Глава 2.3. График документооборота бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения

Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете <*> работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия.

<*> Утверждено Решением Минфина СССР 29.07.1983 N 105 и сохраняет свою силу до настоящего времени в части, не противоречащей законодательству РФ.

Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:

перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);

перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;

сроки исполнения документов;

типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке бухгалтерских документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполнения соответствующих работ. Пример оформления графика документооборота представлен на рис. 2.6 <**>.

<**> См. в этой связи Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Пример оформления графика документооборота бухгалтерской службы предприятия

Рис. 2.6

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы).