<<
>>

5. Взаимоотношения и связи

5.1. В процессе осуществления своей деятельности группа взаимодействует со следующими структурными подразделениями и должностными лицами:

5.1.1. ... (указать конкретно). Примерный текст Инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения)

1.

Общие положения

Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления (далее - Инструкция) ... (указать полное наименование предприятия, организации, учреждения) (далее - предприятие) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 и ГОСТом Р6.30- 2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов", утвержденному Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Инструкция устанавливает:

общие требования к документированию управленческой деятельности предприятия;

единые правила ведения делопроизводства;

единый порядок унификации состава и форм управленческих документов;

требования к ведению служебной переписки;

порядок и правила подготовки и исполнения документов;

требования к обеспечению контроля исполнения документов предприятия.

Требования, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на все управленческие документы предприятия, а также на организацию работы с ними независимо от вида носителя. Требования Инструкции являются обязательными для исполнения всеми его должностными лицами и структурными подразделениями.

Документационное обеспечение управления, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки документов и контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов осуществляются службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) предприятия.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их качественную подготовку и своевременное исполнение возлагается на начальников соответствующих подразделений.

Ответственность за подготовку и исполнение документов в соответствии с резолюциями (поручениями, указаниями и решениями) руководителя предприятия несут исполнители (ответственные исполнители) указанных документов.

Работники предприятия, допущенные к работе с документами, несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них в работе документов и содержащейся в них информации.

2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.1. Приказ, распоряжение.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности предприятия. Приказы подписываются руководителем предприятия или должностным лицом, его замещающим. Право подписи распоряжений имеют заместители и помощники руководителя предприятия.

Подготовку проектов приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляют, как правило, структурные подразделения и должностные лица предприятия в соответствии со своими служебными полномочиями. Подготовка приказов и распоряжений по персоналу производится службой персонала предприятия.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений (должностных лиц) предприятия, ответственных за их подготовку.

Обеспечение оформления проектов приказов (распоряжений) в соответствии с установленными требованиями возлагается на службу ДОУ предприятия.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и начальником структурного подразделения (должностным лицом), внесшим проект, а также начальниками структурных подразделений (должностными лицами), которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Приложения к приказам подписываются разработчиками и их непосредственными начальниками.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

В необходимых случаях проекты документов, кроме того, визируются руководителями кадровой, финансовой службы и службы ДОУ.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе их согласования, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках предприятия установленной формы и, как правило, докладываются для подписи со справкой, которая должна содержать:

краткое изложение сути приказа (распоряжения);

обоснование необходимости подписания проекта;

сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими предприятиями, издаются на стандартных листах писчей бумаги с указанием названий всех его издателей.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по персоналу и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрация приказов (распоряжений) после их подписания ведется в службе ДОУ предприятия.

Размноженные экземпляры приказов (распоряжений), при необходимости заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем документа и утверждается должностным лицом, подписавшим приказ (распоряжение). Контрольные копии приказа (распоряжения) подлежат помещению в дело.

Проект приказа (распоряжения) должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке предприятия установленной формы шрифтом размера N 13 и имеет следующие реквизиты:

полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер;

заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют;

текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размера N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля;

визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа приказа (распоряжения);

подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму изложения, должна быть четкой, содержать формулировки, не допускающие их двоякого толкования, содержать перечисление предписываемых действий и мероприятий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Положения, правила, инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции предприятия.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок и детализируются требования основных положений осуществления видов (направлений) деятельности предприятия или порядок применения положений законодательных и нормативных актов в процессе такой деятельности.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются (утверждаются) руководителем предприятия.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции по виду деятельности) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "Кому?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера их распространения, а также ответственность за нарушение установленных ими требований. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумерацию римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол.

Протокол составляется на основании:

записей, произведенных во время протокольного мероприятия;

представленных тезисов докладов и выступлений;

справок;

проектов решений.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, на которых возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Подготовка протокола осуществляется работниками секретариата предприятия (иными назначенными для этой цели должностными лицами). Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, ответственными за их подготовку.

