<<
>>

1.6. Проведение инвентаризации имущества и обязательств

Инвентаризация - это процедура периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств, проводимая для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности (ст.

12 Закона о бухгалтерском учете).

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (перечислены в ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

1.6.1. Порядок проведения инвентаризации

Согласно п. 7 Инструкции N 148н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением (органом казначейства, финансовым органом) в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина.

Данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации). Условно его можно разбить на три этапа, в каждом из которых должны выполняться определенные действия.

Организационный:

издание приказа о проведении инвентаризации, в котором указываются состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации и виды инвентаризируемого имущества и обязательств;

разработка и утверждение плана проведения инвентаризации;

получение расписок от материально ответственных лиц;

определение остатков имущества и обязательств по данным бюджетного учета.

Основной:

выявление, взвешивание, обмеривание, подсчет и проверка фактического наличия имущества и обязательств;

оформление (заполнение) инвентаризационных описей (сличительных ведомостей, актов).

Заключительный:

сопоставление данных инвентаризации с данными бюджетного учета;

выявление расхождений, определение причин отклонений текущих оценок от учетных;

оформление ведомости расхождений по результатам инвентаризации;

подготовка предложений по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации;

составление акта о результатах инвентаризации;

издание руководителем бюджетного учреждения приказа об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к ответственности виновных должностных лиц;

внесение бухгалтерских записей в регистры учета по результатам инвентаризации.

1.6.2.

Организационные мероприятия при проведении инвентаризации

В соответствии с п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В целях единовременного проведения инвентаризации при большом объеме работ в отдельных структурных подразделениях могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Они подчиняются председателю инвентаризационной комиссии, который осуществляет контроль за их деятельностью.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Также руководитель утверждает персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Данные по ее составу в обязательном порядке должны быть доведены под расписку до председателя инвентаризационной комиссии и ее членов, зарегистрированы в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который должен вести председатель инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Обратите внимание: если во время проведения инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии, что документально зафиксировано, то ее результаты могут быть признаны недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Кроме того, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица - их присутствие при ее проведении обязательно (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

В соответствии с п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссией должны быть получены последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Право визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам

(отчетам), с указанием "до инвентаризации на " " (дата)", принадлежит

председателю инвентаризационной комиссии.

В обязанности материально ответственных лиц входит представление расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, получившие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана:

по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности;

хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Обратите внимание: проведение инвентаризации не может носить формальный характер, в противном случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

1.6.3. Инвентаризация кассы учреждения

Инвентаризация кассы организации должна проводиться в соответствии с п. п. 3.39 - 3.43 Методических указаний по инвентаризации, а также Порядком ведения кассовых операций. Причем следует заметить, что инвентаризировать кассу комиссия должна в первую очередь. Здесь главное - фактор внезапности, поскольку невозможно получить объективные данные, если кассир заранее информирован о предстоящей проверке.

Комиссии нужно обратить внимание на наличие договора о материальной ответственности кассира, а также на акты приема-передачи кассы.

Что может быть не учтено? Кроме пересчета наличных денежных средств в кассе, комиссия обязана снять показания счетчиков ККМ. Сумма выручки в кассе должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты с итоговым чеком ККТ на проверяемую дату. Кроме того, следует проверить: обеспечена ли сохранность денежных средств в кассе учреждения, выполняются ли правила хранения ключей от сейфов (несгораемых шкафов), соблюдается ли лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Наличие в кассе бланков строгой отчетности нужно проверять по их видам и одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

При проверке фактического наличия ценных бумаг комиссия должна установить:

правильность оформления ценных бумаг;

реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);

своевременность и полноту отражения в бюджетном учете полученных по ценным бумагам доходов.

Ценные бумаги должны быть проверены по каждому эмитенту с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги должны быть сопоставлены с данными описей (реестров, книг), хранящихся у финансовой службы бюджетной организации.

1.6.4. Инвентаризация имущества учреждения

Инвентаризацию имущества следует начать с инвентаризации основных средств, которая проводится один раз в три года (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). В отношении библиотечных фондов, входящих в состав основных средств, необходимо учитывать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 04.11.1998 N 16-00-16-198. В нем, в частности, указано, что виды и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, их ценность должны определяться государственными и муниципальными библиотеками по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Минфин поддерживает предложение Минкультуры о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:

наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах, - ежегодно;

редчайших фондов - один раз в 3 года;

ценных фондов - один раз в 5 лет;

фондов библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

фондов библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;

фондов библиотек свыше 1 млн учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Проверяя наличие основных средств, комиссия обязана осмотреть объекты и указать в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики. При этом инвентаризации подлежат все основные средства бюджетного учреждения, в том числе числящиеся на забалансовых счетах.

Основные средства следует заносить в описи по наименованиям в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, он указывается в описи под наименованием, соответствующим новому назначению.

Оборудование и транспортные средства следует заносить в описи по отдельности с указанием заводского номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Зачастую технические паспорта ОС находятся в ненадлежащем виде либо отсутствуют в учреждении. При этом возможна ситуация, когда комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на одном из данных объектов номера нет. В таком случае доказать отсутствие излишков и принадлежность составной части к комплексу поможет технический паспорт основного средства.

Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из подразделений бюджетной организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета основных средств, в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) должны приводиться также группами по наименованиям с указанием количества (п. 3.4 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).

Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

Заметьте, выявленные при инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации). Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составить отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.) (п.

