<<
>>

Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия


По истечении сроков текущего хранения дела бухгалтерской службы передаются на хранение в архив предприятия <***>. Передаче дел в архив предшествует экспертиза ценности - комплекс мероприятий по изучению дел (документов) на основании соответствующих критериев с целью отбора на архивное хранение в течение определенных сроков.
<***> В отсутствие архива предприятия - в объединенный или ведомственный архив.
Поясним, что работа по экспертизе ценности дел бухгалтерской службы проводится в рамках ежегодной экспертизы ценности дел предприятия, подлежащих переводу на архивное хранение. Обычно экспертиза ценности приурочивается к периоду окончания сроков текущего хранения большей части дел (в данном календарном году) <*>.
<*> Экспертиза ценности дел, состоящих на хранении в архиве предприятия, организуется при передаче их на постоянное хранение (в государственный (муниципальный, ведомственный) архив).
Общее руководство организацией экспертизы ценности возлагается на экспертную комиссию (ЭК). Такая комиссия формируется в соответствии с приказом руководителя предприятия и в дальнейшем функционирует на основании положения об ЭК <**>.
<**> Обычно утверждается этим же приказом.
Отметим, что в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций для экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации на предприятии (в соответствующем структурном подразделении) может быть создана экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации. На практике это означает возможность создания ЭК непосредственно в бухгалтерской службе.
Непосредственная работа по экспертизе ценности дел возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, в том числе на работников группы бухгалтерского делопроизводства. Основное содержание работ по экспертизе ценности дел представлено на рис. 2.33.
Основное содержание работ по экспертизе ценности дел

Рис. 2.33
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится методом полистного просмотра дел. Применение данного метода позволяет удостовериться в том, что в составе дела действительно сформированы документы, подлежащие постоянному или долговременному хранению <1>.
<1> В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел не допускается.
Дела с отметкой "ЭПК" также просматриваются полистно с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению. Выделенные из состава указанных дел документы формируются в однородные дела <2>.
<2> Сроки хранения документов временного хранения в составе расформированных дел определяются по номенклатуре дел либо по соответствующему перечню, см. в этой связи Приложение 7 к настоящему пособию.
На дела, подлежащие хранению, составляются описи. Пример описи дел временного (свыше 10 лет) хранения представлен на рис. 2.34 <3>.
<3> Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, которому в дальнейшем указанные дела будут переданы.
Опись Рис. 2.34
Одновременно осуществляется отбор дел (документов), не подлежащих хранению. Указанные дела (документы) включаются в акт, пример которого представлен на рис. 2.35 <4>.
<4> Включение дел (документов) в акт допускается, если срок хранения истек к 1 января календарного года, в котором составляется акт - например, законченные в 2003 г.
дела бухгалтерской службы с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт не ранее 1 января 2009 г.
Пример акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Рис. 2.35
Экспертиза ценности ЭД производится одновременно с экспертизой ценности бумажных документов и во взаимосвязи с последними. При принятии решения о переводе ЭД в архив, помимо обычных критериев, учитываются:
ограничения на прием ЭД, обусловленные, в частности, возможностями архива, а также соответствующими положениями законодательства РФ;
завершенность ЭД;
стоимость перевода ЭД в формат архивного хранения, а также стоимость обеспечения надлежащих условий их хранения в архиве;
наличие у ЭД сопроводительной документации.
Кроме того, проводится организационно-техническая подготовка ЭД к передаче в архив. Такая подготовка обычно включает <5>:
проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для записи ЭД; запись ЭД на машинные носители (в соответствии с установленными требованиями); проверку полноты и качества записи; документальное описание ЭД <*>.
<5> См. в этой связи Основные правила работы архивов организаций (2002 г.). <*> Подготовка комплекта сопроводительной документации.
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (с отражением в протоколе). Рассмотренные (и, при необходимости, уточненные) описи и акты утверждаются руководителем предприятия <**>.
<**> Описи дел постоянного хранения - только после их утверждения ЭПК архивного учреждения, см. выше.
После этого дела, подлежащие хранению, передаются в архив (за исключением дел, подлежащих хранению в структурных подразделениях, см. выше), а дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены. Последние с этой целью обычно передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям <***>.
<***> Факт передачи оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием количества дел и их веса.
Что касается процедуры передачи дел бухгалтерской службы в архив предприятия, то она обычно организуется следующим образом. В день передачи дела, увязанные в связки - с таким расчетом, чтобы после переноса их можно было быстро развязать для проверки наличия - к заранее назначенному времени доставляются в помещение архива работниками бухгалтерской службы <*>.
<*> Непосредственно перед передачей дел ответственным за делопроизводство в структурном подразделении производится заключительная проверка правильности формирования и оформления дел, подлежащих передаче на временное хранение.
Передачу дел производит работник группы бухгалтерского делопроизводства, ответственный за хранение дел в структурном подразделении, а их прием - уполномоченный работник архива предприятия. Факт приема-передачи фиксируется в обоих экземплярах соответствующей описи (см. выше) посредством простановки в графе "Примечание" напротив каждого дела условного знака - например, знака "+" - свидетельствующего о наличии дела. Вместе с делами в архив предприятия передается соответствующая учетная документация.
<< | >>
Источник: М.Ю. Рогожин. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ. 2004

Еще по теме Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия:

  1. 7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве
  2. Глава 2.7. Организация работы с делами (документами) бухгалтерии, состоящими на текущем хранении
  3. Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия
  4. Глава 2.6. Формирование и оформление дел бухгалтерии
  5. Глава 2.2. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения
  6. Тема 2. Главный бухгалтер и его роль в организации бухгалтерского учета на предприятии
  7. 7. Образец трудового договора с главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации
  8. Глава 3.2. Требования к структуре документов бухгалтерии
  9. Глава 3.6. Особенности подготовки первичных учетных документов
  10. Глава 3.4. Требования к оформлению документов бухгалтерии
  11. Глава 3.9. Особенности подготовки документов бухгалтерской отчетности
  12. Глава 3.1. Требования к содержанию документов бухгалтерии