Подлинники протоколов направляются на постоянное хранение в службу ДОУ предприятия. Выписки из протоколов (копии протоколов) направляются структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия, ответственным за их подготовку.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий - Ф.И.О., должность;

секретарь - Ф.И.О, должность;

присутствовали - список присутствовавших или ссылка на соответствующий список;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Номера постановлений (решений) состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия в соответствии с утвержденным указателем рассылки. Копии заверяются печатью службы ДОУ предприятия.

Принятые постановления (решения) доводятся до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ предприятия.

Протоколы печатаются на общем бланке предприятия формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово "Протокол" - печатается 2 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид протокольного мероприятия - заседание, совещание и пр. - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения - указывается в том случае, если протокольное мероприятие происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид протокольного мероприятия", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;

номер протокола - оформляется аналогичным образом и печатается правее реквизита "дата протокола";

основная часть протокола - печатается через 1,5 межстрочных интервала;

подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего лица, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Каждый вопрос в составе основной части нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"); оно печатается центрованным способом меньшим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы выступавших, а также краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

2.4. Письма.

Письма предприятия готовятся:

как ответы о выполнении поручений;

как ответы по обращениям граждан;

как сопроводительные письма;

как ответы на письма других предприятий (организаций, учреждений);

как инициативные письма.

Сроки подготовки писем устанавливаются резолюцией руководителя предприятия и во всех случаях не могут превышать 30 дней. Предельный срок подготовки ответного письма на документ с пометкой "Срочно" не может превышать 3 дней, а с пометкой "Оперативно" - 10 дней.

Тексты писем составляются на русском языке и должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя предприятия.

Письма печатаются на бланках формата А4 (А5). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов.

Документы предприятия, как правило, оформляются на бланках формата А4 (А5) и должны иметь установленный ГОСТом Р6.30-2003 состав реквизитов.

Предприятием используются следующие основные виды бланков:

общий бланк предприятия;

продольный бланк письма;

угловой бланк письма;

бланк руководителя предприятия;

бланки заместителей руководителя предприятия;

бланк аппарата управления предприятия;

бланки структурных подразделений предприятия;

бланки конкретных видов документов предприятия (приказов, распоряжений и т.д.).

Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3.2. Реквизиты документов.

При подготовке и оформлении документов предприятия используются следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 - государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".

Реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 - эмблема (товарный знак (знак обслуживания)) предприятия - помещают на бланках в соответствии с уставом предприятия (положением о предприятии).

Реквизит 04 - код предприятия - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 - код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 - наименование предприятия, являющегося автором документа - должен соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над полным наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование предприятия (организации) на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование предприятия приводят в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала (территориального отделения, представительства) предприятия указывают в том случае, если именно он является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

Реквизит 09 - справочные данные о предприятии - включает в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению предприятия (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 - наименование вида документа, составленного или изданного предприятием - должен быть определен уставом (положением) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Реквизит 11 - дата документа - как правило, дата подписания или утверждения документа, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более предприятиями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.09.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит 14 - место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Он включает в себя только общепринятые сокращения.

Реквизит 15 - адресат. В качестве адресата могут быть предприятия (организации, учреждения), их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименования предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России;

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж", главному бухгалтеру В.М. Кочетову.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем - почтовый адрес, например:

Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем - почтовый адрес, например:

Образцову О.П., ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.

Реквизит 16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит 17 - резолюция (написанная на документе соответствующим должностным лицом) - включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой "Термика" к 05.10.2009. Личная подпись, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18 - заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например: приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого), например: должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 - отметка о контроле (за исполнением документа) - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Реквизит 20 - текст документа - составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Реквизит 21 - отметка о наличии приложения - оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. (И т.д.).

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к Приказу Росархива от 05.06.2003 N 319.

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит 22 - подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации Личная подпись А.А. Борисов

региональных предприятий

или (на бланке):

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьин

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Личная подпись Ю.Г. Демидов по научной работе

Заместитель директора Личная подпись К.И. Игнатьев

по научной работе

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Реквизит 23 - гриф согласования документа - состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Согласовано

Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162

или

Согласовано

Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

Реквизит 24 - виза согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Реквизит 25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью предприятия.

Реквизит 26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению предприятия.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.20. Реквизит 29 - отметка о поступлении документа - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

3.2.31. Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые предприятием.

4. Организация документооборота и исполнения документов

Организация документооборота.

Движение документов предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Организация работы с входящими документами.

Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения E-mail. Посредством фельдъегерской связи на предприятие доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе конфиденциальную) информацию.

Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ предприятия. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Поступающая и создаваемая предприятием корреспонденция и документация регистрируется раздельно по видам. Документы регистрируются один раз: входящие документы - в день их поступления, а исходящие и подготовленные предприятием - в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Документы, адресованные руководству предприятия, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ предприятия, после чего направляются руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно структурным подразделениям и должностным лицам. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом служебной компетенции структурных подразделений (должностных лиц) предприятия.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам предприятия.

Рассмотренные руководителем предприятия документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) документа вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение соответствующему структурному подразделению (должностному лицу). Подлинник документа, который адресован нескольким исполнителям, получает ответственный исполнитель (соисполнителям передаются копии документа).

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству предприятия и исполнение.

Текст входящих телефонограмм записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю предприятия или тому должностному лицу, которому она адресована.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю (файлу).

Организация работы с исходящими документами.

Документы, отправляемые предприятием, передаются почтовой связью. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Документы, подлежащие отправке фельдъегерской или почтовой связью, передаются их исполнителями в службу ДОУ полностью оформленными и с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

Посредством электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений E-mail.

Документы, подлежащие отправке посредством электрической связи, передаются их исполнителями в службу ДОУ завизированными (с указанием личной подписи, ее расшифровки и даты).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов (кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора межстрочных интервала без переноса слов. В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.

Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководителю предприятия визируются на втором экземпляре исполнителями и их непосредственными начальниками, а на первом экземпляре - руководителем службы ДОУ.

Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Организация работы с внутренними документами.

Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования со структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия законодательству РФ, а затем визируются у руководителя службы ДОУ предприятия.

Оформленные проекты внутренних документов передаются на подпись, после чего регистрируются в службе ДОУ предприятия. Копии документов рассылаются структурным подразделениям (должностным лицам), в ведении которых находятся рассматриваемые в документах вопросы.

Особенности организации работы с документами, передаваемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи.

Сообщения E-mail, подлежащие передаче, исполняются с соблюдением требований, установленных для документов на бумажных носителях.

Отправитель сообщения E-mail запускает программу электронной почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Передача документов по каналам факсимильной связи передается с письменного разрешения руководителя службы ДОУ предприятия. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его непосредственного начальника.

Входящие сообщения E-mail и факсограммы учитываются в журнале, после чего оперативно передаются адресатам под роспись.

4.6. Учет количества документов.

Учет количества документов возлагается на службу ДОУ предприятия. Учет документов производится за определенный период времени (год, месяц) проводится на основании учетных данных по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов регулярно представляются руководству службы и предприятия.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при тиражировании. Дополнительные (тиражные) экземпляры подсчитываются отдельно по структурным подразделениям, в которых осуществляется тиражирование. Учет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно.

5. Организация работы структурных подразделений и должностных лиц с документами предприятия

Общие вопросы организации работы с документами.

Начальники структурных подразделений (должностные лица) предприятия обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего дня, осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.

При рассмотрении документов начальники структурных подразделений (должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные - во вторую. После рассмотрения и исполнения срочных и оперативных документов организуется рассмотрение и исполнение прочих документов.

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа;

согласование проекта;

оформление проекта;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

подготовку к пересылке адресату.

При срочном (оперативном) решении вопросов исполнитель делает отметки на документе:

о дате и времени поступления документа;

о датах и времени завершения этапов работы с документом;

о дате и времени окончательного исполнения документа. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя соисполнители документа ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Особенности работы с письменными запросами депутатов и письменными обращениями граждан.

Подготовка и направление ответов на запросы депутатов разных уровней осуществляется предприятием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата.

При получении письменного запроса депутата должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью в срок, не превышающий 30 дней.

Сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну предприятия, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.

Должностное лицо, которому поручена подготовка ответа на письменный запрос депутата, в случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо обстоятельств (сведений), обязан сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан передаются на рассмотрение руководителю предприятия, после чего, в соответствии с резолюцией руководителя предприятия - на исполнение соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения, запросов и проверки - в срок не более 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем предприятия не более чем на один месяц.

