<<
>>

§ 2. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета

Управление экономикой в период перехода к рыночным отношениям немыслимо без использования современных информационных технологий и применения специализированных экономиче-ских информационных систем, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

Бухгалтерский учет (БУ) регистрирует информацию о всех хозяйственных операциях и отражает их в документах, при этом информация группируется на синтетических и аналитических счетах.

В связи с этим функционально подсистема бухгалтерского учета представляет собой автоматизированную систему сбора, регистрации и обобщения информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах и фактах хозяйственной деятельности, доходах и расходах организации и их изменениях. Задачей подсистемы является предоставление информационных ресурсов менеджерам различных уровней для принятия ими управленческих решений, а также регулярное и своевременное представление бухгалтерской отчетности внешним организациям.

Задачи бухгалтерского учета хорошо формализованы и структурированы, имеют несложный алгоритм расчета, и, вместе с тем, оперируют большим объемом информации, что и предопределяет необходимость их компьютерной обработки.

Основой применения ИТ в учетных задачах является организация автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера на персональных компьютерах, установленных на рабочих местах бухгалтеров, которые могут функционировать независимо либо быть объединены в локальную вычислительную сеть бухгалтерии (организации).

Применение современных ИТ позволяет организовать децентрализованную систему обработку учетных данных и осуществлять интеграцию информационной базы данных учета.

Децентрализованная обработка позволяет решать отдельные учетные задачи на АРМ бухгалтера какого-либо участка (труда и заработной платы, складского учета и т.
д.). В дальнейшем полученные проводки могут быть переданы по телекоммуникационным каналам на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Информационные технологии обработки данных учетных задач охватывает все стадии преобразования информации — от этапа создания первичного учетного документа и до составления бухгалтерской отчетности и ее анализа. В связи с возможными изменениями форм бухгалтерской документации, АРМ бухгалтера, как правило, разрабатывается таким образом, чтобы бухгалтер мог самостоятельно формировать различные новые формы документов, сводок, таблиц.

В составе программных продуктах, реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующие комплексы бухгалтерских задач.

Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с дебиторами и кредиторами и т. д.).

Учет материальных ценностей (приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов, составление аналитических ведомостей движения материальных цен-ностей и т. д.).

Учет труда и заработной платы (автоматизированное начисление заработной платы, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

Учет основных средств и нематериальных актов (учет движения основных средств и нематериальных активов, начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация, и т. д.).

Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции.

Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет основных средств и др.

Финансовая отчетность (формирование ведомости синтетического учета и составление бухгалтерской отчетности).

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи, которые позволяют выделить три фазы обработки информации.

На первой фазе производится составление первичных бухгалтерских документов, на второй фазе происходит обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация и др.). На первой или второй фазе обработки выполняется составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета или журналах-ордерах.

Третья фаза обработки состоит в получении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам, главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Программные комплексы, реализующие решения задач БУ, строятся с учетом рассмотренных фаз обработки, предусматривают интеграцию учетных задач, а также учитывают наличие внешних связей.

Внешние связи задач БУ, в основном, заключаются в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: собственникам, вышестоящим организациям, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.

Например, для связи с банками предусматривается обмен информацией по системе «Клиент-банк»: банк, который обслуживает расчетный счет организации, может оказывать услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса.

Остановимся на рассмотрении особенностей информационного обеспечения БУ, который характеризуется большим объемом различных первичных документов и использованием нормативно- справочной документации.

В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов: типовые межотраслевые (эти документы обязательны к при-менению во всех предприятиях и организациях), типовые отраслевые (составленные на базе типовых, но учитывающие специфику отрасли) и индивидуальные (определяющиеся учетной политикой предприятия).

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Программные комплексы автоматизации БУ обеспечивают автомати-ческое формирование первичных учетных документов.

Выходная информация — бухгалтерская отчетность — имеет определенный состав показателей и делится на внешнюю и внутреннюю, ее формирование также обеспечивается программными комплексами автоматизации БУ.

Внешняя бухгалтерская (финансовая) отчетность устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма № 1, отчет о прибылях и убытках — форма № 2, приложения к ним), ее состав — единый для всех организаций.

На формах бухгалтерской отчетности обязательно указываются следующие реквизиты: наименование отчета, отчетный период, полное наименование организации, код ОКПО; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); вид деятельности по ОКВЭД; организационно-правовая форма по ОКОПФ; код собственности по ОКФС; единицы измерения, полный почтовый адрес организации, даты утверждения и отправки отчета.

Информационные технологии автоматизации БУ (как и других экономических задач) ориентированы на организацию хранения информации в базах данных различных конфигураций — централизованных, распределенных и локальных.

Информационные технологии в задачах бухгалтерского учета — это совокупность строго регламентированных операций, выполняемых в определенной последовательности от момента создания первичных бухгалтерских документов до получения сводной финансовой отчетности.

