Глава 2.2. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на рис. 2.2. Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения) <*>.

<*> Номенклатуры дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел

Рис.

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 2.3.

Рис. 2.3

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

Рассмотрим далее содержание основных этапов разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы. Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях; соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения (см.

номенклатурами дел бухгалтерской службы за предшествующие 3 - 5 лет <*>; описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах (см. ранее).

<*> В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерской службы, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях

конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

содержание деятельности бухгалтерской службы, а также специфика ее документирования; сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота <**>; сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы; сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерской службы.

<**> При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем <*>: 1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

2.

название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

краткое содержание документов, помещаемых в дело;

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в

дело;

дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

<**> Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

Предварительные варианты заголовков дел затем уточняются. При этом учитываются рекомендации, представленные на рис. 2.4.

Рекомендации по уточнению заголовков дел

В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин "документы", а в конце заголовка - в скобках - указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: ордера, доверенности, накладные, карточки и т.д.

Например: "Документы о проведении инвентаризации (описи, ведомости, журналы и др.)". Термин "документы", кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому- либо документу. Например: "Справки к акту инвентаризации расчетов (форма N ИНВ-17)".

В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин "переписка", после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются - вместо этого указывается их общеевидовое название.

филиалами предприятия по вопросам обеспечения материальными средствами".

В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются - вместо этого указывается только предмет переписки. Например: "Переписка по вопросам обеспечения материальными средствами".

Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: "Переписка с ЗАО "Интеграция" по вопросам материального обеспечения".

В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т.п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:

если содержание дела касается нескольких однородных административно- территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются их конкретные названия - вместо этого указывается их общее видовое название. Например: "Документы по организации взаимодействия работы руководителей территориальных представительств предприятия";

если содержание дела касается только одной административно- территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: "Документы по учету труда и его оплаты работников Алексеевской овощной базы".

В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые и квартальные отчеты о работе филиала N 1 ОАО "Дренаж".

В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: "Служебные записки работников предприятия по вопросам совершенствования организации бухгалтерского учета".

Если предполагается, что дело - например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него - будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела.

(заголовок тома).

Рис. 2.4

После того как сформулированы (в окончательном виде) заголовки для всех дел бухгалтерской службы, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерской службы, не имеющей в своем составе структурных подразделений, обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Дела бухгалтерской службы, состоящей из нескольких структурных подразделений (участков документирования деятельности), обычно распределяются по разделам в соответствии со структурой службы. Заголовками разделов в этом случае выступают названия соответствующих структурных подразделений службы.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерской службы производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Пример такого бланка представлен на рис. 2.5 <1>.

<1> Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

Примерная форма номенклатуры дел структурного подразделения

Рис. 2.5

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год). Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом <2>:

в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (т.н. резервные индексы, см. ранее);

в графе 2 - указываются заголовки дел <3>;

в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года <4>;

в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения <5>;

в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:

отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

<2> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

<3> Для многотомных дел - также заголовки соответствующих томов (частей).

<4> Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.

<5> Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерской службы. Номенклатура дел бухгалтерской службы (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерской службы) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерской службы подлежит регулярному уточнению (см. далее).