В ответ на письменные обращения граждан о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы им высылаются требуемые справки.

Ответы на письменные запросы и обращения подготавливаются с указанием фамилии и инициалов адресата и его полного почтового адреса.

Письменные запросы и обращения считаются исполненными, если по ним даны исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы в письменной форме и не получены новые запросы (обращения) по тем же вопросам.

Письменные запросы и обращения, а также документы по их рассмотрению (ответы на них) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

Поисковая система по документам предприятия

Основой поисковой системы по документам предприятия является совокупность записей о регистрационных данных документа, выполненных по установленной форме.

Регистрации, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат все документы предприятия, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Регистрационные номера документов предприятия состоят из:

входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов;

исходящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года. Номера состоят из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера;

внутренних документов - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по видам документов.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе предприятия установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование адресата или адресанта;

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

количество листов в документе;

наличие и количество листов приложений к документу;

гриф ограничения доступа к документу;

краткое содержание документа;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

информация о перемещении документа внутри предприятия и за его пределами (об отправке);

код по тематическому классификатору;

промежуточные сроки исполнения;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Контроль исполнения документов предприятия

7.1. Контроль исполнения документов включает:

постановку документа на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет и анализ результатов исполнения документов;

информирование руководства службы и предприятия о результатах работы с документами и эффективности контрольных мероприятий.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы предприятия, имеющие установленные сроки исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем левом углу первого листа документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" с установленным сроком исполнения.

Общий контроль исполнения документов возлагается на службу ДОУ и инспекторов по контролю исполнения документов (поручений). Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют начальники структурных подразделений (должностные лица), ответственные за работу с документами.

Сроки исполнения документов предприятия исчисляются в календарных днях: исходящих и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; входящих, включая письменные запросы и обращения - с даты их поступления.

Документы предприятия подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

документы, не имеющие указанных пометок, - в 30-дневный срок;

поступившие на согласование проекты нормативно-правовых актов - в 7-дневный срок;

депутатские запросы - в 30-дневный срок;

телеграммы с пометкой "срочно" - в 2-дневный срок, остальные телеграммы - в течение 10

дней;

обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки, - в 30-дневный срок, не требующие - в 15-дневный срок.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения этого срока представляет на имя руководителя предприятия мотивированную письменную просьбу. Повторное изменение сроков исполнения документов не допускается.

Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль):

заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока исполнения.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель службы ДОУ на основании документального подтверждения исполнения документа (завершения работы с ним). Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам, если по результатам рассмотрения представленных материалов о выполнении не дано дополнительных поручений, а сами материалы не были возвращены на доработку.

Служба ДОУ ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины и представляет их для сведения руководителю предприятия.

8. Организация документов предприятия

Организация документов предприятия в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих учет, систематизацию и сохранность документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и нормативно- методическими документами по архивному делу и делопроизводству предприятия.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых предприятием (структурным подразделением предприятия) с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для:

организации группировки исполненных документов в дела;

систематизации и учета дел;

определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

положением о предприятии и его структурных подразделениях;

штатным расписанием;

перечнями документов с указанием сроков их хранения;

планами и отчетами о работе с документами;

номенклатурами дел за предшествующие годы.

Предприятием составляется сводная номенклатура дел, состоящая из дел, образующихся в ходе деятельности структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ с учетом предложений структурных подразделений (должностных лиц), ответственных за работу с документами, при методическом руководстве со стороны ведомственного архива.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок представить в службу ДОУ предложения по внесению дополнений в сводную номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.

Сводная номенклатура дел предприятия подписывается руководителем службы ДОУ, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК), экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ведомственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем предприятия.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения предприятия получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры предприятия.

Названиями разделов номенклатуры дел предприятия являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой предприятия.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, получаемые предприятием.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами: 10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование структурного подразделения (автора документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка (в скобках) указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.): "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название: "Переписка с предприятиями, учреждениями и организациями о комплектовании документационного фонда".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам разработки и создания систем контроля качества продукции".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: "Переписка с НИИ Труда по вопросам научно-технической информации".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название: "Переписка с главами администраций областей по вопросам топографо- геодезического обеспечения территорий".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела: "Переписка с НИИ ПМК по вопросам создания приборной продукции".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты): "Годовые отчеты по капитальному строительству".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел другому предприятию и т.п.

