<<
>>

4.2. Ведение налогового учета с помощью Excel


Налоговый учет доставляет много неприятностей бухгалтерам, и, к сожалению, полностью решить все проблемы с помощью Excel не получается. Однако кое в чем помочь Excel все же сможет, и мы постараемся описать основы ведения налогового учета с использованием электронных таблиц Excel.
Вначале рассмо- трим различные варианты ведения налогового учета в организации, после чего опишем некоторые принципы использования Excel для автоматизации налогового учета или его частей.
Если вы используете для бухгалтерского учета специализированные бухгалтерские программы, лучше их же использовать и для налогового учета. Практически все современные программы позволяют это делать. Если вас не устраивает реализация налогового учета в программах, можно попытаться получить из них исходные данные и на основе этих данных автоматически организовать налоговый учет. На практике это сделать практически невозможно или, по крайней мере, очень сложно. Значительно проще вручную заполнить налоговую декларацию, воспользовавшись данными бухгалтерского учета. Но при этом вам нужно, согласно требованиям текущего законодательства, вести налоговые регистры. В данном случае они ведутся только для того, чтобы показать их при проверке, а не для работы. В качестве таких регистров можно использовать некоторые отчетные формы, получаемые из бухгалтерской программы. Сформировав подходящий отчет, вы можете экспортировать его в Excel и назвать регистром налогового учета. При таком подходе описывать работу в Excel не нужно, так как почти никакой работы не
Практически такие же рассуждения подходят и для случая, когда вы ведете бухгалтерский учет в Excel. Вы можете скопировать журнал хозяйственных операций и назвать его регистром налогового учета. Некоторые данные в налоговой декларации можно заполнить автоматически, на основании данных из оборотной ведомости, а некоторые рассчитать вручную. Никаких трудностей такой подход также не вызывает.
Если же вы хотите вести полноценный налоговый учет параллельно с бухгалтерским, причем вас не устраивают встроенные в бухгалтерские программы средства, для организации налогового учета можно использовать Excel. Однако сразу стоит заметить, что параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета вряд ли целесообразно. Вам придется вести двойной учет исходных документов — в журнале операций бухгалтерского учета и в регистрах налогового учета. Кроме того, автоматизировать полностью весь налоговый учет с помощью Excel вам вряд ли удастся.
Если вы все же хотите создать с помощью Excel систему налогового учета, вначале нужно определиться, какая степень автоматизации вам нужна. Чем меньше автоматизация, тем проще создать систему, но тем сложнее с ней работать. Если же вы хотите облегчить работу с системой, полностью автоматизировав все вычисления, то приготовьтесь к тому, что вы много времени и сил потратите на создание системы. При этом, вполне возможно, что вы так и не создадите работающую систему налогового учета.
В нашей книге мы не предлагаем готового решения, так как выбор того или иного подхода к налоговому учету зависит от особенностей предприятия, а создать универсальную систему чрезвычайно сложно.
Мы только опишем несколько подходов к построению системы и рекомендуемые приемы, которые помогут построить вам такую систему. Следует отметить, что с точки зрения использования Excel налоговый учет достаточно прост. Однако большой объем обрабатываемой информации может вызвать трудности при создании законченной системы автоматизации налогового учета. При вводе сотни простых формул легко допустить ошибку, которую в дальнейшем найти чрезвычайно сложно.
Построение системы следует начать с конца, то есть, отталкиваясь от налоговой декларации по налогу на прибыль организаций. Хотя вы можете самосто-ятельно создать эту форму в Excel, вряд ли это целесообразно. Лучше найти готовую таблицу Excel и использовать ее в своих целях. Найти эту форму можно в системах КонсультантПлюе, Гарант или похожей системе, а также в Интернете. Отметим, что в Интернете по адресу www.consultant.ru/Online расположены информационные базы системы КонсультантПлюс, в том числе в бесплатном круглосуточном доступе имеется база Также можно сходить на сайт Министерства по налогам и сборам, который расположен по адресу www.nalog.ru. Осуществив поиск на этом сайте, можно найти нужный документ. Можно попытаться найти нужную форму и в других местах, а в крайнем случае, можно создать ее самостоятельно, используя приемы, описанные в предыдущей главе.
