<<
>>

7.3. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов — это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, Положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем организации.

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации в составе трех-пяти человек. В состав комиссии в обязательном порядке должны быть включены работник делопроизводственной службы, заведующий архивом, главный бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:

•рассматривает проекты номенклатур дел организации;

•проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

•рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу;

•рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

•рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, приказы, сводные планы и др.

Эти документы подлежат постоянному хранению.

Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, административно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному составу — это приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все исполненные первичные документы и регистры учета помещаются в дела. Дело- это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, и помещенные (ный) в отдельную обложку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в целом по организации и оформленный в установленном порядке

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Формирование дела — это отнесение документов к определенному делу и их систематизация внутри дела. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), т. е. происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета. Оформление дела — это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке — по датам, месяцам, нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый — при их заведении, второй — по завершении календарного года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

По срокам хранения документы и дела различают:

постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;

временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяются на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

по личному составу. К такого рода документам относятся документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению бухгалтерских документов производится работниками бухгалтерии под руководством работника архива. Экспертиза ценности документов бухгалтерского учета и отчетности проводится особенно тщательно, поскольку эта документация является основной в случаях возникновения финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на ос-новании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел. При этом подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включительно) — частичному.

Полное оформление предусматривает:

•перегруппировку документов дела в прямой хронологической по-следовательности с января по декабрь;

•нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;

•составление заверительной надписи дела;

•подшивку дела в твердую темную обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или (при объеме дела до 50 листов) переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;

•внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).

Заверительная надпись делается в конце дела на отдельном листе формата А 4 по следующей форме:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 68

В деле подшито и пронумеровано 14 (четырнадцать) лист (ов)

в том числе: литерные листы 1 (один)

пропущенные номера (нет)

+ листов внутренней описи 1 (один) Особенности физического состояния и формирования дел Номера листов 1 2 Все документы дела находятся в надлежащем виде

Бухгалтер Подпись З.В.

Калистратова

10.01.2010

Внутренняя опись оформляется также на листе формата А4 и именует следующую форму:

Внутренняя опись

документов дела №06-8 №

п/п Индекс документа Заголовок документа Дата документа Номер листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 06-8/1 Журнал-ордер №2 за январь 31.01.2009 1 2 06-8/2 Журнал-ордер №1 за февраль 27.02. 2009 2 - - - Итого 12 (двенадцать) документов

Количество листов внутренней описи 1(один)

Бухгалтер Подпись З.В. Калистратова

10.01. 2010

В графе «Примечания» описи делается запись, если из дела изымаются документы или в дело включаются документы-копии, заменяющие подлинники.

Внутренняя опись документов дела оформляется на отдельном листе и помещается в начале дела. Если дело было подшито или переплетено без бланка внутренней описи, то внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Если дело состоит из документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по видам и разновидностям (заголовок неполно раскрывает содержание), то в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела.

В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная подпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять. В дело включается только один экземпляр документа.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения и др.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению, сроки хранения которых истекли и которые утратили практическую ценность.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хране-нию, который подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно с описями дел и подлежит утверждению руководителем.

После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Использование указанных документов для хозяйственных нужд запрещено.

Если в деле находятся документы с разными сроками хранения, то срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Уничтожение бланков строгой отчетности производится комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).

Отобранные к уничтожению и включенные в акт, утвержденный руководителем организации, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

После сдачи в акте делается следующая запись:

«Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом кг_____сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от_ №___ ». Работник организации, сдавший документы, подтверждает эту запись своей подписью.

Акт подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

Законодательно не закреплена возможность механического унич-тожения документов, в том числе и с помощью бумагоуничтожителей, поэтому не рекомендуется осуществлять данный процесс таким способом. Бумагоуничтожающие машины допускается использовать, как правило, для уничтожения документов, имеющих реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение срока хранения в 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, по истечении сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.

Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете определено, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, срок хранения которых 75 лет (о трудовом стаже и т.

д.). Их передача производится только по описям дел, которые представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Указанные описи составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в бухгалтерии в качестве контрольного экземпляра.

В основном бухгалтерские документы относятся к документам временного (до 10 лет включительно) хранения и передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел.

С момента заведения и до передачи в архив организации дела (их наименования и шифр определяются разработанной в организации номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В соответствии с графиком выполнения учетных работ в течение одного-трех месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

•с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

•бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность;

•первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, формируются отдельно. Если по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;

•отдельно в папки должны быть подшиты ведомости по заработной плате;

•листы расшифровки следует хранить вместе с первичными документами;

•журналы-ордера необходимо хранить, как правило, вместе с ведомостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;

•в отдельные дела следует помещать производственные отчеты по отраслям и видам деятельности в пределах отчетного года;

•отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с определенными документами, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последо-вательности их номеров и переплетены в отдельные папки;

•наряды на сдельную работу, путевые листы следует хранить не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Исполненные бухгалтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года по окончании отчетного периода с целью составления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следующего за отчетным периодом года) и проведения аудиторской проверки достоверности отчетных данных. Таким образом, организациям предоставлено право подготавливать бухгалтерские документы к дальнейшему хранению в течение года, следующего за отчетным. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут передаваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Министерства по налогам и сборам.

Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК. Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие документы имеют научно-историческое значение. Исчисление срока их хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначен буквой «В») к моменту окончания дела. Например, лицевой счет работника, заведенный на него в возрасте 20 лет, хранится 55 лет. Ежегодно из хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет. Если на предприятии вместо лицевых счетов используются расчетно-платежные ведомости, то последние хранятся 75 лет, поскольку в ведомостях производится расчет заработной платы работников, имеющих разный возраст.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается. В соответствии с Перечнем бухгалтерские документы по срокам хранения можно подразделить на группы.

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации хранение бухгалтерской документации должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Документы по учету операций с иностранной валютой и приложения к ним (платежные требования, инкассовые распоряжения, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные банковские ордера и др.) хранятся 10 лет (после закрытия валютного счета). Другие документы по учету операций с иностранной валютой, т. е. паспорта сделок, таможенные декларации, авансовые отчеты об использовании иностранной валюты, также хранятся10 лет.

<< | >>
Источник: Бабынина Г.М.. Организация бухгалтерского учета: электронное издание курса лекций. 2011

Еще по теме 7.3. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности:

  1. Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности
  2. Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета
  3. VI. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 98
  4. Хранение документов бухгалтерского учета
  5. 1.2. Государственные информационные ресурсы. Государственные программы, документы учета, отчетности, регистрации и лицензирования, реестры, регистры, каталоги, кадастры, мониторинга
  6. Регистры бухгалтерского учета
  7. ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОЙ (ФИНАНСОВОЙ) ОТЧЕТНОСТИ
  8. 2.6. Регистры бухгалтерского учета малых предприятий
  9. Адреса и сроки представления бухгалтерской отчетности
  10. 3.7. Порядок хранения бухгалтерских документов
  11. Статья 15. Адреса и сроки представления бухгалтерской отчетности
  12. 7.5. Порядок учета, хранения и списания бланков строгой отчетности
  13. Глава 3.9. Особенности подготовки документов бухгалтерской отчетности
  14. 4.2. Задачи и функции подразделения Бухгалтерского учета и отчетности
  15. 1. Необходимость дальнейшего развития бухгалтерского учета и отчетности