<<
>>

1.1. Знакомство с Excel

Перед тем, как начать работу с электронными таблицами Excel, нужно ознакомиться с основными принципами такой работы. После того, как используемые понятия и принципы работы станут вам понятны, можно начать освоение программы Excel.

1.1.1. Основные термины и принципы работы Любая таблица состоит из множества строк и столбцов, на пересечении котог рых расположена разнообразная информация. Электронная таблица также состоит из строк и столбцов. Элемент, расположенный на их пересечении, называется ячейкой таблицы.

Любая электронная таблица состоит из множества ячеек. В ячейке электронной таблицы могут располагаться текст или числа, как и в обычных таблицах. Основное отличие электронных таблиц от обычных — наличие фор- мул в некоторых ячейках. Эти формулы используют информацию из разных ячеек и получают нужный результат, причем все вычисления выполняются автоматически. Достаточно ввести исходные данные и формулы, и сразу будет получен результат. Электронные таблицы значительно удобнее калькулятора, так как позволяют одновременно выполнять множество вычислений в разных ячейках.

В программе Excel в одном файле может находиться несколько таблиц. Каж-дая таблица расположена на отдельном листе, а несколько листов, хранящихся в одном файле, называются рабочей книгой. Рабочая книга является основным документом, с которым работает Excel. В рабочей книге может быть столько листов, сколько вам нужно для работы, и вы можете создавать или удалять листы при необходимости. При этом информацию в различные листы можно вносить независимо от других листов. Но если вам нужно, вы можете связывать информацию из различных листов рабочей книги друг с другом. Иногда бывает нужно вводить или изменять информацию сразу в нескольких листах рабочей книги, и вы также можете это сделать.

Ряд ячеек таблицы, расположенный горизонтально называется строкой, а ячейки расположенные вертикально образуют столбец. В электронной таблице строки и столбцы пронумерованы. Каждая ячейка в таблице находится на пересечении строки и столбца. Указав номер столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка, вы однозначно определите расположение ячейки. Таким образом, номер строки и столбца образуют адрес ячейки.

Есть несколько способов нумерации строк и столбцов. По умолчанию используется принцип нумерации, названный в программе стилемА1. В этом случае столбцы нумеруются буквами, а строки — числами. Например, ячейка в первой строке второго столбца имеет адрес В1. Эти буквы и числа называются заголовками столбцов и строк. Можно использовать одинаковую нумерацию, как строк, так и столбцов, и такой стиль нумерации называется R1C1. При использо-вании этого способа нумерации адрес ячейки записывается как буква R и числовой номер строки, а затем буква С и числовой номер столбца. Например, адрес указывает на ячейку, находящуюся на пересечении третьей строки и четвертого столбца. Буквы — это сокращения от английских слов Row — строка и Column - столбец. В большинстве случаев используется первый способ адресации ячеек, и мы в нашей книге будем придерживаться именно этого способа. Ниже мы опишем, как настроить программу, чтобы работать со стилем адресации А1.

Размер таблицы заранее не определен. Максимальное число строк таблицы составляет 65536, и этого вполне достаточно для работы. Столбцы нумеруются буквами, но букв в латинском алфавите очень мало, всего 26.

Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами с А по Z. Для обозначения имен столбцов, начиная с двадцать седьмого, используют сочетание двух букв. Так, столбец 27 обозначается АА, следующий АВ, а после названия AZ идет сочетание букв ВА, ВВ и так далее. Максимальное число столбцов в таблице Excel равно 256, что соответствует адресу

Ш А ¦ в с 1 2 3 4 Рис. 1.1. Адрес ячейки

Итак, адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится, например A3 (Рис. 1.1). Здесь А представляет собой номер столбца, он расположен в адресе ячейки первым, а цифра 3 — это номер строки, и он расположен в адресе вторым.

В ячейках электронной таблицы могут храниться числа, текст или формулы. Числа используются в расчетах, и в программе есть много способов представления чисел, например, дата отличается от процента и от обычного числа. Текст обычно вводят в ячейки для пояснений, и эти пояснения делают таблицу более понятной. С помощью формул производят вычисления с числами из любых ячеек. Часто используются такие формулы, как вычисление средних величин и процентов. Однако в электронных таблицах можно вести и более сложные расчеты.

Особенностью электронных таблиц является то, что после ввода формулы, в ячейке немедленно появляется результат. Если вы измените информацию в таблице, формулы будут автоматически пересчитаны, и в ячейках появятся новые результаты. Если формула содержит ошибку, вы об этом сразу же узнаете.

