Глава 1.8. Должностные инструкции персонала группы бухгалтерского делопроизводства
Должностная инструкция - это нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.
Подобные инструкции разрабатываются и для персонала бухгалтерии предприятия, в том числе для работников группы бухгалтерского делопроизводства. Как правило, подготовка должностных инструкций производится на основе соответствующих типовых (примерных) инструкций, а также квалификационных характеристик конкретных должностей. Наконец, в рассматриваемом нами случае должна приниматься во внимание и специфика организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях соответствующего предприятия.Примерное содержание должностной инструкции работника делопроизводства изложено в Приложении 2 к Приложению 12 ГСДОУ и представлено на рис. 1.15. Примерная структура должностной инструкции определена Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) и включает следующие разделы:
1.
Общие положения.Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
Связи по должности.
Примерное содержание должностной инструкции работника делопроизводства:
Задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов).
Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник.
Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.).
Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником.
Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т.д.).
Задачи, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации.
Задачи, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.).
Задачи, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий.
Порядок исполнения поручений.
Этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
Права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
Подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они
согласовываются и т.д.
Критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д.
Рис. 1.15
Разделы должностной инструкции делятся на пункты и при необходимости подпункты.
Нумерация разделов документа производится римскими цифрами, а пунктов и подпунктов - арабскими.Текст документа излагается служебно-деловым стилем, при этом:
заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция заместителю главного бухгалтера";
основной текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа <*>.
<*> Последнее - в должностных инструкциях, регламентирующих деятельность категории работников, например: "При подготовке документов к отправке делопроизводители выполняют следующие действия...".
Оформление документа производится на бланке, при этом состав реквизитов, применяемых для оформления должностной инструкции, аналогичен изложенному в гл. 1.6 настоящего пособия. Пример бланка должностной инструкции представлен на рис. 1.16. Примерные тексты должностных инструкций представлены в Приложении 4 к настоящему пособию.
Пример бланка должностной инструкции Наименование предприятия Должностная инструкция делопроизводителю - оператору оргтехники N
(место издания) Утверждаю
(наименование должности лица, уполномоченного утвердить документ)
Подпись Расшифровка подписи 00.00.0000 Примерная структура текста: 3 1 2
. Общие положения. . Должностные обязанности. . Права.
. Ответственность . . Связи по должности. (Наименование должности разработчика или его непосредственного руководителя) Подпись Расшифровка подписи Визы согласования
Рис. 1.16
Еще по теме Глава 1.8. Должностные инструкции персонала группы бухгалтерского делопроизводства:
- Глава 1.5. Положение о группе бухгалтерского делопроизводства
- Глава 1.4. Штатное расписание группы бухгалтерского делопроизводства
- Глава 1.3. Группа бухгалтерского делопроизводства: назначение, задачи, структура, состав
- Глава 1.6. Инструкция по делопроизводству
- ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ВОДИТЕЛЯ-ЭКСПЕДИТОРА
- 2. 4. Типовая должностная инструкция главного бухгалтера
- 3.2. Должностные инструкции работников бухгалтерии, их содержание, порядок разработки
- ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ старшего бухгалтера Управления денежного обращения
- 18. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ЛОГИСТИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА
- Образец должностной инструкции начальника отдела по работе с сетевыми клиентами
- ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ старшего экономиста Аппарата по координации и совершенствованию банковской деятельности