<<
>>

ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. ФОРМЫ И ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

5.1. Документация

Все записи в бухгалтерском учете производятся только на основании соответствующих оправдательных документов.

Документ (документированная информация) представ-ляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее иденти-фицировать.

В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н в ред. приказов Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. № 107н, от 24 марта 2000 г. № 31н). В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществля-ющих контроль в соответствии с законодательством Рос-сийской Федерации, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обу-словлено необходимостью упорядочения информацион- ных потоков в народном хозяйстве, обеспечения сравни-мости учетных и отчетных данных различных организа-ций (или одной организации за различные периоды), их полноту и достоверность, исключения дублирования ин-формации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г.

№ 299.

В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Такая градация полностью отвечает опре-делению документооборота в бухгалтерском учете, по-следовательности и логике документирования хозяй-ственной деятельности организации.

Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной де-ятельности, составляемую на основе данных бухгалтер-ского учета по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 июля 1999 г. № 43н).

В рамках каждого уровня документы неоднородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. При этом инте- ресна структура документооборота по составу, назначе-нию и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) и внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций.

К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акть: приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например: начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно- платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Такая классификация выявляет необходимость доку-ментального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов, в соответствии с принципом регистрации должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов пред-приятия и т.п. Накопительные документы являются эле-ментом первого этапа систематизации и обобщения учет-ной информации.

Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции поку пателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных до-кументов и является их сводкой, а накопительный доку-мент—это первичныйдокумент, составляемый постепенно. К сводным документам также относятся все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным доку ментом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Начальной стадией документирования хозяйственной ситуации в организации является первичный учет, который представляет собой первый этап системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, нормированное и отработанное время; выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры.

При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Ведомственные формы первичной учетной документа-ции обязательны к применению только в организациях, состоящих в подчинении этим ведомствам, однако, если форма документа отвечает потребностям прочих органи-заций, они могут взять его на вооружение.

Во всех остальных случаях организации обязаны само-стоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким обра-зом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи.

Основные требования к форме первичного документа:

Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.

Структура документа остается постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности ор-ганизации относительно стабильны.

Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

Измерители информации, содержащейся в документе (денежные и/или натуральные), обеспечивают не- обходимую достоверность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной.

Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

Документ содержит как можно меньше избыточной — обычно не используемой информации, которал включается в исходную форму «на всякий случай».

Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.

Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ).

Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

Составляется своевременно.

При разработке форм первичных учетных документов следует учитывать положения ст.

9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. N° 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23 июля 1998 г.№ 123-Ф3г Пункт 2 этой статьи гласит, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа (недатированный до-кумент не имеет юридической силы, кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной де-ятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и налогового учета);

в) наименование организации, от имени которой со-ставлен документ;

г) содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем доку-менты, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обяза-тельны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (п. 3, 4 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копни таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, атакже потребованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и проку-ратуры.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.

5.2. Инвентаризация

Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Предприятия обязаны проводить инвентаризацию ос-новных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса. Инвентаризации подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие предприятию, такие, как ценности на ответственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства и т.п., а также по каким-либо причинам не учтенные ценности. Основные задачи инвентаризации:

выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета; выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правит содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств; проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением слу, вез. когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, т также при преобразовании государственного или му-ниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

б:

Сроки проведения инвентаризации:

основных средств — не менее одного раза в два-три года;

библиотечных фондов — не реже одного раза в пять лет;

капитальных вложений — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

незавершенного капитального ремонта и расходов бу-дущих периодов — не менее одного раза в год;

готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц; сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц;

расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) — по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на 1-е число каждого месяца;

расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал;

расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год;

остальных статей баланса — на 1-е число месяца, следующего за отчетным годом.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата

проверкой имущества может быть полной и частичной. При полной инвентаризации проверке подлежат все

виды имущества. Проводится она обязательно в конце го- да перед составлением годового отчета (исключение составляют некоторые виды имущества, упомянутые выше).

При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности и Ос-новными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости, в основном внезапно.

Порядок проведения инвентаризаций на предприятии предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе: руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

Результаты проведения инвентаризации оформляются инвентаризационно-сличительной ведомостью следу-ющей формы.

Инвентаризационно-сличительная ведомость Наименова Единица Цена, Числится по данным учета ние ТМЦ измерения руб. кол-во сумма, руб. 2 3 4 5 6

Фактически Результат инвентаризации кол-во сумма, руб. излишек недостача кол-во сумма, руб. кол-во сумма, руб. 7 8 9 10 11 12

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтер-ского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на увеличение финансирования (фондов);

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

5.3. Формы бухгалтерского учета

65

з -3198

Учетные регистры. Поступившие в бухгалтерию пер-вичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их фор-мирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов за-писываются в учетные регистры.

Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его об-, разования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов сис-тематических регистров. Если в одном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистичес-ким). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и сво-бодных листов необходимо вести реестры (перечни от-крытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета матери-альных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например, оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнит- ном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, соста-вившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой тайной, а лица, получившие доступ кинформации, содержащейся в регист-рах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, уста-новленную законодательством Российской Федерации.