Вы можете оформить таблицу, изменив внешний вид ячеек и информацию в них, то есть отформатировать таблицу. Если вы знакомы с текстовыми редакторами, например с форматирование ячеек таблицы покажется вам очень простым. Можно изменить представление чисел, внешний вид и размер надписей, выбрать цвет, которым будет отображаться информация. С помощью фор-матирования вы можете создавать красиво оформленные таблицы, а также различные бланки, вид которых заранее определен.

1.1.2. Знакомство с программой

Чтобы запустить программу Excel, следует выбрать команду главного меню Windows Все программы Microsoft Excel. В предыдущих версиях

Windows, вместо команды Все программы, нужно выбирать команду Программы. После запуска программы на экране появится ее рабочее окно (Рис. 1.2). Хотя мы в иллюстрациях используем версию Excel 2002, входящую в состав пакета программ Microsoft Office XP, вы можете с помощью нашей книги также освоить версии Excel 97 и 2000. Большинство приемов работы с любой версией одинаковы, а если есть отличия, мы обязательно их отметим. Если же вы используете более раннюю версию, чем описанные в книге, рекомендуем обновить ее. Лучше работать с последней версией программы Excel 2002.

В верхней части окна программы располагается заголовок, в котором указано название программы, а также имя рабочей книги, с которой вы в данный мо-

Рис. 1.2. Рабочее окно программы Excel

Номера столбцов

Панель задач

Активная ячейка

Полосы прокрутки

Строка состояния

Меню Строка формул мент работаете. По умолчанию используется имя но вы можете изменить

его по своему желанию.

Ниже заголовка располагается меню, в котором вы выбираете различные команды при работе с программой. Если вы используете Excel 2000 или 2002, в меню отображаются только часто используемые команды. Редко используемые команды убираются из меню и становятся невидимыми. При этом в нижней части меню находится изображение стрелки Чтобы увидеть все команды меню, следует щелкнуть мышью на этой стрелке.

В Excel 97 показываются все команды меню.

А как узнать, какой версией программы вы пользуетесь? При запуске программы на короткое время появляется окно, в котором отображается версия программы. Во время работы можно узнать о версии программы, выбрав команду меню Справка О программе. Будет открыт диалог с информацией о версии программы и другими данными. Чтобы закрыть диалог, нажмите в нем кнопку ОК.

В центральной части рабочего окна располагается сама таблица, с которой вы работаете. Работа с таблицей заключается во вводе в ячейки нужной информации и просмотре результатов вычислений в формулах. Ячейка, с которой вы в данный момент работаете, называется активной ячейкой, и она выделена в таблице жирной рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, следует щелкнуть на ней мытью. Часто размер таблицы превышает размер окна программы, и часть ячеек не видна. Чтобы увидеть нужную ячейку вам может понадобиться переме-щаться по таблице. Перемещение осуществляется с помощью полос прокрутки. О том, как это делать, вы узнаете ниже.

Ниже меню располагаются панели инструментов с кнопками для выполнения различных действий. Программа Excel имеет несколько панелей, объединяющих инструменты по какому-либо признаку. Более подробно мы рассмотрим панели инструментов ниже. Между таблицей и панелями инструментов расположена строка формул, предназначенная для ввода в ячейки таблицы текста, чисел или формул. Адрес ячейки, в которую вводится информация, отображается в левой части строки формул.

Если вы используете Excel 2002, в правой части рабочего окна расположе-на панель задач, которая содержит список команд, облегчающих работу с таблицей. Во многом команды этой панели дублируют команды меню программы, но есть и дополнительные команды. Где это возможно, мы будет рассказывать, как использовать панель задач, но при этом обязательно расскажем, как выполнить действие и без использования панели задач в предыдущих версиях программы.

В нижней части рабочего окна находятся ярлычки для выбора нужного листа из рабочей книги. У каждого листа книги есть имя, и по умолчанию создается книга с тремя листами — Листі,Лист2и ЛистЗ. Вы можете создавать и удалять листы из рабочей книги, менять имена листов по вашему вкусу. Чтобы отобразить на экране лист рабочей книги, следует щелкнуть мышью на ярлычке этого листа.

В нижней части рабочего окна находится строка состояния. В этой строке отображается информация: о состоянии программы, статистическая информация о рабочем листе, а также результаты некоторых вычислений.

1.1.3. Предварительная настройка

Внешний вид рабочего окна программы Excel может значительно различаться в зависимости от версии и настройки программы. Вначале выполним некото-рые настройки, чтобы вид окна был похож на описываемый нами, а также, чтобы работать с Excel стало удобнее. Скорее всего, все настройки у вас не отличаются от описываемых нами, и вам ничего не надо будет менять.