К особенностям информационных технологий в задачах бух-галтерского учета можно отнести:

решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте с помощью АРМ на персональных компьютерах;

возможность формирования в среде АРМ первичных бухгалтерских документов (переход к безбумажной технологии);

использование единой распределенной базы данных, локальных и многоуровневых вычислительных сетей для интегрированной обработки информации разных экономических задач;

возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

В процессе обработки данных БУ, выполняемой с помощью средств вычислительной техники, можно выделить три этапа: подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап — это настройка программного продукта и подготовка информационной базы к работе. На этом этапе бухгалтер заносит в систему справочные данные предприятия, кор-ректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок, заполняет и корректирует справочники (подразделений, материалов, контрагентов, сотрудников и т.

д.).

Начальный этап связан с операциями периодического сбора, регистрации первичных документов и вводом их в автоматизированную информационную систему. Одновременно с этим выполняются следующие функции:

составление журнала введенных документов;

автоматизированный ввод в документ справочных и условно- постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

автоматизированное выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

контроль и корректировка информации;

печать первичного документа.

Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм (например, «Оборотная ведомость», «Кассовая книга», «Баланс» и др.).

Программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки данных задач бухгалтерских учета, называют бухгалтерскими автоматизированными системами. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий набор вариантов бухгалтерских программ — от самых простых (способных выполнять минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм) до очень развитых, с помощью которых можно осуществлять расширенный комплекс операций с глубокой аналитической обработкой. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ» и др.

Классификация программных комплексов может осуществляться по их ориентации на малое, среднее или крупное предприятие. Другим отличительным признаком программных продуктов является их ориентация на локальную или сетевую обработку данных. Следует заметить, что многие производители выпускают програм-мы в двух вариантах: локальном и сетевом. Как правило, сетевые версии, помимо программ бухгалтерского учета, ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации организации.

Кратко рассмотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бухгалтерского учета. Более детально с назначением и возможностями программных комплексов можно познакомиться в предлагаемой дополнительной литературе.

Пакеты, называемые «мини-бухгалтерия», предназначены для бухгалтерий с малой численностью, выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета.

Наиболее известные ППП этого класса — базовые варианты программ: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер» и др. Пакеты мини- бухгалтерий просты в освоении и работе. Они обеспечивают авто-матизированное ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

Наиболее распространенными являются ППП «Интегрированная бухгалтерская система». Как правило, они обеспечивают работу локально на одном компьютере и в сетевом варианте. Эти системы рассчитаны на ведение БУ на предприятиях малого и среднего бизнеса. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, работ по учету кадров, выполнения операций по сбыту и снабжению и др.

Представителями этого класса являются программы корпорации «Парус», «БЭСТ», фирмы «1С» («1С: Предприятие», версии 7.5, 7.7, 8.0) и др.

Эти бухгалтерские комплексы рассчитаны на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется на взаимосвязанных рабочих местах. Характерными чертами пакетов являются:

наличие комплекса локальных, взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета;

организация обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности;

развернутый аналитический учет по всем участкам.

Корпоративные автоматизированные информационные системы предназначены для автоматизации всех функций управления предприятием, в том числе и для автоматизации решения задач бухгалтерского учета. В них реализуется набор функций управления от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности организации (предприятия), подсистема бухгалтерского учета является лишь частью. Корпоративные системы достаточно сложны и требуют индивидуальной настройки. К отечественным фирмам, выпускающим корпоративные системы, относятся: «Галактика», «БЭСТ», «Парус», «1С: Бухгалтерия(8)».

<< | >>
Источник: П. К. Моор, С. М. Моор, А. П. Моор. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ: учебное пособие. 2011

Еще по теме § 2. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета:

  1. 29.5. СИСТЕМА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА «СКАЛА»
  2. § 1. Структура автоматизированных информационных систем
  3. § 3. Автоматизированные информационные системы анализа и аудита
  4. § 4. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике
  5. § 1. Автоматизированные информационные системы в финансовой деятельности
  6. 29.4. ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПАРАЛЛЕЛЬНОГО УЧЕТА
  7. Глава 30. Единая автоматизированная информационная система ГТК России. Основные характеристики и элементы
  8. 1.3. Формирование международных бухгалтерских стандартови реформирование бухгалтерского учета в Россиив соответствии с нимиСтандартизация бухгалтерского учетана региональном уровне
  9. 1.2. Международная стандартизациябухгалтерского учета как инструмент преодоленияразличий национальных систем бухгалтерского учетаХарактеристика различий национальных систембухгалтерского учета
  10. 1.1. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета
  11. Оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля
  12. 2.3. Изменение системы регулирования бухгалтерского учета и отчетности