т IBM "лив; =i ТїзЙЇ Т.Г^ ' - паї Рис. 4.7, Шахматка
мыши на заголовке столбца Л и выберите
Ппан счетов
Jsfisftl
3 lj1 ^Основные сре
во вспомогательном меню команду
03] Доходные вложения в материальный ценности активы
ячеек. Откроется диалог настроики
формата, в котором вы должны перейти на вкладку Число. В списке выберите Тек- ,V "SSSf^**°tm№"tm*' стовый и нажмите кнопку ОК. Теперь
і 1д ^^ числа в первомстолбце будут воспринидаться, тк тает; и ш сможете ввести
значения 01, 02 и аналогичные. Заполни- Рис. 4.8. те план счетов, введя номера и описания
План счетов используемых счетов (Рис. 4.8). Субсчета
можно не вводить.
Далее можно приступать к созданию оборотной ведомости. Добавьте лист в рабочую книгу и назовите его Оборотная ведомость. Введите в первой строке заголовок ведомости, после чего следует ввести заголовки столбцов. В ячейку A3 введите заголовок Счет, а в ячейку ВЗ — Наименование счета. Объедините
ячейки С2 и D2, выделив их и нажав кнопку и введите в них название Сальдо на начало периода. Аналогично объедините попарно ячейки в четырех следующих столбцах и введите названия Обороты за период и Сальдо на конец периода. В третьей строке введите в столбцах С, Е и G название Дебет, а в столбцах D, введите название Кредит. Заголовок таблицы сформирован, и можно
приступать к введению формул. Следует ввести всего одну строку, после чего размножить ее средством автозаполнения. Итак, заполним ячейки четвертой строки таблицы.
Введите в ячейку формулу В ячейку будет
вставлен номер счета из первой строки шахматки, причем номер будет выглядеть как 01, 02 и так далее, а не 1 или 2. Чтобы по номеру счета определить его наименование, в ячейку В2 введите формулу =ВПР(А4;'Плансчетт'!$А$3:$В$63;2). Взяв номер счета из ячейки Excel найдет на листе с планом счетов список, начинающийся в ячейке A3 и заканчивающийся в ячейке В63. Если в вашем плане счетов размер списка иной, поставьте нужное число с номером последней строки в списке вместо 63, например $В$55 или $В$101. В обнаруженном списке Excel найдет строку, в первом столбце которой заданный номер счета, и выдаст значение из второй ячейки таблицы, то есть название счета. Отметим, что для правильной работы план счетов должен быть отсортирован в порядке возрастания номеров. Если вы вводили последовательно все счета, он так и будет отсортирован. Кстати, если при добавлении вспомогательных проводок в журнал операций, в которых указан одинаковый счет по дебету и кредиту, вы описали не все счета, указанные в плане счетов, оборотная ведомость будет рассчитываться неверно. Далее следует заполнить расчетные ячейки оборотной ведомости. В столби ах,Дебет и Кредит, объединенных заголовком Сальдо на начало периода, ничего вводить не надо, так как начальное сальдо будет в дальнейшем вводиться вручную.
В ячейку введем формулу для расчета дебетовых оборотов за период =ВПР(ЗНАЧЕН(А4);Шахматка!$А$6:$АА$28; Конкретные значения в фор-муле зависят от количества используемых вами счетов. Взяв из поля А4 значение номера счета, Excel ищет его в первом столбце сводной таблицы, то есть созданной ранее шахматки. Сводная таблица у нас располагается до ячейки $АА$28. В этой ячейке выводятся дебетовые обороты по счету с наибольшим номером. Возможно, вам потребуется ввести иной адрес ячейки, например $Y$26. Будьте внимательны, так как правильное указание адреса важно для выполнения верных вычислений. Последнее число в формуле указывает на номер столбца в списке, из которого следует взять нужное значение. Если вы все делали правильно, сводная таблица должна содержать одинаковое количество строк и столбцов, и данное число на единицу меньше номера последней используемой строки. В нашем случае, при ссылке $АА$28, число равно 27. Если у вас получилась ссылка $Y$26, то следует указать число 25. Если после ввода формулы вы увидите в ячейке вместо числа текст #Н/Д, или ШССЫЛКА то вы не
верно указали параметры. Исправьте формулу в соответствии с вашими конкретными условиями.