Если в течение года на предприятии возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.4. Формирование дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в службе ДОУ, остальные - непосредственно в структурных подразделениях предприятия.

Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в службу ДОУ или подшиваться в дела структурных подразделений. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения (должностное лицо) в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами (центральным архивом).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих

дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телетайпограммы, телефонограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (совещаниям).

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по персоналу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.5. Оформление дел.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

описание дела на обложке;

брошюровку;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи.

Оформление дел проводится должностными лицами, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива, в который впоследствии будут передаваться дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа - заверителя дела;

составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование предприятия - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - указывается в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в это дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;

количество листов в деле - с учетом того что все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте;

срок хранения дела - в соответствии со сроками, установленными руководящими документами. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

архивный шифр дела - в соответствии с принятой на предприятии системой.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей инструкцией.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.6. Организация оперативного хранения документов предприятия.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и должностные лица, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9. Порядок передачи документов предприятия в архив

9.1. Общие положения.

Документы предприятия после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в архив.

Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по персоналу в службе ДОУ предприятия сформирован участок (отдел) архивного хранения.

Подготовка документов к передаче на хранение включает:

проведение экспертизы ценности документов;

формирование и оформление дел;

составление описей дел и актов о выделении документов и дел к уничтожению.

9.2. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов предприятия - процедура отбора документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов предприятия на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел;

при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии функционирует экспертная комиссия (ЭК).

Организация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.

Экспертиза ценности документов предприятия постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях должностными лицами, непосредственно ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством службы ДОУ.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов предприятия для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел (документов). Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекций и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении предприятия описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством службы ДОУ.

По этим описям документы впоследствии сдаются в архив. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел предприятия, которую готовят службы ДОУ и по которой дела сдаются на государственное хранение в соответствующий ведомственный архив (по принадлежности предприятия).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - сквозной;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием должности, фамилии и инициалов, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем служб ДОУ.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается (в качестве контрольного) в структурном подразделении.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем предприятия только после утверждения ЭПК соответствующего ведомственного архива описей дел постоянного хранения. После этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего предприятия. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков соответствующих дел.

9.3. Подготовка и передача документов в ведомственный архив.

В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим ведомственным архивом в присутствии должностного лица структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего ведомственным архивом и должностного лица, передавшего дела.

Вместе с делами в ведомственный архив передаются учетные журналы, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения предприятия должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

10. Заключительные положения Изменения в настоящую инструкцию вносятся изданием соответствующего распоряжения за подписью руководителя службы ДОУ предприятия.

Настоящая инструкция подлежит переработке при существенных изменениях в организации работы с документами предприятия, обусловленных:

изменениями в организационной структуре предприятия;

изменениями в содержании деятельности предприятия;

изменениями требований руководящих документов по вопросам ДОУ. Переработанная инструкция подлежит переутверждению не реже 1 раза в 3 года.

Примерный перечень вопросов, изучаемых при приемке-сдаче дел главными бухгалтерами предприятий (организаций, учреждений)

<< | >>
Источник: М.Ю. Рогожин. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ. 2004

Еще по теме 5. Взаимоотношения и связи:

  1. 1.4. Увольнение в связи со сменой собственника предприятия, изменением подведомственности предприятия либо в связи с его реорганизацией
  2. ПРАВИЛЬНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
  3. Инструмент взаимоотношений
  4. Взаимоотношения с родственниками
  5. ПРИНЦИПЫ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С КЛИЕНТАМИ
  6. Взаимоотношения Правительства с парламентом
  7. Взаимоотношения с производителями
  8. 23.4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ВЛАСТЯМИ
  9. 1.4. Система финансовых взаимоотношений
  10. 56. Взаимоотношения нотариуса иными участниками нотариального производства
  11. 56. Взаимоотношения нотариуса иными участниками нотариального производства
  12. 9.6. РАСЧЕТНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ С БАНКОМ
  13. 2. Взаимоотношения нотариуса с иными участниками нотариального производства