<<
>>

Тема 9. Организационное проектирование. Эффективность организационных преобразований

Глобальные и радикальные изменения, происходящие в поли-тической, экономической, социальной и любой иной сфере каждой страны непосредственно связаны со значительным усилением роли организационного фактора.

Любые совершающиеся в мире много-образные совершенствования как модернизация, реконструкция, техническое перевооружение и другие инновационные нововведения находят свое воплощение в построении новых организационных объектов, систем и процессов.

Осуществление всех этих нововведений и изменений является непосредственным результатом проектной деятельности по созданию конкретных организационных объектов. С позиции теории ор-ганизации такая деятельность представляет собой многоступенчатый процесс, характеризующий организационное проектирование.

Термин «проект» происходит от латинского «projectus», т.е. буквально «брошенный вперед. Проектирование как понятие представляет собой процесс создания будущей модели материального объекта или в виде описания, моделирования, а также проектирования трудовых, экологических, социальных, психологических, генетических и других процессов в форме проекта.

Естественно, сюда включается конструирование техники и технологий.

135 В технической литературе и литературе по строительству вопросы проектирования рассматриваются в рамках конкретной нау-ки, отрасли, производства или группы объектов какой то деятельно-сти. В толковании этого понятия с позиции теории организации проектирование рассматривается как подготовительный органи-зующий процесс создания будущего объекта.

В исследовании и проектировании общественных и социальных организационных образований проявляется характерная для этих про-цессов особенность: структура целостных образований и структура их составляющих компонентов оказываются подобными, т.е. имеют анало-гичное строение, или, как говорят, являются изоморфными.

Эта важная особенность формирования целостных образований обусловлена общностью законов и принципов их построения, т.е. их организацией. Именно поэтому реализация нововведений при образовании и преобра-зовании организационных систем оказывается немыслимой без органи-зационного проектирования.

Задачей теории организации в решении этой проблемы является формулирование общих формализованных принципов, совокупность которых и образует содержание организационного проек-тирования. Организационное проектирование можно рассматри-вать в двух аспектах: как функцию организации и как метод органи-зации целостных структурных образований.

В первом понимании организационное проектирование пред-ставляет собой процесс разработки структурных составляющих и их взаимосвязей в моделируемой системе, при реализации которых целостное образование имело бы устойчивость, надежность и эконо-мичность при функционировании. С позиции статического состояния организационных систем устанавливаются необходимые про-порции между ее элементами, их размещение в пространстве и во времени. В динамическом представлении организационное проек-тирование предусматривает разработку функциональных процес-сов систем, характер их связей внутри систем и с внешней средой, в их развитии.

Во втором аспекте проектирование выступает как научно- практический метод применения законов теории организации и принципов интеграции компонентов в целостное образование. Изоморфизм, проявляющийся в построении организационных сис-тем, обусловливает методологическое единообразие структуризации процесса проектирования, выражающееся в образовании характер-ных для организационных систем любых сфер применения этапов проектирования, их содержание и последовательность реализации. 136

Организационный процесс проектирования - это процесс многосторонний и многостадийный, базирующийся на системном подходе к созданию рационального, экономичного прообраза бу-дущего организационного объекта. Системный подход ориентирует разработчиков на использование общих универсальных законов и принципов теории организации.

В этом процессе исходным поло-жением организационного проектирования выступает совокупность целей и задач создаваемого объекта, обуславливающих, в свою очередь, организационную структуру и содержание функций этапов проектирования и последовательность их осуществления. Процесс организационного проектирования должен отобразить формирова-ние общей структуры создаваемого объекта, определить его составляющие подразделения или элементы, их распределение во времени и пространстве, а также их функции и взаимодействие. Все это тре-бует организационной разработки поэтапной процедуры организа-ционного проектирования.

Полный процесс организационного проектирования в производственной сфере, да и в любой другой в типовом представлении обычно включает три укрупненных стадии (этапа) проектирования: предпроектную, техническое проектирование и рабочее проектиро-вание.

Предпроектная включает постановку проблемы или задачи, выполнение научно-исследовательских работ, разработку технико- экономического обоснования (ТЭО), определение численности и состава исполнителей, формулирование технического задания и др.

Техническое проектирование заключается в выборе и принятии окончательного решения проблемы или задачи по организаци-онному, информационному, техническому, правовому и другим видам обеспечения в определении и описании содержания объектов проектируемого комплекса. Кроме того, устанавливаются этапы технического проекта и разрабатывается проектно-сметная доку-ментация.