Форма бухгалтерского учета. Совокупность учетных ре-гистров, используемых в организации для отражения хо-зяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета. Именно набор учет-ных регистров, система их взаимодействия и документо-оборот на этой стадии учета отличают разные формы учета. Объединяет же их единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Помимо этого учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, применяющиеся в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Форму учета выбирают руководитель организации и главный бухгалтер, после чего форма учета закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации. Так, малые предприятия могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, которая предложена приказом Ми-нистерства финансов РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н и ко-торая может вестись по:

простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) — по форме «Журнал-Главная»;

форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия. Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены

мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Рассмотрим перечисленные формы с точки зрения организации документооборота в условиях их применения.

Простая форма бухгалтерского учета применима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (этот и прочие перечисленные применительно к упрощенной форме учета регистры утверждены приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н, который раскрывает также порядок их заполнения).

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга является регистром аналитического и синтети-ческого учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источ-ников у малого предприятия на определенную дату и со-ставить бухгалтерскую отчетность.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и про-нумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.

Книга позволяет выводить сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. Непосредственно на основании этих итогов составляется бухгалтерская отчетность малого предприятия.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг) и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

Ведомость учета основных средств, начисленных амор-тизационных отчислений — форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, — форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;

Ведомость учета реализации — форма № В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7;

Ведомость учета оплаты труда — форма № В-8;

Ведомость (шахматная) — форма № В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Схема документооборота в пределах этой формы учета приведена на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Простая форма учета

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

представляется более сложной. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или много- графных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами — накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 — накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 — свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориаль-ные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отде-льности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дата составления, корреспонденция счетов, сумма, подпись ответственного лица — и ряд дополнительных (по необходимости).

Мемориальные ордера подписываются главным бух-галтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета — и руководителем группы учета.

Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера.

После записи в регистрационном журнале сведений о хозяйственных операциях данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу или заменяющую ее мно- гографную ведомость.

В Главной книге на левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, на правой стороне счета — по кредиту.

Счета имеет многографную форму, в которой по дебету и кредиту счета указываются корреспондирующие счета.

Такая система отражения хозяйственных операций в Главной книге обеспечивает простоту и наглядность записей.

Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги запи-сывают в оборотную ведомость, построенную с использо-ванием синтетических счетов.

На основании записей в аналитических счетах составляют оборотные ведомости аналитического учета, которые сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Оборот по дебету и кредиту синтетических счетов сверяется с оборотом в журнале регистрации мемориальных ордеров.

При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета бухгалтерский баланс предприятия составляется на ос-новании оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Схема документооборота при мемориально-ордерной форме учета представлена на рис. 5.2.

последовательность выполнения учетных операций; сверка итогов.

Рис. 5.2. Мемориально-ордерная форма учета

Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик. Вследствие этого была разработана более совершенная — журнально- ордерная форма бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма. Организация и ведение учета с применением журнально-ордерной формы рег-ламентируются Инструкцией по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (утв. письмом Министерства финансов СССР от 8 марта 1960 г. № 63 — в ред. письма Минфина СССР от 12 января 1983 г. № 4) с последующими Рекомендациями по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (утв. письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59). В отношении небольших предприятий действует Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций (утв. письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. № 176).

Основу этой формы бухгалтерского учета составляют принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйс-твенных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления фи- нансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета, и на основе их данных в конце месяца составляются оборотные ведомости.

Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов.

В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости — по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обоб-щения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету. В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответ-ственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволяет осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных об этих операциях.

Общая схема документооборота в рамках журнально- ордерной формы учета приведена на рис. 5.3.

последовательность выполнения учетных операций; сверка итогов.

Рис. 5.3. Журнально-ордерная форма учета

5.4. Организация бухгалтерского учета

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выпол-нении хозяйственных операций несут руководители орга-низаций.

Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

ввести в штат должность бухгалтера;

передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

вести бухгалтерский учет лично.

При формировании информации в бухгалтерском учете интересы налоговой системы рассматриваются в качестве одних из многих интересов, определяющих содержание и представление этой информации. В отношении этих интересов задача бухгалтерского учета ограничивается лишь подготовкой данных о деятельности организации, на основе которых и из которых можно сформировать показатели, необходимые для осуществления налогообложения.

Формирование информации, удовлетворяющей потребности заинтересованных пользователей, обеспечивает руководство организации. Оно несет ответственность за эту информацию и предоставление ее заинтересованным пользователям.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях.

Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юри-дических лиц, находящегося у данной организации.

Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

В бухгалтерском учете организаций текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

<< | >>
Источник: М.А. КЛИМОВА. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТУЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ. 2006

Еще по теме ТЕМА 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ, ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. ФОРМЫ И ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:

  1. Тема 1. Правовые и методологические основы организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь
  2. Тема 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
  3. Глава II. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ
  4. Тема 1. Основы бухгалтерского (финансового) учета
  5. Тема 2. Главный бухгалтер и его роль в организации бухгалтерского учета на предприятии
  6. Тема 9. Организация инвентаризаций
  7. Глава 5. Техника и формы бухгалтерского учета
  8. 3.1. Организационные формы бухгалтерского учета
  9. Статья 6. Организация бухгалтерского учета в организациях
  10. 1.3. Формирование международных бухгалтерских стандартови реформирование бухгалтерского учета в Россиив соответствии с нимиСтандартизация бухгалтерского учетана региональном уровне
  11. Основы бухгалтерского учета (60 часов)
  12. РАЗДЕЛ 1. ОСНОВЫ ТЕОРИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  13. 2.1. Организация бухгалтерской службы и учета
  14. Тема 1. Предмет и метод бухгалтерского учета