<<
>>

6.3. Деловое совещание: подготовка и проведение

Деловое совещание как форма управленческой коммуникации занимает промежуточное место в ряду личных и публичных бесед. Оно используется для управления человеческими ресурсами, чтобы изменять их деятельность в определенном направлении, с конкретной целью и с заданным, запланированным эффектом.

Реализуя важнейшие функции управленческой деятельности – привлечение к участию в управлении и планировании членов трудового коллектива, деловое совещание формирует такой вид общения, в котором все основные решения, затрагивающие интересы и потребности подчиненных, должны обсуждаться с общественных позиций для всех участников данного трудового коллектива.

Совещание представляет собой организованное, целенаправленное общения (взаимодействия) руководителя с коллективом при помощи изложения своих позиций, обмена мнениями. Совещание проводится, когда существует необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе трудных (проблемных) ситуаций, принятии необходимых решений в области управления предприятием по основополагающим или комплексным вопросам, так как коллективное обсуждение помогает найти выход из самой сложной ситуации, решить запутанные вопросы, выработать единую программу действий.

Деловые совещания в зависимости от целей и задач, которые хочет решить управление предприятием, могут подразделяться на проблемные, инструктивные и оперативные (с разновидностью диспетчерского обсуждения).

Проблемное совещание проводится в небольшом кругу узких специалистов или компетентных лиц для того, чтобы найти оптимальное управленческое решение выносимых на обсуждение вопросов. Схема решения таких вопросов включает в себя доклад (может быть и содоклад), вопросы по докладу, обсуждение доклада и выработку общего решения, которое принимается голосованием присутствующих и утверждается.

Инструктивное совещание организуется непосредственно управленческим звеном (конкретными исполнителями) с целью доведения до работающих общего задания, передачи распоряжений, необходимых сведений по управленческой вертикали или горизонтали, в зависимости от уровня исполнителей.

Оно проводится по схеме сообщения (информация о чем-либо) с уточнением определенных задач, сроков выполнения производственного задания, доли конкретных исполнителей.

Оперативное (диспетчерское) совещание созывается для получения информации о текущем состоянии дел по схеме вертикального распределения-информации. Особенностью оперативных совещаний является точное их проведение в назначенные дни и часы, что позволяет участникам планировать самостоятельную деятельность. Внеплановые оперативные совещания проводятся по чрезвычайным обстоятельствам, так как они малоэффективны из-за неритмичности выполнения прямых обязанностей.

Эффективность совещания на практике значительно уменьшается, если:

недостаточно четко формулируется цель и необходимость его проведения;

участники совещания не относятся должным образом к своим обязанностям;

руководитель безапелляционно излагает свою позицию, не оставляя места для развертывания творческого обсуждения;

недооценивается техника проведения совещания и обсуждение не имеет конкретной цели;

нарушаются принципы убеждения;

неправильно организовано руководство совещанием, его подготовка, что сказывается на коллективных результатах обсуждения и может серьезно осложнить взаимоотношения между руководителем и участниками совещания (утрата доверия и авторитета руководителя, пассивное поведение подчиненных, недовольство, вспыльчивость и т. п.).

Техника проведения совещания не отличается от техники проведения кадровых бесед.

Основные понятия темы: деловая беседа; нейтрализация замечаний; фазы беседы; психологические типы собеседников; проблемные, дисциплинарные беседы; деловое совещание.

Б. Контрольные вопросы

1. Что такое деловая беседа, ее отличие от обычного разговора?

2. При подготовке к беседе необходимо помнить два золотых правила. Сформулируйте их.

3. Назовите основные фазы беседы.

4. Вопросы собеседников. Назовите пять основных групп вопросов, раскройте их психологическую сущность.

5.

Что нужно учитывать при завершении беседы?

6. Для успешного проведения кадровых собеседований по подбору наилучшего кандидата на вакантное место важно учитывать отличительные особенности этой формы коммуникации. Каковы эти особенности?

7. Покажите различия собеседования при увольнении сотрудника от собеседования при приеме на работу по целям и по методу ведения разговора.

8. Раскройте суть проблемных и дисциплинарных бесед.

9. Что такое деловое совещание, его виды?

10. Что включает в себя подготовка деловых совещаний?

В. Тесты

1. Назовите основные фазы деловой беседы:

подготовка к беседе;

структура деловой беседы;

начало беседы;

цели беседы;

передача информации;

аргументация;

нейтрализация замечаний;

принятие решений и завершение беседы.

2. Кто разработал основные подходы к подготовке и проведению деловой беседы?

