<<
>>

4.3. Дубликат и вкладыш в трудовую книжку

4.3.1. Порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки - надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированные сведения).

Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают следующие основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче работнику дубликата.

Выявление в трудовой книжке, признанной недействительной, записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу.

Утрата трудовой книжки работником.

Утрата трудовой книжки работодателем.

Непригодность трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению.

Рассмотрим перечисленные ситуации подробнее.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п.

1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В случае выявления такой записи работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Пример.

Генеральному директору ООО "Анион" П. П. Петрову

Заявление

В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой книжке записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) от 00.00.0000 N 0 прошу Вас выдать мне дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Документы, подтверждающие недействительность указанной записи, прилагаю (в необходимых случаях приводится перечень таких документов).

Наименование должности работника подпись А.А.

Андреев

00.00.0000

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя - например, выраженное в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата, как правило, обеспечивает сотрудник кадрового органа предприятия с соответствующими полномочиями.

Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем в срок не более 15 дней, исчисляемых с даты рассмотрения письменного заявления. Выдаче дубликата трудовой книжки предшествует его оформление, которое включает:

установление (подтверждение) недействительности записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) на основании имеющихся в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных работником) документов;

перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки;

простановку в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки отметки "Дубликат";

оформление на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки надписи "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы, одновременно обратившись к нему с просьбой о выдаче дубликата.

При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами;

сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.

Уточним, что общий стаж работы записывается в разделе "Сведения о работе" суммарно.

Такую запись целесообразно внести в дубликат, руководствуясь общими правилами оформления записей о работе, т.е. предварительно указав в графе 3 - в виде заголовка - наименование предприятия, а ниже - включаемое в трудовой стаж работника общее количество лет, месяцев, дней работы (без уточнения предприятия, периодов работы и должностей работника).

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с массовой утратой трудовых книжек, - например, в результате чрезвычайных ситуаций: экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.

В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным - с учетом возможной утраты не только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались соответствующие записи, - представляется установление трудового стажа работников, которым предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально уполномоченная комиссия, которая создается органами исполнительной власти субъекта России, на территории которого осуществляет свою деятельность соответствующее предприятие.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника. К числу таких документов Правила ведения и хранения трудовых книжек относят справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки.

Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - надлежащим образом оформленные копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии или в одной отраслевой (ведомственной) системе.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт.

С этой целью комиссия вправе направлять запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти)), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник.

По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию предусмотрена п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Уточним, что причинами, делающими трудовую книжку непригодной к дальнейшему использованию, могут быть те или иные внешние воздействия, в результате которых документ обгорел, порвался, испачкался и т. п.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию по назначению, соответствует описанному выше. При этом, однако, следует иметь в виду, что из-за обгорания (разрыва и т.п.) сведения в составе ранее совершенных в трудовой книжке записей (или какая-то их часть) могут быть утрачены.

Следовательно, это повлечет за собой необходимость в использовании в качестве основания для внесения записей в дубликат соответствующих документов. Если же имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых ранее в трудовую книжку вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения.

В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в том случае, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" (графа 3) прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Соответствующие записи вносятся в раздел "Сведения о работе" нижеследующим образом:

в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

в графе 2 - указывается дата приема на работу;

в графе 3 - указываются наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись;

в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Затем:

в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

в графе 2 - указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в графе 3 - указывается причина (основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;

в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После оформления дубликата трудовая книжка оформляется в установленном порядке (см. выше) и возвращается ее владельцу. Вместе с трудовой книжкой работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы.

Особенности оформления отдельных видов записей в дубликате трудовой книжки

Подытоживая разговор о выдаче дубликата, коротко остановимся на особенностях оформления в нем отдельных видов записей.

К числу таких записей, в частности, следует отнести записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.

Согласно п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Уточним, что указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбывания наказания соответствующими лицами, устанавливаемого по справкам органов внутренних дел.

В случае признания записи недействительной работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, рассмотренном выше.

4.3.2. Порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку

В рамках очередного параграфа рассмотрим порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку. Необходимость в оформлении вкладыша возникает в случае, если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа.

Согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки - подчеркнем это особо - вкладыш, хотя бы и оформленный надлежащим образом, недействителен.

Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается - от руки или простановкой штампа - отметка "Выдан вкладыш" с указанием его серии и номера.

Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенных записей) на основании соответствующих документов.

Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).

На этом мы завершим рассмотрение ситуаций, связанных с оформлением и выдачей дубликатов трудовых книжек и вкладышей в них. А в следующей главе мы остановимся на выдаче трудовых книжек при увольнении.

<< | >>
Источник: Ф. Н. Филина. СПРАВОЧНИК ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА. 2010

Еще по теме 4.3. Дубликат и вкладыш в трудовую книжку:

  1. 4.6. Обеспечение бланками трудовой книжки работодателей
  2. Примерные формулировки приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (увольнении) и соответствующих записей, вносимых в трудовую книжку
  3. 4.1. Трудовой кодекс РФ о трудовых книжках
  4. Глава 4. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
  5. 4.4. Выдача трудовой книжки при увольнении
  6. 10. Образец заявления в суд по делу особого производства об установлении факта принадлежности трудовой книжки
  7. 5. Что представляет собой трудовая книжка? Для чего она нужна работнику? Каков порядок ее ведения?
  8. - Собираетесь ли Вы написать следующую книжку?
  9. КНИЖКА АТА - комплект таможенных пропускных документов на временный ввоз (вывоз, транзит) определенных товаров
  10. § 2. Расторжение трудового договора в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами
  11. § 2. Прекращение трудовых отношений в связи с заключением трудового договора на выполнение работы, противопоказанной лицу по состоянию здоровья
  12. 4.5. Учет и хранение трудовых книжек и бланков трудовых книжек
  13. § 1. Понятие прекращения трудового договора. Классификация оснований прекращения трудового договора
  14. 9.3. Порядок расторжения трудового договора
  15. 4.2. Ведение трудовых книжек
  16. 65. ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
  17. 66. ТРУДОВАЯ ДИСЦИПЛИНА
  18. 1.1. Порядок расторжения трудового договора
  19. 9.1 .Трудовая пенсия