Далее следует ввести кредитовые обороты. Для этого в ячейку F4 введите формулу =ГПР(ЗНА ЧЕН(А4);Шахматка!$С$4:$ Y$30;2 7/t>y н к ц и я ГПР работает почти также, как и ВПР, но ищет не по строкам, а по столбцам. В отличие от расчета дебетовых оборотов, в этой формуле ищется столбец в сводной таблице, в первой строке которого указан нужный счет. В качестве результата подставляется значение из последней строки сводной таблицы. Обратите внимание, что в качестве списка выделена другая часть сводной таблицы. При расчете дебета из сводной таблицы не были взяты первые две строки, а теперь не принимаются в расчет первые два столбца. Кроме того, последней ячейкой считается не та, в которой выводятся дебетовые обороты по счету с наибольшим номером, а ячейка, в которой выводятся кредитовые обороты по данному счету. Если в первом случае вы подставили в формулу значение $Y$26, то теперь следует подставить значение $W$28. Последнее число в формуле то же, что и в предыдущей формуле.
Наиболее сложная часть оборотной ведомости описана. Вы ввели формулы для расчета оборотов по дебету и кредиту. Если хотите, можете выделить ячейки Е4 и F4, после чего задать формат для вывода целых чисел, чтобы в оборотной ведомости не выводились копейки. Далее следует ввести формулы для расчета конечного сальдо. Введите в ячейку G4 формулу =C4+E4-D4-F4 а в ячейку Н4 формулу ; В результате в ячейках отображаются одинаковые чис
ла, но с разными знаками. Чтобы не отображать нулевые и отрицательные суммы, выделите ячейки G4 и Н4, после чего выберите команду меню Формат Ячейки. В открывшемся диалоге перейдите на вкладку Число и выберите в списке Числовые форматы элемент (все форматы). В поле Тип введите шаблон формата Ноль означает, что положительное число должно выводиться как целое число. Два знака точки с запятой, после которых ничего не указано, означают, что нулевые и отрицательные значения не отображаются. Нажмите кнопку ОК, и диалог закроется. Теперь из двух сумм отображается только положительная. Если эта сумма в столбце дебета, то в столбце кредита ничего не отображается, и наоборот.
Мы ввели формулы для одной строки, а теперь следует размножить их. Выделите ячейки сА4по Н4, подведите указатель мыши к маркеру заполнения, расположенном в правом нижнем углу области выделения, после чего нажмите кнопку мыши и переместите указатель вниз на несколько строк. Следует заполнить столько строк, сколько счетов используется в вашем плане счетов. Если в нижних строках в ячейках появились сообщения #Н/Д,#ЗНАЧ! или #ССЫЛКА!, вы заполнили слишком много ячеек, и лишние строки следует очистить.
Нам осталось только ввести формулы для подсчета сумм по столбцам. Введите в ячейку на пересечении столбца С и строки, расположенной через одну за последней строкой таблицы, выражение Отметим, что вместо
С26 вы должны подставить номер последней строки в вашей таблице, например С24. Перетащив маркер заполнения вправо, заполните ячейки в трех следующих столбцах. Суммы по начальному сальдо и оборотам рассчитаны.
Для расчета сумм на конец периода следует ввести более сложную формулу. Как вы помните, мы с помощью задания формата чисел не отображаем отрицательные суммы, однако при расчетах отрицательные числа из ячеек также будут суммироваться. Поэтому в ячейку суммы в столбце G следует ввести формулу =CyMMECJIH(G4:G26;">0 Так же, как и в предыдущей формуле, вам следует А в - О ] є F. ! О Н : 1 Оборотная ведомость 2 Сальдо на начаПоп*рлодш период Сальдо на тмц mpuvds 3 Счп Ншитнованив счагт Двибвт Кредит Дчбрт Кредит Дебет Кредит средства 4545 40767 0 45312 :-5« 08 во 40767 40767: 6; 10 Материалы 25000! 15350 9650 щ 19 по
приобретенным ценностям 35660 26993 8667 8 20 Основное производство 25229 14396 10833 в 26 О^щеїозяйстванньій расходы ¦ 18767; 17667 1100 KJ 40 Выпуск продукции (работ, услуг) 13796 5596 8200 11 41 Товары 135000 10000 125000 12 43 Готовая продукция 9800: 7500 2300 13 46 Выполненные этапы по незавершенным работам 12600 12600 Ж
15: 50 Касса 31360; 31143 217 51 Расчетные счета 54345 242600 179060 117885 1в 60 Расчеты с поставщиками и по/радчдаймм 243120! 295120 52000 17 62 Расчеты с покупателями и 86460; 86460 16 68 Расчеты по и сборам 34095 17418 16676 is еэ : Расчеты по социальному страхованию и обеспечению 0 7713! 77131 20 70 : Расчеты с оплате труда 54345 19500: 19500: 54345 21-71 Расчеты с подотчетными. 1500 1500 22 75 ;№Ч8ТЫ с учредителями 2зоооо; 222800 7200 23.76 расчеты с разными дебиторами и к№ДИТО0аш 7161 7161 24 60 Уставный капитал 4545 0! 230000 234545! 25 ВО Продажи 43860 43860 If Прибыли и убытки 0 4438 4438 28 58890 56890 1297041 1297041 353040 353040 Рис. 4.9. Оборотная ведомость
изменить значение G26 на адрес последней ячейки в столбце. В данной формуле указывается, что следует суммировать только положительные значения из ячеек. С помощью автозаполнения введете аналогичную формулу в столбец Н. Теперь осталось ввести начальные остатки, и оборотная ведомость готова (Рис. 4.9).