Д. Фрэнсис;

Д. Корнелиус;

П. Мицич;

Л. Столяренко;

И. Ладанов.

3. Система подготовки к беседе включает в себя:

планирование;

оперативную подготовку;

обеспечение достаточного времени на подготовку;

редактирование;

тренировку.

4. Передача информации – это процесс общения между собеседниками, в ходе которого создается информационная база для следующей фазы беседы. Какой?

постановка вопросов;

аргументирование;

нейтрализация замечаний.

5. Правильно ли следующее утверждение: «Важно иметь в виду, что умение вести собеседование не определяется количеством вопросов, скорее их содержанием»?

да;/>нет.

6. Основные моменты собеседования при приеме на работу. Что неправильно в данной схеме:

руководитель должен заранее ознакомиться с заполненной анкетой;

во время собеседования полезно использовать подготовленный план-схему;

возникшие сомнения во время собеседования нужно разрешать в ходе беседы, а не держать их при себе;

полезно использовать закрытые вопросы в ходе собеседования;

имея под руках формуляр, необходимо делать письменные пометки, чтобы использовать их при вынесении окончательного суждения.

7.

В какой день недели должна проводиться беседа с увольняемым?

понедельник;

вторник;

среда;

четверг;

пятница.

8. Прежде чем проводить дисциплинарную беседу, полезно вспомнить, что устойчивая дисциплина определяется следующими условиями. Какими?

руководитель знает каждого своего подчиненного;

каждый подчиненный знает своего руководителя;

руководитель неизменно солидаризируется с трудовым коллективом;

руководитель соблюдает нейтральность относительно своего коллектива;

трудовой коллектив (рабочая группа) сплочен энтузиазмом руководителя;

трудовой коллектив проникнут духом товарищества, взаимопомощью;

коллектив хорошо обучен, энергичен и инициативен.

9. Верно ли определение: «Совещание представляет собой организованное, целенаправленное общение руководителя с коллективом при помощи изложения своих позиций, обмена мнениями?

да;

нет.

Г. Проблемные ситуации, задания

1. Напишите «Правила поведения на совещании»: а) для руководителей; б) для участника делового совещания.

2. Задание. Существуют конкретные методы нейтрализации замечаний собеседника, которые существенно снижают их негативное воздействие. Раскройте их суть: ссылка на авторитеты; «сжатие» нескольких замечаний; одобрение + уничтожение; перефразирование; условное согласие; эластичная оборона; принятие замечания; сравнение; метод опроса; метод «да…, но…»; предупреждение; доказательство бессмысленности; отсрочка.

3. Охарактеризуйте следующие подходы к высказыванию замечания собеседнику: локализация, уважение, признание правоты, сдержанность в личных оценках, лаконичность ответов, контролирование реакций, недопущение превосходства.

4. Задание. Собеседование при приеме на работу сводится к восьми основным вопросам. Сформулируйте эти вопросы и обоснуйте их необходимость и логичность.

5. Задание. Почему необходимо провести собеседование при увольнении сотрудника? Какие условия необходимо соблюдать? Предложите план собеседования при увольнении с работы сотрудника.

6.

Предложите план проведения проблемной или дисциплинарной беседы.

7. Разыгрывание ситуации в учебной группе, «Поручение задания подчиненному» методом исполнения ролей. Цель задания -- провести деловую беседу с подчиненным по поводу поручения производственного задания:

а) задание традиционное, плановое;

б) задание экстремальное, внеплановое.

Подготовка к игре. В игре участвуют руководитель и подчиненный.Группа выступает в качестве наблюдателя. Исполняющему роль руководителя необходимо продумать возможное задание и выбрать должностное лицо (например, маркетолога, рекламиста, экономиста и пр.), которому оно будет поручено.

Затем следует подготовиться по содержанию деловой беседы:

объяснить задание и проинструктировать подчиненного;

довести задачу до стадии понимания подчиненным ее сути;

мотивировать подчиненного к добросовестному и качественному выполнению задания.

При доведении задачи до сознания подчиненного руководитель должен добиться, чтобы подчиненный четко себе представлял, что, когда, каким образом, в каких условиях, какими силами и какими средствами, к какому сроку, с какими конечными результатами нужно сделать порученное задание.

В ходе деловой беседы руководитель должен получить ответы на следующие вопросы (чтобы принять правильное решение).

1. Сможет ли данный подчиненный выполнить предлагаемое задание?

2. Желает ли он выполнять данное задание?

3. В каком инструктировании и в какой степени он нуждается?

