<<
>>

Работа с кассовыми ордерами

Приходный кассовый ордер — это первичный учетный документ, отражающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств. Расходный кассовый ордер — это первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Поскольку в рассматриваемой конфигурации порядок работы с приходными и расходными кассовыми ордерами во многом идентичен, описывать их по отдельности не имеет смысла.

Поэтому возможные операции с кассовыми ордерами будут рассмотрены на примере приходного; некоторые же особенности расходных кассовых ордеров пе речис- лены в подразд. «Особенности расходного кассового ордера».

Список документов

Для перехода в режим работы с приходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Документы > Банк и касса > Приходные кассовые ордера — в результате откроется окно списка приходных кассовых ордеров, изображенное на рис. 7.1.

В данном окне содержится перечень сформированных ра-нее документов.

ПРИМЕЧАНИЕ

В самом начале использования программы окно списка приходных кассовых ордеров не будет содержать ни одной позиции.

Это относится также ко всем остальным первичным документам, рассматриваемым в данной книге.

I Приходные кассовые ордера

Действия- -g ^ Щ Н^ Д Ъ Щ' Ъ Перейти - УЗ (?) т

1 Реестр Дата Номер Виц операции Счмма Валюта Контрагент, п... Касса кі ей 01.04.20031... ТК000011 Прочий при:-: Є0 000,00 рай. ОСНОВНІ ш 01.04.20031... ТК000012 Прочий при:-: 20 000,00 USD ОСНОВНІ ш 01.04.20031... ТК000013 Прочий при:-: 10 000,00 рай- Кассац га 01.04.20031... ТК000014 Прочий при:-: 5 000,00 USD Кассац ш 03.04.20031... ТК000001 ? плата от п... 2 000,00 рай. Алкимов А. А. ОСНОВНІ ? 05.04.20031... ТК000002 ? плата от п... 33 479,38 рай. Белявский-ча... ОСНОВНІ Ш 13.04.2003 2...

ТК000006 Прием розн... 5 000,00 рай. ККМ (ларек X... ОСНОВНІ ? ш 14.04.2003 2... ТК000003 ? плата от п... 500,00 USD Инвема ОСНОВНІ ш 14.04.2003 2... ТК000007 Прием розн... 5 000,00 рай. ККМ (ларек X... ОСНОВНІ Ш\ 15.04.20031... ТК000004 Прием розн... 1 200,00 рай. ККМ (ларек. X... ОСНОВНІ щ 15.04.20031... ТК000008 Прием розн... 3 892,00 рай. ККМ (ларек X... Основні ш 15.04.20031... ТК000008 ? плата ст п... 82 933,08 рай. Монолит Основи; ш 15.04.20031... ткоооою ? плата ст п... 2 384,51 USD Балашов Основи; ш 15.04.20031... ТК000015 ? плата ст п... 44 077,14 рай. Пластинформ Основи; ш 16.04.20031... ТК000018 ? плата от п... 89 771,04 рай. Никитаева-ча... Основи; - ж И

Рис. 7.1. Список приходных кассовых ордеров

В крайней слева колонке отображается признак проведен-ного документа («птичка»). На рис. 7.1 курсор установлен на непроведенный кассовый ордер. В остальных колонках окна для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время формирования документа, его номер, вид операции (например, Выручка от реализации либо погашение подотчетных сумм), сумма по документу, валюта документа, контрагент по документу (то есть от кого поступают денежные средства), наименование кассы предприятия, к которой относится данный документ (использование этого реквизита имеет смысл при ведении нескольких касс на предприятии), наименование организации, от имени которой оформляется документ (в большинстве случаев наименование собственной организации), фамилия и инициалы сотрудника, ответственного за оформление данного документа, и дополнительная информация произвольного характера (например, В счет оплаты просроченной задолженности и т. п.).

В верхней части окна списка приходных кассовых ордеров находится панель инструментов, предназначенная для выполнения некоторых операций с элементами списка.

Слева можно увидеть раскрывающийся список Действия, включающий в себя следующие команды (в скобках указаны горячие клавиши).

Добавить (Insert) — переход в режим формирования нового документа.