После того, как вы создали или получили форму налоговой декларации, нужно вставить в нее расчетные формулы. Некоторые ячейки ссылаются на данные из других ячеек этой же формы. В таком случае нужно вставить простые формулы, например, если в таблице написано: «Итого прибыль (убыток) (строка 010-строка 020+строка 030-строка 040)». то в расположенном рядом поле нужно ввести примерно такую формулу: Конечно, у вас
могут использоваться адреса других ячеек, но общий принцип должен остаться тем же. Возможно, в формулах будут использоваться ссылки на другие листы рабочей книги, например =стр6!АХ81. Часть ячеек вы заполните таким способом, но остальные ячейки нужно заполнить на основе данных налоговых регистров. Лучше всего в остальные ячейки вставить примерно такие формулы: = 'C:\Mou документы\[Регистры налоговогоy4ema.xls]JIucml'!$G$3 То есть, в налоговой декларации используются ссылки на другие рабочие книги Excel, в которых собственно и ведутся все расчеты. При этом Excel будет предлагать вам обновить ссылки при каждом открытии файла с налоговой декларацией. После обновления ссылок в отчетной форме будет находиться самая последняя информация, рассчитанная в других электронных таблицах на основе информации из регистров налогового учета.
Просмотрев налоговую декларацию, вы должны определить, какие данные вы можете рассчитать автоматически, а какие проще ввести вручную, рассчитав их на основе различных имеющихся данных, без использования автоматизации. Если вы используете данные бухгалтерского учета для получения некоторых чисел, создайте дополнительную таблицу и введите нужные расчетные формулы. При этом в расчетной таблице могут находиться ссылки на таблицу, реализующую бухгалтерский учет, или на таблицу, экспортированную из бух-
Рис. 4.10. Регистр налогового учета
галтерской программы. Данные из расчетной таблицы автоматически переносятся в налоговую декларацию, так как в декларации имеются соответствующие ссылки.
Если вы хотите вести налоговый учет, параллельный с бухгалтерским, в простейшем случае можно создать один регистр. При этом нужно добавить один столбец, в котором указывается шифр нужной строки налоговой декларации (Рис. 4.10, слева). Сумма из операции будет добавлена к значению в нужной строке. Например, если указан шифр сумму нужно добавить в строку 20 приложения № 1 к листу 02 налоговой декларации, то есть, в строку с названием «выручка от реализации товаров (работ, услуг) собственного про-изводства».
Чтобы автоматизировать суммирование, вначале на отдельном листе нужно ввести варианты поиска (Рис. 4.10, справа). Каждый вариант состоит из заголовка, повторяющего заголовок основной таблицы, и строки с шифром. Так как поиск будет осуществляться по значениям в одном столбце, достаточно ввести образец этого столбца. Например, информация для поиска вводится на второй лист рабочей книги. При этом в ячейку A3 вводится название Код строки налоговой декларации, а в ячейку А4вводится шифр При этом на первом листе рас
положен регистр, в котором также есть столбец с заголовком Код строки налоговой декларации и разными кодами в различных строках.
Чтобы рассчитать нужную сумму, следует использовать выражение =БДСУММ(Лист1!А4:Н1000;7;Лист2!АЗ:А4]Фуик\1ш\ БДСУММ находит в ячейках с А4 по Н6 на первом листе строки, в которых используется нужный код строки, и суммирует значения седьмого столбца в этих строках. Так, мы вычисляем сумму операций, для которых указан определенный шифр в первом столбце. Аналогично можно описать нужные расчеты по остальным строкам налоговой декларации. Для этого нужно в качестве последнего аргумента указать другой образец со листа.
Основной недостаток описанного метода — необходимость при вводе каждой операции помнить шифр строки налоговой декларации. При этом можно допустить ошибку, которую в дальнейшем достаточно сложно найти. Однако данный метод легко автоматизировать, что и является его главным достоинством.