Исполняющему роль подчиненного (из числа обучаемых) дается установка на отказ от выполнения задания. В качестве аргументов отказа используется недостаточная профессиональная компетентность. Такая установка позволит исполняющему роль руководителя применить психолого-педагогические и коммуникативные приемы воздействия на подчиненного, формируя у него психологическую готовность к выполнению задания. Кроме того, признание подчиненного в некомпетентности, спровоцирует руководителя на инструктаж.

Организация игрового занятия.

Исполняющий роль руководителя проводит деловую беседу с подчиненным в двух вариантах: сначала плановое задание, затем – экстремальное, т. е. внеплановое. Каждая беседа длится от 15 до 20 минут. Роли исполнителей могут разыграть желающие из числа обучаемых.

Остальные участники выступают в роли компетентных судей. Их цель – анализ результатов проведения деловой беседы, инструктажа и использованных коммуникативных приемов. После разыгрывания проводится дискуссия, в которой задействованы все участники.

Предварительная подготовка к деловой беседе – поручение задания.

1. Придумайте и сформулируйте в виде управленческого решения задание, а также условия, необходимые для его реализации.

2. Поставьте перед собой цели предстоящего разговора.

3. Заранее составьте план беседы, продумайте время, место и организационные условия ее проведения.

4. Продумайте начало беседы, ввод собеседника в разговор, условия создания атмосферы полного доверия.

5. Подготовьте вопросы к подчиненному, выяснение которых поможет достичь поставленной цели.

Примечание: для выполнения этого задания исполняющему роль руководителя отводится 10 минут.

Ход:

Пригласите к себе подчиненного и объявите ему причину вызова. Объясните смысл работы, которую необходимо выполнить подчиненному, и спросите его, сможет ли он справиться с ней. Ответьте на все вопросы подчиненного относительно предстоящей работы; если необходимо, покажите ему, как он это может сделать. Объясните требования в отношении сроков выполнения данной работы и информирования вас о ходе ее выполнения. Попросите подчиненного повторить задание или спросите, с чего он собирается начать. Проявите доверие к способностям подчиненного, используйте прием «авансированная похвала». Используйте коммуникативные приемы с учетом психотипа подчиненного. В случае отказа подчиненного от выполнения задания выясните причины отказа, попытайтесь их устранить, мотивируйте специалиста с учетом его личных ожиданий, доведите беседу до конца.

Завершите беседу конкретным решением и действиями.

Наблюдатели оценивают качество проведенной беседы:

Вопросы для оценки качества беседы Правильно Частично правильно Неправильно Четко ли сформулировал вопросы руководитель? Удалось ли руководителю сообщить подчиненному всю важную и необходимую ин-формацию? Правильно ли задавал руководитель наводящие вопросы, не подсказывал ли он ими готовые ответы? Правильно ли провел руководитель инструктаж по заданию? Ясно ли руководитель представлял себе цель и задачи данной беседы? Правильно ли вел себя руководитель во время беседы, используя вербальные и невербальные сигналы? Проходила ли беседа в форме диалога, дослушивал ли руководитель аргументы и ответы подчиненного? Удалось ли руководителю создать непринужденную атмосферу? Правильно ли он использовал с этой целью психологические приемы? Грамотно ли руководитель реагировал на психотип подчиненного, использовал ли его особенности в коммуникативной стратегии? Правильно ли выбрал руководитель модель общения? Эффективно ли прошла деловая беседа?

8. Упражнение «Деловые совещания»

Совещание – одна из форм коллективного принятия решений. Проверьте правильность ваших действий при его организации и проведении с учетом следующих ситуаций.

1. Вам предстоит провести совещание, предусмотренное календарным планом или в связи с возникновением непредвиденной ситуации. Какую подготовительную работу вы должны выполнить, чтобы обеспечить эффективность совещания?

2. Какие приемы следует применять для контроля дискуссии в ходе совещания: сохранение единства участников совещания, их мобилизация, фокусирование внимания на обсуждаемой задаче?

3. Вы заметили, что участники совещаний часто стремятся к обсуждению возможности проведения в жизнь первого же предложения по проблеме, даже если оно не очень рационально. Вам же кажется, что не мешало бы поискать и другие варианты. Подумайте:

а) что может заставить сотрудников искать решения типа «как делать», а не «что делать»?

б) как следует поступить, чтобы подтолкнуть собравшихся на расширение круга предложений?

