27.3. Диагностика времени
Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От этого во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, на что его нужно тратьть, и делать все как можно быстрее.
Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографии, самофотографии.
Выбор метода зависит от задач и масштабов.Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Психологически он неприятен для работника, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в том числе управ-ленческого.
Хронометраж используется, если операции слишком кратковременные (например, конвертирование); необходимо изучить отдельные повторяющиеся их элементы, важные в данный момент; учесть все затраты времени на операцию.
Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (при-меняется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объ-единения их в группы в разных комбинациях).При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы — комплексы приемов, действия, движения — и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками — резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются в специальном наблюдательном листе. Затем сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции.
Непосредственным объектом хронометража является оперативное или подготовительно-заключительное время на машинно-ручных работах.
В результате можно сделать расчет средней продолжительности той или иной операции Гср.оп по формуле: Продолжительность всех операций Число операцииЗнание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.
Метод упрощенных наблюдений в отличие от хронометража предполагает использование обычных часов. Иногда используется фотохронометраж, если отклонения затрат времени от средней величины превышают 10% и нужно выяснять их причины.
Фотография рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) проводится путем наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на всем его протяжении или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии нормировщиков, мастеров и т.п. Она целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы, с охватом их всех или большей части, обычно в течение 10—15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ.
Основными документами при этом являются карта фотографии, содержащая название подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, совмещение, результаты, примечания (толкование неясностей), с которым работника знакомят.
В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каж-дый вид работ и сроки их проведения; во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На их основе проводится анализ, в рамках которого определяются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь времени; продолжительность маршрутов; количество времени, необходимого для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.
Разновидностью фотографии является метод моментных наблюдений, при котором фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты.
При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по опреде-ленному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться). Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах времени и средств, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.Разновидностью фотографии является самофотография, основой которой является карта самофотографии. Она содержит следующие сведения: фамилию, имя и отчество работника, должность, стаж работы по специальности, в том числе на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (в том числе две графы — число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.
Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографии, подсчитываются по отдельным видам (элементам) работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств. Самофотография экономична, но не дает точных результатов и связана с трудностями в обработке материалов.
Формой самофотографии является дневник рабочего времени руководителя или специалиста. Работы в нем записываются в той последовательности, в которой они выполняются, и соответственно записываются затраты времени на них. Существуют книжная, реестровая и карточная формы ведения такого дневника, анализ которых позволяет экономить до 50% рабочего времени.
На основе данных фотографии (в минутах) можно получить несколько полезных показателей, в частности коэффициент использования рабочего дня Кн,р.д:
ПЗ + ОГІ + ом + олн
J^ _
" рл Продолжительность рабочего дня где ПЗ — подготовительно-заключительное время; ОП — оперативное время; ОМ — время обслуживания рабочего места; ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности.
Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника Кп,г„:
ПР-ОЛН
-^п.р.в —
'Р " Продолжительность рабочего дня ' где ПР — перерывы, зависящие от работника.
Коэффициент потерь рабочего времени, не зависящих от работника К' п.р.„:
ПН
К',
" р" Продолжительность рабочего дня '
где ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работника.
На основе данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени Ки_п т:
ПР - ОЛН + ПН
*п.п.т- — .
Целесообразно осуществлять анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ.
Для анализа отдельных видов работ используются опросы, которые могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.
Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о работнике (возраст, стаж и т.п.), быть понятными, целенаправленными, краткими, доступными для машинной обработки, удобными для заполнения. Вопросы формулируются четко и недвусмысленно, а в случае оценочных вопросов определяются их границы.Выявление видов деятельности, на которую время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которую могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которая отнимает время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения этой диагностики время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям: — обдумывание проблем, выработка решений, подготовка доку-ментов;
руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);
прогнозирование и планирование на перспективу;
подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;
контроль за подчиненными;
осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).
После группировки работ им дается оценка в отношении их необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми «дорогостоящими» (например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т.п.). Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей и сокращению необоснованных потерь.
Исследования свидетельствуют, что 20—30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны; ему приходится подписывать в год до 20 тыс. документов, затрачивая на это около трех недель. Подсчитано, что по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40% больше, чем требуется.
Основными причинами потерь времени являются:
нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, «тонут» в мелочах;
неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;
неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;
отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;
нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.
Еще по теме 27.3. Диагностика времени:
- ДИАГНОСТИКА ВРЕМЕНИ
- 5. КРИМИНАЛИСТИЧЕСКАЯ ДИАГНОСТИКА
- ГЛАВА 2. ДИАГНОСТИКА КОНКУРЕНТНОЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
- ДИАГНОСТИКА ФИРМЫ
- МЕТОДИКА ДИАГНОСТИКИ ЛИЧНОСТИ
- 3.2. ДИАГНОСТИКА ЦЕЛЕЙ И НАМЕРЕНИЙ КОНКУРЕНТОВ
- 1.8. Понятие криминалистической диагностики
- 2.2. ДИАГНОСТИКА ФАКТОРОВ КОНКУРЕНТНОЙ СРЕДЫ
- 22.2. Временный ввоз и временный вывоз оборудования и запасных частей
- Положение об особенностях режима рабочего времении времени отдыха водителей автомобилей
- Диагностика случаев плохой исполнительности ваших торговцев
- Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников, осуществляющих управление воздушным движением гражданской авиации Российской Федерации (Приложение к Приказу Минтранса России от 30 января 2004 г . № 10) (извлечения)
- 12.4. Типы складов временного хранения и требования к обустройству, оборудованию и месту расположения складов временного хранения
- 12.1. Временное хранение товаров и склады временного хранения
- 12.6. Действия с товарами в случае исключения владельца склада временного хранения из Реестра владельцев складов временного хранения
- 12.3. Сроки временного хранения товаров и операции с товарами, находящимися на временном хранении
- 12.5. Владельцы складов временного хранения и Реестр владельцев складов временного хранения