<<
>>

Как написать письмо-запрос

Лучший способ донести идею о будущей статье в письменном виде — это написать письмо-запрос. В таком письме вы предлагаете редактору написать для его издания статью на ту или иную тему (и чтобы ее в нем напечатали).

По своей сути, запрос — это попытка продать себя.

Редактор — ваш "клиент". "Товар", который продается, — но статья, которую вы хотите написать для издания.

Ниже приведены несколько фактов, которые вам Нужно знать о таких письмах.

? Редакторов интересует ваш профессионализм. Это зна-чит, что в письме не должно быть опечаток и ошибок. Письмо должно быть адресовано конкретному редактору лично. Его имя должно быть написано без ошибок.

? Редакторов интересует хороший стиль. Если можно, сделайте так, чтобы первый абзац вашего письма можно было использовать в его первоначальном виде, в качестве вступления для вашей статьи. Это покажет редактору, что вы знаете, как начинать мате-риал, и привлечет его внимание.

? Редакторы ненавидят ленивых — тех, кто хочет увидеть свое имя в издании, но не проводят тщательный сбор фактов и искажают реальную картину. Ваше письмо должно содержать много точной информации — факты, схемы, статистику. Это покажет, что вы владеете предметом. Содержание многих запросом (и статей) слишком легковесно.

? Ранги и звания производят впечатление. Объясните, почему они должны доверить написать статью вам. Если вы специалист по предмету, скажите об этом. Если нет, расскажите о своих источниках. Скажите, у каких экспертов вы возьмете интервью, какие исследования процитируете, какими источниками будете пользоваться. Не забудьте упомянуть о передовом исследовании, проведенном вашей компанией и сделавшим ее лидером в своей отрасли.

? Редакторы не любят рисковать. Чем детальнее буде: разработана идея вашей статьи, тем лучше. Если вы четко опишете все — вашу тему, ваш подход, краткое содержание, свои источники, — редакторы будут знать, что попадет им в руки после того, как они примут ваше предложение.

Чем более полной будет приведенная вами информация, тем выше будут наши шансы попасть на страницы издания.

? Стандарты, по которым редакторы оценивают статьи, высоки, независимо от того, кто их пишет. Не думам те, что вам сойдет с рук плохо написанное письмо запрос, потому что "редактор понимает, что я не журналист, а просто пытаюсь немного заниматься пиаром". Статьи, обязанные своим происхождением деятельности по связям с общественностью, не должны быть менее качественными, менее объективными или менее интересными, чем другие статьи размещенные в издании. Так считают читатели издания, и редакторам это известно.

? Никогда не говорите в своем письме следующего: "Но самое лучшее — это то, что вам не нужно платить за эту статью, потому что я пишу ее для того, чтобы придать огласке деятельность моей фирмы". Хотя редакторам это и известно, говорить об этом считается нарушением некоего этикета. (Почему это так, я понятия не имею.)

? Если вы хотите повысить свои шансы на успех, предложите статью редактору на условиях эксклюзивности. Эксклюзивность означает, что вы не будете предлагать статью другим изданиям и редактор получит ваше предложение первым. Если он согласится, вы дадите ему гарантии, что не станете предлагать эту или подобные статьи никаким другим изданиям. Если он не согласится, вы, конечно же, будете иметь полное право предложить свою статью другому изданию из вашего списка.

Ниже приведены несколько примеров писем-запросов, которые дают хорошее представление об их стиле и формате.

Изучая рис. 9.1, обратите внимание на то, что письмо состоит из двух частей — вступления, призванном "продать" вашу идею, и основной части, раскрывающей детали. Автор использовал такой формат просто потому, что он был наиболее подходящим для данного случая; детали предложения могут излагаться и в отдельном письме, но обычно все присылается вместе.

Первый абзац письма-предложения, приведенного на рис. 9.1, стал заглавным абзацем статьи, вышедшей на страницах издания.

И это не случайность. Броское вступление в письме — такое, что его можно использовать в качестве начала статьи, — помогает привлечь внимание редактора и убедить его, что вы предлагаете ему нечто действительно интересное.

Рис. 9.1. На это письмо отреагировали мгновенно и предложили автору написать статью, которую приняли на редакционном совете и напечатали на страницах издания

На рис. 9.2 приведено письмо, предлагающее редактору напечатать на страницах его издания историю успеха. История успеха показывает читателю, как тот или иной товар или метод использовались на рабочем месте (или в домашних условиях) для того, чтобы решить конкретную проблему. Это письмо и два последующих звонка редактору обеспечили принятие статьи изданием.

Конверт с маркой и обратным адресом, пожалуйста

Конверт с маркой и обратным адресом должен стать непременным атрибутом вашей переписки. Чтобы ответить вам, редактору нужно будет всего на всего написать пару строк на вашем письме, вложить его в приложенный конверт с маркой и вашим адресом и бросить его в почтовый ящик. Это избавляет редактора от необходимости печатать ваш адрес на конверте и искать почтовую марку. Прилагать конверт с маркой и обратным адресом — хорошая идея, если вы пишете редактору; так вы помогаете ему ответить вам. Убедитесь в том, что ваш конверт выглядит профессионально — напечатайте на нем свое имя и адрес или приложите к нему самоклеющуюся этикетку с ними; не пишите на конверте от руки.