4.Часто на совещаниях люди не слушают друг друга. Один говорит: «А – это В». Другой вступает в диалог так, как если бы первый сказал: «А – это С». Словом, обсуждение проблемы превращается в обсуждение личных позиций участников совещания, и конкретные доводы того или иного из них игнорируются присутствующими.

Как вам следует вести себя в данной ситуации?

5. Вам трудно перед аудиторией говорить. Вы не можете собраться, даже перед небольшой группой. Каковы методы подготовки к выступлению? Как приобрести уверенность в себе?

О чем надо помнить в процессе выступления, какие соблюдать правила?

6. Один из работников на совещаниях персонала обычно занимает позицию противостояния. При этом все вынуждены выслушивать длинные и туманные объяснения причин его несогласия, в силу чего впустую тратится масса времени. Стоит ли прервать выступающего и предложить ему связать сказанное с предметом обсуждения? Стоит ли повторять этот прием в том случае, если он не подействовал сразу?

Какие еще способы воздействия на этого подчиненного вы могли бы предложить?

9. Ролевая игра «Выкиньте свои проблемы» может проводиться во время обычных совещаний по отделениям, общих собраний или других деловых встреч.

Цель: помочь людям уйти от своих проблем и огорчений, в то же время обеспечивая остальную группу материалом для обсуждения этих проблем и выдвижения предложений по их решению.

Процедура:

Расскажите суть этой игры, отметив, что большинство людей постоянно сталкиваются с различными проблемами производственного или личного характера. Участникам игры предлагается решить проблемы сегодня. Попросите каждого участника сформулировать такие проблемы. Будьте осторожны в отношении личностных черт, фраза «видеть щепку в чужом глазу, а в своем и бревна не заметить» – не слишком удачный юмор.

Каждый участник записывает свои проблемы на листке бумаги. Затем они комкают листки и выкидывают их в корзину для мусора. После того как все бумажки окажутся в корзине, образуйте группы из трех человек, попросите выделить по одному человеку от группы, которые будут вынимать записки из корзины. Теперь у «тройки» есть «вытянутая» проблема, и рабочей группе дается 3--5 минут, чтобы записать и обсудить все возможные решения, которые они успеют выработать за это время.

Затем каждая группа излагает свою проблему и оглашает решения. Остальные участники игры могут сделать добавления по поводу новых предложения.

Повторяйте этот процесс столько раз, сколько позволяет время, или до тех пор, пока все проблемы не будут обсуждены.

10. Ролевая игра «Управление изменениями»

Цель: дать группе возможность изучить процесс изменений и показать, как можно уменьшить сопротивление.

Ход игры:

Разделите группу на подгруппы по 4--5 человек, затем попросите обсудить внутри команд следующие вопросы:

Вспомните последний случай, когда в деятельность вашей организации были внесены какие-либо изменения.

Были ли эти изменения встречены сопротивлением? Почему?

Загляните в прошлое: что могло бы облегчить внесение этих изменений?

Предоставьте достаточно времени для дискуссии. Затем каждая команда выступит с сообщением.

Предложите вопросы для обсуждения.

Выявлены ли идентичные изменения?

Сколько человек не сопротивлялись изменениям? Попросите их рассказать об этом

Почему изменениям так часто сопротивляются?

Назовите несколько вещей, которые помогут вам легче провести будущие изменения.

Советы. Если члены группы – представители различных сфер деятельности, то дискуссия принесет наилучшие результаты. Если все члены группы из одного офиса, это может быть упражнением, где проявятся различные типы поведения в момент коллективного обсуждения проблемы.

Пусть каждая группа выберет только одно изменение для дискуссии. Однако если время позволяет, список можно расширить.

<< | >>
Источник: Л. С. Вечер. «ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АППАРАТЕ». 2009

Еще по теме 6.3. Деловое совещание: подготовка и проведение:

  1. Лекция 31. Психологические особенности подготовки и проведения деловых бесед и переговоров
  2. Раздел 1. Формальное деловое общение (переговоры, совещания
  3. 3.16. Подготовка к проведению следственного эксперимента
  4. 3.3. Подготовка выводов и рекомендаций по результатам проведения оценки
  5. 3.24. Понятие проверки показаний на месте. Подготовка к ее проведению
  6. 3.4. Осмотр места происшествия. Подготовка к его проведению
  7. 51. ПОНЯТИЕ, ВИДЫ И ЗАДАЧИ ДОПРОСА. ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ ДОПРОСА
  8. 54. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ОБЫСКА. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ОБЫСКА
  9. Пролог. Подготовка, подготовка и еще раз подготовка
  10. Совещания
  11. § 3. Конституционное совещание
  12. ЭФФЕКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