При ее выполнении открывается окно редактирования приходного кассового ордера; описание данного окна и порядок работы в нем приводятся ниже.

Скопировать (F9) — создание нового документа на основании уже имеющегося (а именно того, на котором в списке установлен курсор). Данную команду удобно использовать при создании нескольких однотипных документов, в которых большинство реквизитов не изменяется.

Изменить (F2) — предназначена для перехода в режим редактирования текущего документа. Необходимые действия вы-полняются в окне редактирования приходного кассового ордера, которое открывается при активизации команды (описание этого окна приведено ниже).

Удалить (Shift+Delete) — быстрое и окончательное удаление текущего элемента списка. При выполнении данной команды на экран выводится дополнительный запрос на подтвер-ждение операции удаления.

Установить пометку удаления (Delete) — предназначена для пометки на удаление текущего документа. При выполнении команды в крайней слева колонке появится соответствующий символ. В дальнейшем помеченные таким образом объекты можно удалить с помощью команды главного меню Операции > Удаление помеченных объектов. Чтобы снять

пометку на удаление, достаточно повторно выполнить данную команду либо нажать клавишу Delete.

Установить интервал дат — установка фильтра на отображаемые в списке докумен ты в з ависимости от даты их создания. Настройка параметров фильтра выполняется в окне Настройка периода (рис. 7.2), которое открывается при активизации данной команды.

Рис. 7.2. Настройка фильтра по дате

На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Интервал и Период. На вкладке Интервал указываются начало и конец интервала времени, а на вкладке Период — конкретные временные рамки. Например, если на вкл адке Интервал установлены значения Начало года и Конец года, то по умолчанию в качестве условия фильтра будет прини-маться текущий год; однако на вкладке Период можно вы-брать не текущий, а, например, прошлый либо позапрош-лый год.

Аналогичным образом устанавливается фильтр по какому-либо кварталу, месяцу, неделе или дню. Также реа- лизована возможность ввода совершенно произвольного периода. Если установлен флажок Использовать эту настройку периода при открытии, то имеющийся фильтр на отображаемые данные будет применен и при последующих открытиях окна списка приходных кассовых ордеров.

Поиск по номеру — эту команду рекомендуется использовать при работе с большим количеством документов. Она предназначена для быстрого поиска требуемого документа по его номеру в заданном интервале времени (его можно не задавать — в этом случае поиск будет вестись только по номеру документа). При выполнении данной команды отобра-жается окно Поиск по номеру документа (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Поиск документа

В данном окне в поле Номер документа вводится с клавиатуры либо выбирается из раскрывающегося списка номер искомого документа. Интервал времени для поиска задается в полях В диапазоне дат с и по; требуемые значения можно ввести вручную либо с помощью кнопки выбора, которая расположена в конце каждого поля. Нажатием этой кнопки выводится окно календаря, в котором выбирается требуемая дата. В поле Виды документов возле позиции ПриходныйКассовыйОрдер должен быть установлен флажок. Процесс поиска в соответствии с заданными параметрами инициируется нажатием кнопки Найти; результаты поиска выводятся в нижней части окна в поле Найдено. Для быстрого перехода к требуемой позиции следует нажать кнопку Выбрать, в результате окно Поиск по номеру документа автоматически закроется, а в окне списка курсор будет установлен на выбранном документе.

Провести — эта команда предназначена для проведения документа, на котором установлен курсор. Если документ создан ранее текущей даты, то при активизации данной команды отобразится соответствующее предупреждение с предложением провести документ неоперативно. Операция будет выполнена после положительного ответа на данный запрос. Сразу после проведения документа в крайней слева колонке напротив него отобразится соответствующий признак («птичка»).

Отмена проведения — эта команда доступна только в том случае, когда курсор установлен на проведенном документе, и предназначена для отмены проведения.

После выполне-ния данной операции в крайней слева колонке исчезнет признак проведенного документа. При выполнении отмены проведения документа следует соблюдать осторожность, так как система не выдает дополнительного запроса на подтверждение операции.

Установить отбор и сортировку списка — с помощью данной команды осуществляется настройка фильтра на отображаемые в окне списка документы. При выполнении команды открывается окно, приведенное на рис. 7.4.