Обратите внимание на то, что приведенные примеры писем-запросов детализированы, не поверхностны. Вы можете возразить: "Но для этого нужно серьезно поработать, не будучи до конца уверенным, что редактор проявит интерес и что-то пообещает". Да, это так. Но это ваша плата за публикацию, и ничего другого здесь не придумаешь.

На рис. 9.3 приведено письмо, получив которое редактор попросил написать статью о новом товаре. (Это Письмо подготовили и отправили сотрудники ПР-фирмы, Чтобы разместить в данном издании статью о новом товаре, разработанном их клиентом.)

Рис.

9.2. Пример письма с предложением о публикации истории успеха

Рис. 9.3. Еще одно письмо с предложением о написании статьи о новом товаре

Стоит ли отправлять запрос?

Многие бизнесмены спрашивают меня: "Зачем утруждать себя запросом? Это, кажется, только затягивает процесс и добавляет пару лишних действий. Почему бы не написать и отправить статью целиком сразу?"

По моему мнению, спрашивать нужно всегда; 95% редакторов захотят сначала получить письмо и не станут рас сматривать готовую статью, о которой они не просили.

Почему редакторы предпочитают письма готовым статьям? Есть две причины. Первая — время. Чтобы прочитать одну страницу письма и принять решение, нужно меньше времени, чем на прочтение целой статьи. Второе, ваш запрос — это предложение. Если редактор захочет увидеть не совсем такую статью, как вы предлагаете, он попросит вас внести коррективы в ваш первоначальный замысел. Редакторы небезосновательно предполагают, что автор с большей готовностью пойдет навстречу их пожеланиям, если статья еще не написана целиком. Так что ваше письмо обеспечивает редактору контроль над процессом, позволяющий ему выпускать статьи, соответствующие нуждам его читателей.

В книге Query Letter Book (издательство Communication Unlimited) Гордон Бургетт, автор свыше тысячи журнальных статей, говорит, что смысл запроса заключается и том, что он повышает шансы вашей статьи быть принятой редакцией. Он говорит, что шансы на то, что матери ал, о котором не просили, попадет в печать, близки к нулю, а вот когда вы присылаете материал, написанный по заказу редактора, положительно встретившего вами предложение, вероятность того, что ваш материал попадет в печать, превышает 50%.

Предоставление материалов, о которых не просили, приводит к непредвиденным результатам — за исключением разве что очень коротких новостных заметок или историй успеха. Большинство редакторов не желают рассматривать такие материалы; рассматривать и печатать их готовы единицы.

Большинство редакторов считают, что с ними нужно поговорить до того, как начинать писать статьи для их изданий. Это экономит их время, необходимое для того, чтобы прочесть объемный материал и определить, подходит ли он для издания. Запрос также экономит ваше время и избавляет вас от необходимости тратить усилия впустую на сбор информации и написание статьи, которую, возможно, никогда нигде не напечатают.

Даже если вы уже написали статью, лучше вкратце изложить ее содержание в своем письме редактору, — делая вид, что статья еще не написана. Статью нужно присылать только после того, как редактор ответит на ваше письмо и скажет: "Дайте мне посмотреть на нее".

<< | >>
Источник: Явербаум, Эрик, Блай, Роберт. Паблик рилейшенз для "чайников". 2007

Еще по теме Как написать письмо-запрос:

  1. Глава 9.Как написать и разместить статью
  2. Как же написать правильно коммерческое предложение?
  3. 32. КРИМИНАЛИСТИЧЕСКОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ПИСЬМА. ПРИЗНАКИ ПИСЬМА И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
  4. Как с помощь творчески написанного пресс-релиза обратить на себя внимание редактора
  5. ГЛАВА 6. КАК НАПИСАТЬ РЕКЛАМНЫЙ ТЕКСТ, КОТОРЫЙ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ КЛИЕНТОВ СДЕЛАЕТ РЕАЛЬНЫМИ ПОКУПАТЕЛЯМИ
  6. ГЛАВА 8. Пост скриптум (после написанного)
  7. - Собираетесь ли Вы написать следующую книжку?
  8. Еще один подход, или просим написать о нас
  9. ПИСЬМО
  10. Генерация высококачественного кода для программ, написанных на СИ
  11. Письмо с вашим предложением
  12. ПРИМЕР ПИСЬМА О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА
  13. СТРАТЕГИЯ ГРАМОТНОГО ПИСЬМА (СПЕЛЛИНГ
  14. «НРАВСТВЕННЫЕ ПИСЬМА К ЛУЦИЛИЮ»
  15. Веселов П.В.. Современное деловое письмо в промышленности, 1990
  16. Глава 22. Десять советов по улучшению стиля письма
  17. Письмо-обязательство субъекта аудиторской деятельности о согласии на проведение аудита