Рабочее проектирование включает подготовку и выпуск ком-плекта рабочих чертежей, описаний, инструкции, блок схемы и алгоритмы расчетов, составление штатного расписания основного персонала и другой документации. Проектирование завершается проведением экспертизы проекта.

Наряду с рассмотренными стадиями в организационном про-ектировании иногда выделяют стадию ввода в действие проекти-руемого объекта. Дальнейшая конкретизация особенностей

137 укрупненных организационных стадий проектирования обусловли-вается спецификой моделируемых объектов и их структурных под-разделений.

Существенные различия при этом имеют место для случаев, когда проектируются новые организационные системы, ли-бо осуществляется преобразование или совершенствование дейст-вующих объектов.

С целью выявления наиболее рациональных вариантов реше-ния проблем создания объектов проектирование организационных систем предполагает предварительное проведение аналитических и исследовательских работ. Наиболее эффективным и распростра-ненным методом выполнения таких предпроектных работ и самого проектирования является моделирование. Понятие «моделирова-ние» происходит от латинского слова, обозначающего образец того предмета (объекта), который нужно воспроизвести. Оно предполагает замещение объекта - оригинала другим объектом - моделью с целью изучения свойств и особенностей оригинала или получения другой информации о нем.

В теории и практике предлагается много видов моделирова-ния для решения различных проблем и задач исследований и про-ектирования. Многообразие видов моделирования предполагает их классифицирование с целью обоснованного выбора наиболее ра-циональной проектируемой модели объекта и решения конкретных задач. Поясним отдельные позиции классификации, наиболее часто встречающиеся в практике моделируемых систем.

Существует неограниченное множество задач, решаемых с помощью моделирования, для которых применяются различные признаки классифицирования, отображающие свойства предмета проектирования.

В зависимости от характера протекающих процессов в органи-зационной системе выделяют детерминированное моделирование и стохастическое моделирование. Детерминированное моделирова-ние отображает в модели организационной системы явления и про-цессы, обусловленные объективной закономерностью и причинной взаимосвязью элементов и процессов при отсутствии случайных воздействий, т.е. в конкретно определенных условиях.

Стохастическое моделирование отражает в модели организа-ционной системы вероятностные явления и процессы, возникающие в условиях воздействия непредсказуемых факторов внешней и внутренней среды.

Такое моделирование более сложное, требующее глу-боких знаний предмета проектирования.

138

Как отмечалось раньше, организация рассматривается в ста-тическом и динамическом состоянии. Соответственно этому при-знаку различают статическое и динамическое моделирование. Статическое моделирование применяется при необходимости описания состояния организационного объекта на определенный момент времени. Прежде всего, это относится к характеристике его органи-зационной структуры, отображающей системообразующие связи и отношения, формирующие в свою очередь согласованное единство элементов целостной системы.

Динамическое моделирование позволяет отобразить в проекте процесс функционирования объекта и его поведение в развитии. Такой тип моделирования характерен для воспроизведения или имитации технологических процессов создания продукта или меха-низм воздействия факторов внешней и внутренней среды на объект проектирования.

В зависимости от возможности воспроизведения образа проек-тируемого объекта или процесса различают мысленное и реальное моделирование. Мысленное моделирование применяют в тех случаях, когда практически отсутствуют условия, необходимые знания или возможность создания физического образа объекта (процесса), отсутствуют аналоги объектов или они их нет вообще в природе. Например, процессы, протекающие в микромире, применение но-вой государственной концепции и др.

Реальное моделирование используют тогда, когда имеется возможность получить и использовать информацию при проекти-ровании и для воспроизведения физического образа объекта и про-цесса или провести исследовательские и производственные экспе-рименты и испытания в различных условиях. Такое моделирование применяется также с целью получения конечной оценки пригодно-сти и эффективности будущего объекта.

Нами описаны укрупненные типы моделирования. В практике же в зависимости от условий и характера задач исследования и проектирования моделирование еще более многообразно. Так, мыс-ленное моделирование успешно реализуется в виде наглядного, символического и математического отображения.

В свою очередь, наглядное моделирование осуществляется путем гипотетического и аналогового отображения или макетированием объектов и процес-сов. Символическое выражается с помощью языковых и знаковых символов. Математическое моделирование описывает объекты и процессы аналитическими методами в виде систем уравнений и

139 функций и имитационными в виде воспроизведения процессов поведения объектов в динамике.

