<<
>>

Пресс-кит: содержимое

Пресс-кит - это набор материалов, предназначенных для СММ

Пример содержимого Пресс-кит может состоять из:

пресс-релиза;

фоновой информации (Baskgrounder, или информация о компании, имеющая описательный характер);

67

биографии (чаще биография руководителя компании, предоставляя которую, вы облегчаете задачу для СМИ в поиске информации о конкретном человеке);

именная статья - bу-liner, текст выступлений или заявлений представителя компании (здесь содержится

информация, разъясняющая позицию компании по определенным вопросам, мнимо подписанная одним из главных лиц компании);

фото и/или видеоматериалы.

Подробный пресс-кит

Подробный пресс-кит, помимо перечисленных материалов, может также включать в себя:

программу мероприятия;

один или несколько следующих материалов:

брошюра;

корпоративное издание;

годовой отчет;

список почетных гостей;

вырезки из газет;

интервью с основными действующими лицами;

занимательную статью (feature, носит развлекательный характер, например юмористический.

Это может быть рассказ о курьезном случае, плавно переходящий в изложение важных фактов, статистики или анализа);

историю из жизни (саse story, может рассказывать об удачном использовании продукта покупателем и т.п.);

интервью.

68

Все собранные материалы желательно по возможности собрать в корпоративную папку, которую вы отдадите представителю СМИ, либо, если вы отправляете их по электронной почте (см.

соответствующую главу), присоединить к электронному письму одним архивом. При необходимости можно продублировать сообщение с приложением каждого документа в отдельности.

Представительские мероприятия: правила подготовки и проведения

Пресс-конференции

Начнем с пресс-конференций.

Почему именно с них? А вот так мне захотелось!

Во-первых, проведение конференций всегда связано с большими затратами, поэтому возникает вопрос: а так ли необходимо ее провести? Во-вторых, такое мероприятие несомненно приносит свои плоды, а если удается фуршет, то удается большинство статей о вашей компании, и причем в вашу пользу. На мой взгляд, регулярное проведение пресс-конференций может позволить себе далеко не каждая компания. Но и тем, кто все же решился ее провести, следует придерживаться 16-ти правил:

1. Продумайте день проведения конференции. В понедельник не рекомендуется устраивать подобное мероприятие, так как считается, что журналисты не пришли в я после выходных дней. Хотя, если принять во внимание то, что два дня выпадают ввиду информационной

69

Ненасыщенности, можно использовать и понедельник. Лучшими днями являются вторник, среда и четверг. Пятница плоха тем, что ваша информация может затеряться в субботу и воскресенье.

2. Продумайте время проведения конференции. Если вы хотите, чтобы материал был опубликован в утренних газетах, пресс-конференцию следует проводить с 10:30 до 12:30. Лучшими часами для проведения пресс-конференции считают с 11:00 до 11:30 и в послеобеденное время с 14:30 до 16:00.

3. Оповестите СМИ о будущей пресс-конференции за неделю, второй раз - за два дня.

4. За день до проведения уточните, будут ли присутствовать приглашенные представители печатных изданий, радио и телевидения на вашей конференции.

Оснастите помещение необходимой аппаратурой, и примерно за час до начала проверьте ее исправность.

Разместите указатели возле входа в здание (можно и раньше), чтобы легко можно было найти зал для проведения конференции.

7. На столе, за которым будут сидеть участники конференции, установите таблички с данными об участниках

(фамилия и должность).

8. Отведите 5 минут в самом начале конференции для того, чтобы подтянулись опоздавшие

9. Обсудите регламент проведения конференции с журналистами (например, один журналист имеет право задать только один вопрос), период времени, в течение которого можно задавать вопросы

.70

Не проводите пресс-конференцию больше часа (затянутая конференция утомит всех присутствующих).

Заготовьте примерные ответы на возможные каверзные вопросы.

В случае, если вы не учли какой-либо нюанс, а дотошный журналист все же спросит именно о нем, не стоит говорить слова «нет», «неважно», «я не знаю». Поблагодарите за вопрос, и, если вы не знаете на него ответ, пообещайте выяснить информацию.

Не стесняйтесь пользоваться заготовленными материалами (при нахлынувшем волнении есть шанс попасть впросак).

Старайтесь не волноваться. Будьте уверены в своих силах.

Позаботьтесь о том, чтобы на столах обязательно стояли бутылочки с водой.

Продумайте время и место для фуршета. Если вы не хотите, чтобы на нем присутствовали журналисты вместе с гостями, то ненавязчиво их разделите. Например,

предупредите гостей в их пригласительных билетах, что фуршет для них начинается в 16:00, в то время как журналисты задают вопросы до 17:00.

Если ваша пресс-конференция созывается экстренно, некоторые огрехи в подготовке могут быть простительны, но все же постарайтесь как можно лучше к ней подготовиться.