Другим крайним случаем реализации налогового учета является ведение большого количества регистров, в каждом из которых отражаются только операции, относящиеся к одной конкретной строке налоговой декларации. В этом случае суммы легко вычислить с помощью функций или но
вести десятки налоговых регистров достаточно утомительно.
Промежуточный вариант реализации налогового учета заключается в веде-нии всего нескольких регистров, например можно создать следующие регистры: Доходы от реализации, Расходы, уменьшающие сумму доходов от реализации, Внереализационные доходы, Внереализационные расходы и так далее. В каждом из таких регистров следует использовать дополнительные признаки, позволяющие относить суммы к конкретным строкам налоговой декларации. Для получения сумм удобно использовать функцию БДСУММ, описанную выше. Регистры удобно расположить на разных листах одной рабочей книги Excel, выделив отдельный лист для расчетов и еще один лист для информации, нужной для поиска с помощью функции БДСУММ.
Иногда удобнее не добавлять дополнительные признаки, а вносить суммы в разные столбцы таблицы. Например, выручка от реализации товаров, работ и услуг собственного производства заносится в один столбец, а выручка от реализации покупных товаров заносится в другой столбец, и так далее. При этом для определения требуемой суммы нужно просто вычислить сумму по конкретному столбцу. Таблица в таком методе автоматизации сильно увеличится, но заполнять ее будет проще. Кроме того, проще будет вычислить нужные суммы.
Выбор того или иного способа автоматизации налогового учета зависит от особенностей вашего предприятия, но, скорее всего, вы выберете вариант, частично автоматизирующий учет. Полная автоматизация слишком трудоемка и вряд ли необходима. Проанализируйте налоговую декларацию и определите, ка-кие поля заполняются на вашем предприятии и как они рассчитываются. Далее определите состав налоговых регистров и данные, автоматически рассчитывающиеся на их основе. Далее следует создать электронные таблицы Excel, руководствуясь нашими рекомендациями, и налоговый учет на вашем предприятии можно считать автоматизированным. Однако еще раз отметим, что значительно удобнее для налогового учета использовать специализированные бухгалтерские программы, так как в этом случае вам не придется вводить повторно всю нужную информацию.
<< | >>
Источник: Коцюбинский А.О., Грошев С.В.. Excel для бухгалтера в примерах.. 2003
Помощь с написанием учебных работ

Еще по теме 4.2. Ведение налогового учета с помощью Excel:

  1. ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  2. 11.6. Ведение консолидированного учета
  3. 11.1. Информирование налоговых органов и снятие с налогового учета
  4. 2.5. Ведение бухгалтерского учета
  5. 29.3. ПРИНЦИПЫ ВЕДЕНИЯ ПАРАЛЛЕЛЬНОГО УЧЕТА
  6. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  7. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ
  8. Глава 4. Если в ведении учета допущены ошибки
  9. 1.3. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ЕГО ВЕДЕНИЮ
  10. Статья 8. Основные требования к ведению бухгалтерского учета
  11. Глава 5. Советы по проверке правильности ведения учета
  12. 3.1. Общие требования к ведению учета доходов, расходов и хозяйственных операций индивидуальными предпринимателями
  13. Снижение налогового бремени с помощью создания резерва по сомнительным долгам
  14. 5.3.Уголовная ответственность за действия, связанные с нарушениями правил организации и ведением бухгалтерского учета
  15. 3.2. Порядок ведения бухгалтерского учета затрат при осуществлении капитального строительства
  16. Глава 3. БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ ПРИ ВЕДЕНИИ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  17. Глава II. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ
  18. Литература. 1. Указания по ведению буxгалтерского учета и применениюучетныx регистров в кооперативаx, осуществляющиx своюдеятельность в сфере производства и услуг, утвержденные МФ СССРот 14.12.1988г.
  19. 77. ОСОБЕННОСТИ НАЛОГОВОГО УЧЕТА НОТАРИУСОВ