Выберите команду меню :з?> Панели инструментов, и во вложенном ме-ню будет выведен список доступных панелей инструментов. В этом списке флажками отмечены панели инструментов, которые отображаются на экране. Если флажок сброшен, панель не отображается. Чаще всего используется панель инструментов Стандартная и панель Форматирование. Убедитесь, что около этих команд в меню установлены флажки. При необходимости щелкните мышью на соответствующей команде меню, чтобы установить флажок. После того, как вы установите флажок, вложенное меню будет закрыто, и панель инструментов появится в окне программы. В дальнейшем мы в основном будет использовать стандартную панель инструментов и панель форматирования, но может случиться, что вы не найдете

нужный вам инструмент в этих панелях. Посмотрите внимательно на эти панели инструментов на экране. Если вы увидите в панелях значок , значит, показаны не все инструменты в панели. Щелкните мышью на этом значке, и вы увидите кнопки, которые ранее были не видны. Нажмите нужную кнопку, и после выполнения команды, эта кнопка останется на панели инструментов. Но при этом будет скрыта какая-либо другая кнопка. Размер экрана иногда не позволяет отобразить панель инструментов полностью, и часть кнопок бывает скрыта.

После того, как на экране появились часто используемые панели инструментов, настроим программу, чтобы отображалась строка состояния. В этой

Рис. 1.3.

Настройка внешнего вида программы

.строке выводится некоторая полезная информация, а также результаты некоторых вычислений. Выберите команду меню Сервис Параметры, и будет открыт диалог настройки параметров. Щелкните мышью на ярлычке Вид, чтобы перейти на нужную вкладку (Рис. 1.3).

Убедитесь, что в группе элементов управления Отображать, установлен флажок Строка состояния. Если это не так, установите флажок. Также установите флажок Строка формул, если он сброшен. Эти элементы обязательно должны быть видны при работе с программой. Щелкните мышью на ярлычке Общие, чтобы перейти на одноименную вкладку. Убедитесь, что в группе элементов управления Параметры, сброшен флажок Стиль ссылок R1C1. Если этот флажок установлен, и строки и столбцы нумеруются только цифрами. Значительно удобнее использовать нумерацию буквами и цифрами, которую мы и используем в нашей книге.

Щелкните мышью на ярлычке Правка, чтобы перейти на одноименную вкладку. Установите флажок Правка прямо в ячейке, если он не установлен. Также установите флажок Перетаскивание ячеек. Установив флажок Переход к другой ячейке после ввода, вы сделаете доступным открывающийся список для выбора направления перехода. По умолчанию, после ввода информации в ячейку, активной становится ячейка, расположенная в том же столбце, но ниже текущей ячейки. Такой переход используется в большинстве случаев, и мы рекомендуем выбрать в списке положение Вниз. Однако для вас может оказаться удобным и другое направление перемещения при вводе информации. В этом случае выберите в открывающемся списке нужное направление.

В диалоге вы можете настроить самые разные параметры, но в большинстве случаев подойдут настройки, принятые по умолчанию. В дальнейшем, после

освоения Excel, вы можете попробовать самостоятельно изменить некоторые настройки, но пока лучше этого не делать. После того, как заданы все нужные параметры, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог. Выбранные вами настройки вступят в силу. Теперь можно приступать к работе с программой. Сначала рассмотрим, как создавать и сохранять таблицы, а также как вводить и редактировать информацию в ячейках.

<< | >>
Источник: Коцюбинский А.О., Грошев С.В.. Excel для бухгалтера в примерах.. 2003

Еще по теме 1.1. Знакомство с Excel:

  1. ГЛАВА 2.ОСОБЕННОСТИ EXCEL, ПОЛЕЗНЫЕ БУХГАЛТЕРУ
  2. ГЛАВА 3.ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ EXCEL В БУХГАЛТЕРИИ
  3. ГЛАВА 1.ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ EXCEL
  4. Коцюбинский А.О., Грошев С.В.. Excel для бухгалтера в примерах., 2003
  5. 4.2. Ведение налогового учета с помощью Excel
  6. Глава 6Как начинать знакомство
  7. Правила удачного знакомства
  8. Знакомства в Интернете
  9. Алгоритм знакомства
  10. Рекомендации, которые помогут добиться успеха в знакомстве
  11. Первые шаги стратегического плана Этап «ЗНАКОМСТВО
  12. Глава 1. ЗНАКОМСТВО. СИМПАТИЯ. ДОВЕРИЕ