<<
>>

Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия

Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ. Выбор в пользу одного из указанных способов, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

Организационная структура предприятия.

Характер (сущность и размах) уставной деятельности предприятия.

Место бухгалтерии (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

Объем общего и бухгалтерского документооборота <*>.

<*> Документооборот - упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления (создания) до момента помещения в дела предприятия, см.

далее.

Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства бухгалтерии предприятия обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления <**>. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н.

входящих, см. далее), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализовано, т.е. непосредственно в структурных подразделениях (участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

<**> ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

Хранение документов, а также их формирование в дела предприятия, согласно ГСДОУ, может быть организовано как децентрализованным, так и централизованным способом, причем последнее в наибольшей степени присуще предприятиям со сравнительно небольшим объемом документооборота и несложной организационной структурой.

Что касается первичной, а также последующей автоматизированной обработки документов, то она обычно осуществляется на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), а во втором - в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

Исходя из вышеизложенного, читателям может быть рекомендовано следующее.

Децентрализованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства в общем случае внедряется и применяется на предприятиях со сложной организационной структурой (предусматривающей, в частности, функционирование обособленных структурных подразделений (филиалов или представительств)) - и (или) децентрализованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.4) <*>.

<*> Централизация управления документами (и концентрация последних в одном месте) при этом может иметь место только на этапе их подготовки к передаче в архив, см. далее.

Пример организации бухгалтерского делопроизводства децентрализованным способом

<*> Структурные подразделения отдела выполняют делопроизводственные задачи в интересах центрального офиса (головной организации) предприятия, за исключением отдела (группы) архивного хранения.

<**> Выполняет задачи по архивному хранению документов предприятия в целом.

<***> С полномочиями по ведению бухгалтерского делопроизводства.

Рис. 1.4

Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства - в общем случае внедряется и применяется на предприятиях с несложной организационной структурой (в частности, на малых предприятиях) и (или) централизованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.5) <*>.

<*> Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства не исключает, однако, исполнения документов непосредственно на рабочих местах исполнителей.

Пример организации бухгалтерского делопроизводства централизованным способом

<*> Структурные подразделения службы (отдела) выполняют делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, в том числе бухгалтерского отдела.

Рис.

1.5

Во всех остальных случаях для ведения бухгалтерского делопроизводства, как правило, применяется смешанный (комбинированный) способ, в соответствии с которым, как отмечалось ранее, часть операций (видов работ) по обработке документов производится централизованно, например, в единой службе делопроизводства предприятия, а другая их часть - непосредственно по месту назначения (создания) документов, в том числе бухгалтерских (см. в этой связи рис. 1.6).

<*> С полномочиями по ведению делопроизводства руководителя предприятия.

<**> Структурные подразделения службы (отдела) выполняют делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, за исключением задач, отнесенных к компетенции группы делопроизводства бухгалтерского отдела.

<***> Выполняет делопроизводственные задачи в интересах бухгалтерского отдела, за исключением задач, отнесенных к компетенции службы (отдела) делопроизводства, например, по архивному хранению бухгалтерских документов.

Пример организации бухгалтерского делопроизводства смешанным (комбинированным) способом

Рис. 1.6

Как следует из представленной ниже схемы, выполнение задач бухгалтерского делопроизводства (в общем случае) возлагается на группу в составе бухгалтерского отдела. Основные вопросы ее функционирования рассматриваются в следующей главе.

<< | >>
Источник: М.Ю. Рогожин. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ. 2004

Еще по теме Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства бухгалтерии предприятия:

  1. 7.1. Организация делопроизводства бухгалтерии
  2. Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления деятельностью предприятия (организации, учреждения)
  3. Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия
  4. Тема 2. Главный бухгалтер и его роль в организации бухгалтерского учета на предприятии
  5. 7. Образец трудового договора с главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации
  6. Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности
  7. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ. ПОДБОР ПЕРСОНАЛА БУХГАЛТЕРИИ
  8. Глава 2.9. Организация работы с бланками, печатями и штампами, хранящимися в бухгалтерии
  9. Глава 2.7. Организация работы с делами (документами) бухгалтерии, состоящими на текущем хранении
  10. ГЛАВА 5. ОСНОВНЫЕ ФОНДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
  11. ГЛАВА 2. ПРЕДПРИЯТИЕ – ОСНОВНОЕ ЗВЕНО ЭКОНОМИКИ
  12. Глава 5. Налог на прибыль (лохол) предприятий (организаций)
  13. Глава 7. Основные понятия организации труда
  14. I. Аппарат и организация работы бухгалтерии