3.6 Методических указаний по инвентаризации).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации нематериальных активов проверяется:

наличие нематериальных активов и документов, подтверждающих право учреждения на их использование (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договоры уступки (приобретения) прав на объект);

правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бюджетном учете (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация материальных запасов должна проводиться по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризацию следует проводить последовательно по каждому месту хранения.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. Не допускается вносить в описи сведения об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации).

Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Вес (или объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Результаты инвентаризации замера горючего в баках машин (агрегатов), резервуарах и другой таре отражаются в ведомости замера горючего в баках машин или в ведомости измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков, данные о которых заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Все материальные запасы (материалы, ГСМ, запасные части, спецодежда и другой мягкий инвентарь) отражаются в описях по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.) (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации). Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Данные по таре следует заносить в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи (п. 3.26 Методических указаний по инвентаризации).

Если материальные запасы поступили во время проведения инвентаризации, они заносятся в отдельную инвентаризационную опись. В ней должны быть указаны дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование материальных запасов, количество, цена и сумма. На приходном документе за подписью руководителя ревизионной комиссии (или по его поручению члена комиссии) должна быть сделана отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату инвентаризационной описи (сличительной ведомости), в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).

1.6.5. Инвентаризация расчетных обязательств

При инвентаризации расчетов по обязательствам проверяется обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета учреждения, и состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Проверке подлежат все расчеты учреждения с бюджетами РФ, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.

Проверяются соответствующие счета аналитического учета счетов:

"Расчеты с дебиторами по доходам";

"Расчеты по выданным авансам";

"Расчеты с подотчетными лицами";

"Расчеты по недостачам";

"Расчеты с прочими дебиторами";

"Расчеты по принятым обязательствам" (расчеты с поставщиками и подрядчиками);

"Расчеты по платежам в бюджеты";

"Прочие расчеты с кредиторами".

Ревизионная комиссия должна провести документальную проверку состояния и обоснованности числящихся на счетах сумм, установить причины возникновения задолженности и определить возможности ее уменьшения или ликвидации.

При проверке задолженности перед штатным персоналом выявляются суммы кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащие зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных

авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).

Ревизионная группа путем документальной проверки также должна установить:

а) правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

1.6.6. Оформление результатов инвентаризации

В соответствии с Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении регистров бюджетного учета" результаты инвентаризации должны быть оформлены следующими документами:

Актом инвентаризации ценных бумаг (ф. 0504081);

Актом инвентаризации остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);

Актом инвентаризации задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);

Актом инвентаризации (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

Актом инвентаризации (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

Актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0504088);

Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);

Актом инвентаризации расчетов по доходам (ф. 0504091).

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. Обратите внимание, что в случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы. В таблице приведены наиболее распространенные нарушения, совершаемые при проведении инвентаризации. Вид нарушения Нарушенная норма Инвентаризационные описи и акты составлены в одном экземпляре Пункт 2.5 Методических указаний по инвентаризации Формы первичных учетных документов по инвентаризации имущества и финансовых обязательств не соответствуют законодательно утвержденным Пункт 2.14 Методических указаний по инвентаризации и требования Приказа Минфина России N 123 н На каждой странице описи не выведены итоги (числовые значения прописью, количество порядковых номеров и сумма материальных ценностей, общий итог в натуральных показателях) Пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации Отсутствуют подписи материально ответственных лиц в формах, в которых они предусмотрены Пункт 2.10 Методических указаний по инвентаризации

Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами инвентаризационной комиссии Пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации Инвентаризационные описи содержат незаполненные строки после утверждения результатов инвентаризации, последние незаполненные страницы не прочеркнуты Пункт 2.9 Методических указаний по инвентаризации

<< | >>
Источник: Ю.А.Васильева. РЕВИЗИИ И ПРОВЕРКИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ. ЧТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ БУХГАЛТЕР?. 2009

Еще по теме 1.6. Проведение инвентаризации имущества и обязательств:

  1. Инвентаризация имущества и обязательств
  2. Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств
  3. 9.4. Порядок проведения инвентаризации внеоборотных активов и обязательств организации
  4. ВСЕ ОБ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ (виды и значения). ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ (от лат. inventarium - опись имущества
  5. 1. Проведение инвентаризаций
  6. Порядок проведения инвентаризации
  7. 9.2. Планирование и сроки проведения инвентаризации
  8. 7.2. Общие правила проведения инвентаризации
  9. 9.3. Порядок проведения и документального оформления инвентаризации
  10. О.Ю. Василенко. ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, 2006
  11. Проведение инвентаризации перед составлениемгодовой бухгалтерской отчетности
  12. 19.3. Обязательства из проведения игр и пари
  13. 6.1. Оценка имущества и обязательств
  14. Письмо-обязательство субъекта аудиторской деятельности о согласии на проведение аудита
  15. Статья 11. Оценка имущества и обязательств
  16. глава 6.Оценка имущества и обязательств. Калькуляция
  17. Тема 20. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ВСЛЕДСТВИЕ ПРИЧИНЕНИЯ ВРЕДА20.1. Внедоговорные обязательства
  18. 40. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЯЗАТЕЛЬСТВАХ. СТОРОНЫ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
  19. Тема 19. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ИЗ ОДНОСТОРОННИХ ДЕЙСТВИЙ19.1. Обязательства из публичного обещания награды
  20. Когда проводить инвентаризацию