Этот список необходимо набрать (не полениться!) и держать на самом видном месте. А во время проведения мероприятия последовательно по каждому из пунктов проверять себя несколько раз.

Теперь о презентации.

71

Презентации

Бывает, что у компании возникает потребность провести презентацию. Правила проведения такого масштабного мероприятия не отличаются от правил для пресс-конференции. Но здесь есть дополнительные пункты, о которых мне хотелось бы вам рассказать.

Презентация - это более зрелищное мероприятие, нежели пресс-конференция. Также более дорогое, так как требует обязательного фуршета, определенной одежды от проводящих презентацию (часто это бывают промоутеры - от англ. promotion - продвигать).

Итак, некоторые детали относительно фуршета. На презентацию представители СМИ идут не менее охотно. К сожалению, многие из них приходят ради того, чтобы поесть и попить за счет организатора. Да, в принципе, пускай, но, чтобы не получилось так, что журналисты пришли, поели, выпили и ушли, взяв с собой сувенирную продукцию в придачу, нужно строго регламентировать время фуршета и не пускать никого в комнату для фуршета раньше положенного срока.

Бывают такие презентации, на которые приглашены VIP-персоны.

Тогда необходимо обсудить заранее с ними, желают ли они общаться с прессой или нет. В любом случае при наличии подобных гостей фуршет нужно начать немного раньше для VIР-персон, чем для представителей прессы. А можно даже провести два фуршета в разных помещениях. Чтобы все прошло по плану, в программке для VIР-гостей укажите время начала фуршета и сами программки выделите от остальных (цветом обложки, например). Чтобы человек, провожающий гостей к столу, видел, что это не журналист. Обидного здесь для представителей СМИ не должно быть ничего, ведь

72

гости имеют право перекусить и расслабиться, прежде чем отвечать на разнообразные вопросы. Обязательно кто-нибудь из журналистов попытается проникнуть в комнату для VIР-гостей: если ему удалось это вопреки всем вашим ухищрениям, не стоит демонстративно выводить его из помещения или устраивать «разборки». Легче не допустить повторного случая, чтобы ваши гости чувствовали себя комфортно.

Что касается одежды, промоутеров, то здесь поле для фантазии обширно. Если предметом и главной идеей презентации является нечто юмористическое или просто веселое, костюмы могут быть шуточными. Если вашим презентационным продуктом является нечто элегантное или какая-то интеллектуальная услуга, то одежда должна быть в классическом стиле, но возможны и добавления корпоративных элементов. Например, на презентации новой марки дорогого вина ведущий презентации может быть в дорогом классическом костюме, а девушки, разносящие вино для дегустации, в костюмах бокальчиков для вина или стройных бутылочек. Ваша цель - эффектность и приятное впечатление. Согласитесь, что при наличии даже самых изощренных и красивейших костюмов положительного результата не будет, если промоутеры будут грубить гостям или вести себя как на студенческой вечеринке. Поэтому необходимо четко инструктировать помощников. Желательно в течение 3-4 недель перед презентацией. Тщательно отбирайте представителей.

На фуршете должны быть вина: сухие красные и белые вина, и какое-нибудь полусладкое. Помимо них, естественно, можно разнообразить палитру. Закуски должны быть не менее 3-х видов. Обязательны фрукты и минеральная вода (газированная и негазированная). Не забудьте про салфетки: чем

73

они симпатичнее и интереснее, тем вкуснее покажутся блюда на фуршете.

Сувенирная продукция на презентации имеет обыкновение быстро «испаряться». Большую часть забирают себе раздающие, для того чтобы порадовать своих близких. Поэтому следует запастись несколькими партиями сувениров и позаботиться о том, чтобы все гости получили как минимум по одному сувениру.

Презентацию, скорее всего, будете проводить вы: улыбайтесь всем, будьте услужливыми, но не надоедайте, знакомьте гостей друг с другом.

Остальные правила детально описаны в разделе о пресс-конференции.

<< | >>
Источник: Беленкова А. А. PRостой пиар. 2007

Еще по теме Пресс-кит: содержимое:

  1. Правила общения с прессой
  2. Пресс-релизы: пишите их правильно
  3. ПРЕСС-РЕЛИЗ
  4. Встреча с прессой
  5. Дополнение по прессе
  6. ПРЕПЯТСТВИЕ ПОД НАЗВАНИЕМ «ЗАМЕНА ПРЕСС-ФОРМЫ
  7. Стоит ли рассылать пресс-релизы по электронной почте
  8. Глава 14. Борьба за печатное слово (пресса еще жива
  9. ПРОДУМЫВАЕМ ПЛАНЫ СОКРАЩЕНИЯ ВРЕМЕНИ СМЕНЫ ПРЕСС-ФОРМЫ
  10. Международный пресс-клуб: since 199
  11. Как добавить в пресс-релиз новость