Рассмотренная классификация дает общее представление о видовом многообразии моделирования и позволяет обоснованно выбирать нужные модели для проектирования организационных объектов. Подбор рациональных моделей для проектирования обу-словлен особенностями и спецификой организационных систем, особенно в части их структуры, функционирования и развития.

Функционирование как содержательная сторона организаци-онного объекта имеет приоритет перед его структурой. Поэтому логично начинать моделирование функций на концептуальной основе организационных процессов при проектировании систем с определения целей деятельности объектов. Именно цель является основополагающим исходным фактором в построении модели орга-низационной системы, в соответствии с которой моделируется и главная целевая функция объекта или его процесса. Параметры цели должны быть качественно определенны и количественно измеримы, т.е. иметь однозначное толкование, что должно обеспечить управляемость функциональными процессами системы.

Научно-обоснованное моделирование организационной структуры объекта при проектировании опирается на выявленную концептуальную основу совокупности функций объекта, каждая из которых организационно привязывается к конкретному элементу (подразделению) системы. Для описания организационной структуры объекта обычно применяются виды наглядного статического мо-делирования, например, аналоговое, гипотетическое или макетиро-вание.

Моделирование развития представляет собой описание целенаправленного процесса преобразования организационной системы через изменение ее структуры и функций на протяжении всего жизненного цикла. Последний, по существу, становится структур-ной основой характеристики этапов преобразования системы, начиная с ее зарождения и кончая деградацией и разрушением.

Моделирование развития организационной системы предпола-гает качественное совершенствование и повышение уровня ее орга-низованности в динамическом и пространственном аспектах. Путем качественного преобразования системы возрастает ее общий потен-циал, связанный с улучшением параметров функционирования и ростом масштаба деятельности системы. В зависимости от характера образования новой модели или преобразования действующей это

140

может быть осуществлено путем интеграции самостоятельных систем или дезинтеграции крупных систем или путем реинжиниринга дей-ствующей системы в другую измененную.

На основе концептуального моделирования разрабатывается общая процедура собственно организационного проектирования путем последовательного перехода от предпроектной стадии к про-ектированию объекта и процесса до разработки рабочей докумен-тации проекта.

Завершающий этап организационного проектирования заключается в проведении экспертизы проекта. Экспертиза представ-ляет собой окончательный вывод высококвалифицированных научных и практических специалистов в соответствующей отрасли или сфере деятельности проектируемого объекта, представленный в форме письменного заключения. В заключении приводится оценка научного и технического уровня проекта, его эффективность и при-годность или непригодность к осуществлению. Кроме того, на завершающем этапе предлагаются рекомендации по совершенствованию проекта, например, по снижению экономических потерь, инвестиционных рисков, а также указываются на имеющиеся и возмож-ные отступления от стандартов, правил, норм и эталонов проекти-рования.

В практике организационного проектирования различают два вида экспертизы: внутреннюю и внешнюю. Внутреннюю экспертизу выполняет, как правило, сама проектирующая организация или ее ведомство. Она осуществляется путем технического контроля про-ектной документации, проведения согласований с заинтересован-ными организациями и главными специалистами учреждения- разработчика, результатами обсуждений техническими советами и других инстанций.

Внешняя экспертиза осуществляется внешними организациями: силами заказчика, инвестора, службами государственной инспекции и другими видами надзора. При этой экспертизе осуществляется проверка согласования проекта с ведомствами других отраслей народного хозяйства (транспорт, связь и т.д.). В частности, согласование с инвесторами выполняется на основе типовой методики по оценке инвестиционных проектов и их отбору для финансирования.

Для оценки технико-экономического и организационно- технического уровня проекта применяется большая группа показателей с целью выявления неиспользованных возможностей интен-сификации процессов ресурсосбережения. Такие расчеты экономии

141 производятся как в натуральном, так и в стоимостном выражении по следующим видам:

потреблению сырья, материалов, топлива, энергии и т.п.;

производственным площадям;

оборудованию и другим видам основных средств;

численности персонала;

информационным ресурсам и т.д.

Для характеристики технического уровня проектируемого объекта определяются относительные показатели всех основных ресурсов: производительности труда, коэффициенты использования машин, материалов, уровни механизации и автоматизации производства и др. Оценка финансовой и экономической эффективности проекта осуществляется в трех направлениях:

Коммерческая эффективность, характеризующая финансовые последствия от реализации проекта для его непосредственного пользователя;

Бюджетная эффективность, характеризующая финансовые последствия для федерального, регионального и местного бюджета;

Экономическая эффективность, отображающая результаты осуществления проекта с учетом интересов всех участников проекта.