Рис. 7.4. Окно Отбор и сортировка

Оно состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 7.4) и Сортировка.

На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержится перечень условий фильтра ( Номер, Дата, Организация, Валюта документа и др.). Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры либо с помощью кнопки выбора указывается конкретное значение фильтра: например, на рис.7.4 установлен фильтрОрга- низация, а значение фильтра — Торговый дом «Новый». Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра равно, Не равно, В списке, Не в списке и др. — у разных условий фильтра разные варианты применения). Например, на рис. 7.4 для фильтра Организация выбран вариант Равно. Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только документы, которые оформлены от имени «Торговый дом "Новый"». Если же установить вариант Не равно, то из списка будут исключены все документы, оформленные от этого имени (иначе говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).

ПРИМЕЧАНИЕ

Иногда пользователи путают параметры Организация и Контрагент, подотчетник, касса ККМ. Следует учитывать, что Организация подразумевает наименование организации, от имени которой оформляется документ, а Контрагент, подотчетник, касса ККМ — название контрагента по документу (юридическое либо физическое лицо, от которого поступили денежные средства) либо кассы ККМ.

Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько организаций) следует установить вариант В списке либо Не в списке.

В первом случае будут показаны документы, соответствующие заданным параметрам, во втором — такие документы будут из списка ис клю- чены (здесь прослеживается аналогия с вариантами Равно и Не равно).

Некоторые условия фильтра (например, Дата, Номер, При-ложение и др.) предусматривают другие варианты примене-ния. Порядок работы с ними прост и интуитивно понятен.

Текущую настройку фильтра можно сохранить командой Отборы. При ее выполнении открывается окно Список отборов, изображенное на рис. 7.5.

Рис. 7.5. Сохранение фильтра

В данном окне следует с клавиатуры ввести произвольное имя сохраняемого фильтра и выполнить команду Сохранить.

ВНИМАНИЕ

Сохранение фильтра возможно только в том случае, коїда в нем выбрано хотя бы одно условие. В противном случае кнопка Сохранить в окне Список отборов будет недоступна.

В дальнейшем для использования сохраненного фильтра следует открыть окно Список отборов, выделить соответствующую позицию и нажать кнопку Восстановить — в результате в окне Отбор и сортировка на вкладке Отбор будут восстановлены все параметры выбранного фильтра. Для удаления фильтра из окна Список отборов нужно выделить его и нажать кнопку Удалить. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна Список отборов без выбора фильтра, а с помощью кнопки Справка осуществляется вызов справочной информации.

На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки документов из окна списка. Содержимое вкладки показано на рис. 7.6.

В правой части вкладки содер жится перечень возможных признаков сортировки, в левой части — те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со

Рис. 7.6. Отбор и сортировка

стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов и переключение направления сортировки — кнопками со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии, то при последующих открытиях окна списка кассовых ордеров все документы в нем будут по умолчанию выстроены в соответствии с текущими настройками сортировки.

Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка, следует нажать кнопку ОК; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.

Отбор по текущему значению — данная команда также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение, под которым подразумевается значение выделенной ячейки окна списка. Например, на рис. 7.1 курсор установлен в ячейку с номером документа ТК000002, поэтому при выполнении команды Отбор по текущему значению в окне списка останутся только документы с таким но-мером. Если же установить курсор в колонку Сумма со зна- чением, например, 5000, то после выполнения команды Отбор по текущему значению в списке останутся только документы, сумма в которых составляет5000. Для выключения фильтра следует повторно активизировать данную команду.

История отборов — данное подменю доступно только после того, когда хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро выбрать какой-нибудь из примененных ранее фильтров.

Отключить отбор — команда доступна только после приме-нения фильтра и предназначена для его отключения.

Сортировка — с помощью команд данного подменю включается требуемый режим сортировки данных в списке. Наиболее популярные варианты — по номеру либо по дате документа.

На основании > Расходный кассовый ордер — с помощью данной команды можно быстро сформировать расходный кассовый ордер на основании текущего приходного. Эту операцию удобно выполнять, например, при возврате наличных денежных средств. После активизации команды открывается окно редактирования расходного кассового ордера, в котором часть реквизитов будет заполнена в соответствии с документом-основанием, и пользователю останется лишь внести некоторые корректировки (если это необходимо).

