Глава 2.4. Табель и альбом форм документов бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения

Важное место в обеспечении требуемой эффективности управления бухгалтерской документацией предприятия занимают табель форм и альбом форм документов бухгалтерской службы. И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями.

Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами.

Функциональное назначение табеля форм документов

Рис. 2.7

Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Функциональное назначение альбома форм документов представлено на рис. 2.8.

Функциональное назначение альбома форм документов

Рис.

Подготовку табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы целесообразно производить одновременно <*>. Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм представлены на рис. 2.9.

<*> На основе табелей и альбомов структурных подразделений в дальнейшем формируются табель форм и альбом форм документов предприятия.

Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм

Рис. 2.9

Подготовку проектов табеля форм и альбома форм организует начальник группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе могут привлекаться и другие сотрудники бухгалтерской службы.

Предварительное изучение применяемых в бухгалтерской службе форм документов позволяет разработчикам установить соответствие состава бухгалтерской документации задачам документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также ее текущим и перспективным потребностям в различных видах документированной информации.

По итогам предварительного изучения разработчиками формулируются предложения по оптимизации состава документации бухгалтерской службы посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно- распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также локальных актов предприятия по вопросам бухгалтерского делопроизводства. При этом принимаются во внимание и специфические потребности бухгалтерской службы в отдельных видах документированной информации и (или) формах бухгалтерских документов.

На следующем этапе разработчиками производится уточнение состава и вида форм бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель и альбом. В ходе этой работы:

выявляются формы бухгалтерских документов, не отвечающих действующим на предприятии требованиям (в т.ч. устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);

определяются формы бухгалтерских документов, нуждающихся в корректировке; устанавливаются формы бухгалтерских документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, а также в составе и содержании задач по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;

в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, включаются новые формы бухгалтерских документов.

Перечисленные мероприятия обычно выполняются на основе анализа документации бухгалтерской службы, образовавшейся в предшествующие два-три года ее деятельности. В итоге разрабатывается уточненный перечень форм документов и карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом).

устанавливается окончательный состав бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель (альбом);

производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома производится с целью определения способа их структуризации, а также для предварительного распределения форм бухгалтерских документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Поясним, что в большинстве случаев такая структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу прямой связи <*>.

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Комплекс нормативно- методических документов по документированию кадровой работы" (2002 г.).

Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управления деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих функций задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. В свою очередь, принцип прямой связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой бухгалтерской службы. Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а "внутри" этих функций - по подразделениям, участвующим в их реализации.

В итоге формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). Уточним, что для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) обычно принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, - наименования соответствующих подразделений.

На следующем этапе разработчики приступают непосредственно к подготовке проектов табеля и альбома, используя для этого соответствующие бланки.

формы Имя

файла

формы Кто

готовит Согласование Подпись Утверждение Оттиск печати Место

регистрации ОКУД ЛК 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Рис. 2.10

Пример титульного листа альбома форм документов

Закрытое акционерное общество "Сириус" Бухгалтерская служба

Утверждаю Генеральный директор личная подпись Д.Е. Жуков 00.00.0000

Альбом форм документов

г. Новосибирск, 2009 г.

Рис. 2.11

В общем случае разработка проектов табеля и альбома включает: выбор способа представления информации о формах бухгалтерских документов; определение состава данных о формах бухгалтерских документов, порядка их оформления; определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).

Как правило, табель форм документов составляется в табличной форме. В таблице указываются: номер по порядку; наименование формы документа;

код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД);

наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за исполнение проекта документа;

особенности подготовки проекта документа (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.).

При необходимости в соответствующих графах таблицы могут указываться сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

Составление альбома форм документов обычно производится во вторую очередь и, по сути, сводится к последовательному расположению форм бухгалтерских документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.

<*> Формы одних и тех же бухгалтерских документов в бумажном и электронном видах должны быть идентичны друг другу.

Выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению бухгалтерской документации, а также с учетом состава и содержания задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. Разработчиками должен также приниматься во внимание порядок применения табеля (альбома) структурными подразделениями (должностными лицами) в повседневной работе.

Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку бухгалтерских документов. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на рассмотрение главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Подписанный проект передается в службу делопроизводства предприятия, которая на основе документов структурных подразделений формирует табель форм и альбом форм документов предприятия.

После утверждения табеля и альбома форм документов предприятия соответствующие выписки передаются в бухгалтерскую службу для применения в практической деятельности. При необходимости выписки тиражируются в необходимом количестве экземпляров - например, по числу структурных подразделений в составе бухгалтерской службы <*>.

<*> Допускается применение в практической работе как бумажных, так и электронных версий указанных документов.

Отметим в заключение, что в процессе деятельности бухгалтерской службы в табель (альбом) форм документов могут вноситься необходимые уточнения.

при изменениях в законодательстве;

при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам бухгалтерского делопроизводства федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также соответствующих локальных актов предприятия;

при изменениях в системе управления деятельностью бухгалтерской службой и (или) ее организационной структуре.

При наличии соответствующих оснований в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых бухгалтерской службой обусловлена соображениями практической целесообразности. Кроме того, из состава табеля (альбома) должны регулярно исключаться формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства, либо не удовлетворяющих потребностям бухгалтерской службы в обеспечении документированной информацией соответствующего вида <**>.

<**> Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем предприятия по представлению службы делопроизводства, рассматривающей соответствующие обращения руководителей структурных подразделений.