Общими критериями целесообразности осуществления про-екта являются показатели объема и прироста прибыли, объема про-дукции, рентабельности производства.

Оценка эффективности является важным элементом разра-ботки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатывае-мых проектов плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совер-шенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуще-ствления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

• по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации; 142

• по степени соответствия процесса функционирования систе-мы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вари-антов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функцио-нирование.

Принципиальное значение для оценки эффективности систе-мы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с по-казателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточ-ный уровень эффективности организационной структуры.

Часто вместо методов используется экспертная оценка органи-зационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Показатели, используемые при оценке эффективности аппарата управления и организацион-ной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы [35].

1. Группа показателей, характеризующих эффективность систе-мы управления, выражающихся через конечные результаты дея-тельности организации, и затраты на управления. При оценках эф-фективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обу-словленного функционированием или развитием системы управления, может рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения но-вой техники и т.п.

143 2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управ-ление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оператив-ность, надежность.

Производительность аппарата управления может определяться, как количество произведенной организацией конечной продукции или объемы выработанной в процессе управления информации.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно- производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управле-ния изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное дос-тижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

144 Тестовые задания

Проектирование организаций подразумевает:

а) процесс создания прообраза будущей организации;

б) подбор персонала для создаваемой организации;

в) проектирование служебных помещений организации;

г) схематичное изображение организационной структуры управления.

Департаментализация, обеспечивающая формирование действующих на постоянной основе специальных проектных групп, применяется в:

а) матричных структурах;

б) проектных структурах;

в) штабных структурах;

г) сетевых структурах.

К группе показателей, характеризующих содержание и ор-ганизацию процесса управления, относятся:

а) звенность системы управления;

б) производительность аппарата управления;

в) степень централизации;

г) адаптивность системы управления;

д) нормы управляемости.

Расположите в логической последовательности верные с по-зиций организационного построения суждения:

а) структура управления обусловливает технологические факторы;

б) организация производственного процесса определяет про-изводственную структуру;

в) технологические факторы непосредственно влияют на структуру управления;

г) технологические факторы непосредственно влияют на ор-ганизацию производственного процесса;

д) структура управления формируется с учетом производст-венной структуры;

е) структура управления определяет организацию производ-ственного процесса.

147 Показатель структурной централизации представляет собой отношение:

а) количества централизованных структурных подразделений к численности работников централизованных подразделений;

б) количества централизованных структурных подразделений к общему количеству структурных подразделений;

в) численности работников централизованных подразделений к общему количеству работников.

Процесс организационного проектирования включает в себя следующие стадии:

а) предпроектная;

б) проектная;

в) техническое проектирование;

г) экономическое обоснование;

д) рабочее проектирование;

е) подготовка технического задания;

ж) разработка проектной документации.

Показатель централизации персонала представляет собой отношение:

а) количества централизованных структурных подразделений к численности работников централизованных подразделений;

б) количества централизованных структурных подразделений к общему количеству структурных подразделений;

в) численности работников централизованных подразделений к общему количеству работников.

148

<< | >>
Источник: Устинов А.Н., Селезнев В.А.. ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ: Учебно-методический комплекс. 2008

Еще по теме Тема 9. Организационное проектирование. Эффективность организационных преобразований:

  1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ
  2. Кочеткова А.И.. Введение в организационное поведение и организационное моделирование, 2003
  3. Тема 4. Организационно-правовые формы юридических лиц
  4. Тема 6. Структура как организационная характеристика системы
  5. Тема 9. ТЕОРИЯ ФИРМЫ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ БИЗНЕСА
  6. Тема 2. Основные направления развития организационной мысли
  7. Тема 8. Организационная культура и ее роль в формировании организаций
  8. Аширов Д.А.. Организационное поведение, 2006
  9. 4.6. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ПЛАН
  10. 18.5. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ
  11. Организационная культура и изменение
  12. 2.4. Организационный план.
  13. Организационная структура
  14. § 2. Организационные и методические принципы создания ИС
  15. 4.1. Феномен: Организационная культура
  16. 8.2. Организационные мероприятия
  17. РАЗДЕЛ IIIПРОИЗВОДСТВЕННАЯ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ
  18. Развитие организационных структур