Перейти — команды данного подменю предназначены для быстрого перехода в другие режимы, которые могут понадобиться при работе с п риходными кассовыми ордерами. К ним относятся следующие.

Взаиморасчеты компании с контрагентами.

Взаиморасчеты компании с подотчетными лицами.

Денежные средства компании.

Розничная выручка компании.

Ожидаемые входящие платежи компании.

Суммы заказов.

Вывести список — данная команда предназначена для настройки формы списка для его вывода на печать. При выполнении команды открывается окно Вывести список, изображенное на рис. 7.7. Вывести список X Выводить в: ОК Табличный документ » Отмена Выводить колонки: ^ Справка 0 Дата 0 Номер 0 Вид операции 0 Сумма 0 Валюта

0 Контрагент, подотчетник, касса ККМ 0 Касса компании 0 Организация 0 Ответственный 0 Основание 0 Приложение 0 Комментарий 1 Только выделенные ¦ Рис. 7.7. Настройка печатной формы документа

В данном окне в поле Выводить в указывается тип выходного документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты — Табличный документ либо Текстовый документ. В поле Выводить колонки путем установки соответствующих флажков указываются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа (перечень колонок соответствует колонкам окна списка приходных ордеров, см. рис. 7.1). По умолчанию флажки установлены напротив всех позиций списка. После нажатия в данном окне кнопки ОК откроется окно с печатной формой списка; для его вывода следует воспользоваться командой главного меню программы Файл > Печать.

Настройка списка — переход в режим настройки представления содержащейся в окне информации. При выполнении команды открывается окно, изображенное на рис. 7.8.

Настройка списка

Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочее. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать те, которые будут отображаться в списке. По умолчанию установлены все флажки. Справа вверху расположены кнопки, с помощью которых можно быстро установить либо снять сразу все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию, для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка.

Вкладка Прочее включает в себя следующие параметры.

При открытии восстанавливать позицию — активизация данного параметра означает, что при открытии окна списка приходных кассовых ордеров курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился во время последнего закрытия окна.

При открытии переходить — значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты : В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен в первой позиции списка) и В конец списка (курсор будет помещен в конец списка).

Обновлять автоматически каждые ... секунд — использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо документы). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который список должен обновляться автоматически.

Обновить ( Ctrl+Shift+R) — предназначен для немедленного обновления текущего списка.

Итак, содержимое кнопки Действия, которая находится на панели инструментов окна списка приходных кассовых ордеров, рассмотрено. Остальные кнопки панели дублируют те или иные команды меню Действия. Исключением является кнопка Реестр — с ее помощью осуществляется вывод на печать реестра приходных кассовых ордеров.

Контекстное меню окна списка вызывается нажатием правой кнопки мыши и содержит те же команды, что и кнопка Действия.

При создании нового и редактировании текущего документов открывается окно редактирования приходного кассового ордера, описание которого приводится в следующем подразделе.

<< | >>
Источник: Гладкий А. А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров. 2007

Еще по теме Работа с кассовыми ордерами:

  1. 90. ОТЛОЖЕННЫЕ ОРДЕРА, ПРИКАЗЫ НА ОТКРЫТИЕ (ЗАКРЫТИЕ) СДЕЛОК
  2. Касса и кассовые операции
  3. 9.7. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ
  4. 9. Кассовое обслуживание клиентов
  5. 13.7. Методика составления кассового плана
  6. 12.3. Документирование кассовых операций
  7. 7. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ
  8. Глава 12.Учет кассовых операций
  9. 38. Кассовое исполнение бюджетов
  10. ГЛАВА 17. РАСЧЕТНО-КАССОВОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ КЛИЕНТОВ
  11. 5.3. Типичные нарушения при ведении кассовых операций
  12. § 6. Правила ведения кассовых операций
  13. 12.4. Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций
  14. Глава 5МЕТОДИКА АУДИТА КАССЫ И КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  15. 2.6. Покупка и регистрация кассового аппарата
  16. Кассовая консолидированная смета
  17. Глава5. ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  18. 5.2. Основные этапы проверки кассы и кассовых операций