Вы можете изменить проводки в журнале операций или ввести новые операции. После этого следует перейти на лист ..•..• : щелкнуть правой кнопкой мыши на сводной таблице и выбрать команду меню Обновить данные. Сводная таблица будет построена заново, при этом автоматически будет пересчитана оборотная ведомость. На основе информации из оборотной ведомости можно построить множество полезных отчетов, но мы не будем сейчас этого делать. Вы можете самостоятельно создать стандартные бланки в Excel, воспользовавшись приемами, описанными в предыдущей главе, и добавить ссылки на нужные ячейки оборотной ведомости.
При ссылке на ячейки оборотной ведомости совершенно необязательно помещать стандартные бланки в ту же рабочую книгу, в которой организован бухгалтерский учет. Excel позволяет ссылаться на ячейки таблицы, расположенной в другом файле. Например, если вы хотите вставить ссылку на ячейку G4 оборотной ведомости, введите формулу ведомость Обратите внимание, что для использования в именах пробелов нужно поместить названия в одинарные кавычки.
При открытии файла со ссылками на ячейки таблицы из другого файла, на экране появится диалог с предупреждением. Вы можете обновить связи, получив последние данные. Для этого нужно нажать кнопку Обновить в диалоге. При этом диалог закроется, а в ячейках появятся последние данные из бухгалтерского учета. Если же вы нажмете кнопку Не обновлять, то после закрытия диалога информация в ячейках останется неизменной.
Рассмотренный пример показывает, что с помощью Excel можно автоматизировать различные участки бухгалтерского учета, причем качество автоматизации ничем не хуже, чем при использовании специализированных бухгалтерских программ. Аналогично можно автоматизировать и налоговый учет, если в вашей программе он не реализован. При этом следует помнить, что возможности Excel значительно шире, и в нем можно использовать программы, написанные на языке программирования Visual Basic. Однако написание таких программ требует определенных знаний, и лучше, чтобы этим занимался программист, а не бухгалтер.
<< | >>
Источник: Коцюбинский А.О., Грошев С.В.. Excel для бухгалтера в примерах.. 2003

Еще по теме 4.1. Пример бухгалтерского учета:

  1. 1.3. Формирование международных бухгалтерских стандартови реформирование бухгалтерского учета в Россиив соответствии с нимиСтандартизация бухгалтерского учетана региональном уровне
  2. ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОЙ (ФИНАНСОВОЙ) ОТЧЕТНОСТИ
  3. Глава II. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ
  4. 4.3. Пример управленческого учета
  5. Технология учета. Типы счетов бухгалтерского учета
  6. 2.1 Бухгалтерский баланс как элемент метода бухгалтерского учета
  7. 9.5. Примеры автоматизации основных задач учета
  8. 1.2. Международная стандартизациябухгалтерского учета как инструмент преодоленияразличий национальных систем бухгалтерского учетаХарактеристика различий национальных систембухгалтерского учета
  9. ?????????? ?.?., ??? ????? ?.?.. ?????? ?????????????? ?????, 2000
  10. В.П. Астахов. ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, 2004
  11. 2.3. МЕТОД БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  12. Статья 5. Регулирование бухгалтерского учета
  13. Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета
  14. 2.1. Организация бухгалтерской службы и учета
  15. Регистры бухгалтерского учета
  16. 1. Предмет бухгалтерского учета
  17. Основы бухгалтерского учета (60 часов)